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職場

把主管當成可靠的戰友,善用時間管理和目標設定讀懂他的小心思

(來源:Dreamstime)
撰文者:產品三眼怪 Yolanda Chiu
網民肥皂箱 2020.05.20 1,097
摘要

身為下屬的職員常常不懂「老闆到底要什麼?」,然而,不論職位階段,向上管理都是職場上持續要面對的難題,這邊的「老闆」指的不只是小團隊內直屬主管,也泛指大老闆(CEO)層級的管理階層。

向上管理的過程中,最常見的是溝通問題,所有的溝通問題都是源自於「與預期不符」。 與老闆溝通即是在管理預期,身為產品經理,老闆交付給你的任務是「Make things happen」,因此管理老闆的預期通常分為兩個重點:價值與時程的溝通。本次產品功能/專案是為了實現什麼商業價值?會在什麼時候交付價值?

價值的溝通

通常老闆不會憑空冒出一個想法或需求,背後會有一定的脈絡跟他想達到的目標,最常見的「價值溝通」錯誤便是在老闆提出一個想法時,產品經理太急著跳到「實作細節」的釐清,老闆是要 A 功能還是 B 功能?如果不說清楚,我怎麼做時程安排規劃?


但需求或專案價值的溝通,重點應該放在 Why 而不是 How,與老闆溝通新專案/需求時,可以試著釐清以下問題:
1.老闆現在最在意什麼?為什麼?
2.公司現在面臨了什麼挑戰?為什麼需要以此手段解決問題?
3.若是你的公司有使用 OKR 或是 KPI 等指標溝通,本次價值的實現是切合哪些目標?與其他的目標優先級是如何?
4.反思老闆雖然現在想的是做 A ,但其他 B 或 C 是否也能達成此價值與目標的實現?

如果你的公司日常就有很明確的願景、策略、目標設定,通常以上問題你應該要時時都非常清楚;如果並不是那麼清楚,那務必要跟老闆先溝通清楚,他想達成的目標與價值是什麼,理解背後的邏輯與為什麼,達成共識後,如何設計實作細節與規劃都不是問題。

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窘境 1 : 當我不同意老闆的決策與價值判斷時,我該如何做?

與老闆溝通清楚想達成的商業價值與目標後,還是會發生自己並不同意的可能性,這時又該如何做呢?我的想法是,沒有人可以保證什麼事一定是對的,結果都是「做了之後才會知道」。

當下可以直接提出自己的疑慮,或許老闆也有思考過並可以更深入討論,但千萬別急著大肆反駁老闆並陷入激烈的辯論。

老闆並沒有責任說服你什麼是對的,是你的責任要說服老闆為什麼這不可行。

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我認為更好的做法是先用最快速的方式執行,若是你真的非常懷疑並反對,那用最少的資源與最快的速度做出初步成果,拿著數據或成效回去跟老闆證明當初的疑慮(打他臉);當然執行時也保持開放的心態與思維,因為很有可能你才是錯的。

窘境 2 : 老闆其實不知道自己要什麼?需求模糊不清,該如何做?

我們時常會覺得老闆講的東西很模糊,是一個廣泛的概念,老闆好像覺得很簡單可以做到,但事實上一點都不明確,因此我們會提出要求去規範需求的範圍,並希望這次溝通後不要改變規格,不然很難做事。

我後來發現,老闆其實很忙碌並不是那麼在意執行細節,要達成的商業目標與價值一定是很明確的,與其一直逼問老闆是不是要 A 功能或 B 功能(他沒想那麼細是因為他覺得這是你的工作),更好的方式是將商業價值釐清後,速速提出不同的方案草稿讓老闆選擇,並且透過草案的討論釐清他心裡模糊的想像,也可以同時讓他知道不同的範圍會有不同交付的時程規劃,而他又會怎麼取捨希望達成的價值優先級。

時程的溝通

產品經理 最怕的就是被壓時程,和老闆答應了一個死線,結果回去跟工程師討論做不到,被團隊幹醮大家只能加班,於是 產品經理 變得不敢承諾老闆任何時間,老闆更不放心於是又追得更緊了…這個惡性循環到底要怎麼終結?


提供第一個小技巧,搶在老闆問之前,主動先提出自己有把握的時程。所謂的時程不是要現場通靈估出實作上線時間,而是自己可以保證初步目標 完成時間,譬如「我今天下班前可跟工程師討論初步的執行方式,可以告訴你 xxxx,另外 oooo 的部分現在比較不確定,預計 X 時可以告訴你,但若不順利的話有可能會延遲。」

第二個小技巧,若是老闆問你某某時間點是否可以完成,不要急著說「不可能」,要提出若在這個時間點,你需要什麼資源?譬如「可以在 xxx 時間點完成,但現在做的 A 專案會停擺,人力全部支援此專案,需要 oooo 部門的資源也同時調高優先級。」很多人會不知道要怎麼去爭取資源,最好的時機點其實就是老闆問你什麼時候可以達成的當下,讓老闆知道時間是要用資源來換的。

窘境 1 : 押產品發佈日期究竟是否合理?
不管你的團隊是敏捷開發還是瀑布式開發、是持續交付還是一次性交付,在開發與測試過程中都有可能會踩到雷發生意外,所以有時 產品經理 會跟老闆說「我估不準時程因為可能會有意外估了等於沒估」,但沒有人會喜歡聽到這種答案。 押產品發布的日期是否合理其實是個假議題,真正重要的是 產品經理 如何管理不確定性?

在遇到團隊沒把握的事項時,任何延遲或是問題務必提前告知老闆,並同時提出下次可避免的方式,專案不免會發生意外,重點是身為產品經理得讓老闆提前知道你如何管理意外與改變,而隨著經驗變多也應該要提前預知意外並保留緩衝時間讓時程更準。

窘境 2 : 老闆照三餐一直問,遇到micro management (微觀管理)時該如何處理?
你是否遇過老闆在專案進行中,不斷地以 email、訊息、假裝路過問你進行得如何?有時候你覺得已經解釋過或溝通過的事,他還是一直問而且越問越細節?遇到控制狂主管該如何處理,多久跟老闆更新一次專案進展才是適當的呢?

撇除有些老闆的個性就是喜歡事事表達關心而別無他意,大部分背後原因通常是「不信任感」。要讓老闆相信你可以搞定,先搞清楚老闆現在擔心什麼?當發現老闆問得過於仔細時,反思目前與老闆預期不符的是「價值的交付內容」還是「時程的進展」?主動更頻繁地與老闆確認共識,而每個人個性不同,找到屬於兩人合作的節奏與定期溝通同步的形式,才能解決不必要的微觀管理。

向上管理的三個小撇步

除了掌握兩個重點項目「價值」與「時程」的溝通,也分享給大家三個向上管理溝通的三個小撇步與思維。


1. 先別急著抗爭改變框架,學習在框架下挑戰並爭取更多資源
很多熱血的職場新鮮人會急於挑戰體制,在各種場合與老闆激烈地辯論各種公司應改變之處,很多老闆都會說期待由下而上的力量促成變革,但我個人比較悲觀,我覺得體制是現實的,要推動變革通常會成功的只有是由上而下,老闆如果腦袋不變,底下的人怎麼努力都沒辦法推動成功。與其急著抗爭改變現有框架,真正具挑戰性的向上管理精髓其實是要學習在具有限制的框架下做事,爭取更多資源做出成績。

2. 多聽少說,先創造價值再期待發揮影響力
文章看到現在,不難發現我個人的職場哲學偏向腰比較軟一點(?),在向上管理時,我身旁很多相仿年紀的同儕會認為自己要有洞見,並在公司裡持續發聲提出見解才能被看見。

不過我印象很深刻,有一次跟另一位較資深的同事抱怨公司某專案真荒謬時,她跟我說先做好自己的事吧,當你的專案更有成效而別人發現自己的計劃沒啥用時,就會有人來問你是怎麼做到的了。

多聽少說不是唯唯諾諾,而是做比說更有力,當你持續為公司創造價值,不用等你搶破頭說,老闆就會主動來問你想法了。

3. 抓住任何可以跟老闆 1 on 1 的機會
被老闆叫去一對一談話通常沒什麼好事,所以老闆通常是公司內人人避之唯恐不及!

我反而覺得所有的關係經營都一樣,如果你沒花時間跟對方相處,持續溝通討論,你不可能了解對方在想什麼。抓住任何可以跟老闆 1 on 1 的機會,不是要拍馬屁或讓他對你印象深刻,而是真的去提問去瞭解某件事背後老闆的思維邏輯,他在意的是什麼。

有時候不一定是面對面,也有可能是老闆某封給全公司的 email,你也可以回信提出自己的看法與問題等等。然後一定要訓練自己可以「用一句話解釋想法」的能力,老闆通常很忙,如何讓對話有效率,並且清晰地傳達交流是非常重要的。

溝通的目標,短期在事務的對焦 (Alignment),長期則是建立信任 (Trust)。

向上管理只是職場上眾多溝通的其中一種,短期要達成的效果是事務的對焦(Alignment),了解老闆某個專案的需求並對焦彼此的期待;長期終極的目標,要透過每次的共識達成+成果落實正向循環,進而建立老闆對你的信任(Trust)!祝大家都可以摸透老闆的心,找到向上管理的平衡,讓老闆成為你的最佳夥伴,協助你在職場上成功生存發揮影響力!

※本文獲產品三眼怪實驗室授權轉載,原文出處:【PM夥伴攻略】老闆到底要什麼?如何有效地向上管理?

責任編輯:梁喆棣

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