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紐約州長疫情簡報=化繁為簡的最強示範!我們也能學這3大技巧

紐約州長古莫(Andrew Cuomo)於4月20日的記者會發表疫情簡報。 (來源:Governor of New York State 官網)
撰文者:王永福
網民肥皂箱 2020.04.21
摘要

1.紐約州長古莫每天進行疫情簡報,成為媒體關注焦點。身為簡報教練、企業培訓講師教練的作者,觀察他的抗疫簡報,包含投影片設計及安排,區隔為開場、過程、結尾,有哪些很棒的簡報技巧?

2.大家能從中學到三項簡報重點:講到才出現、分段呈現;視覺化 + 大字流 + 簡化 + 顏色重點區隔;開場到結尾環環相扣,理性感性相互連結。

面對這次COVID-19,恭喜台灣再度零確診(編按:本文發表日為4/17),我們大家在防疫及社交距離,至少看到了一些小成果,雖然這只是階段性的,但是總是值得開心(至少開心一天)。疫情還沒結束,我們大家繼續加油!

而疫情目前的重災區美國紐約州,似乎也看到了轉折點。這次因為疫情的關係,紐約州長安德魯·古莫(Andrew Cuomo),也成了話題人物。不僅因為他帶領紐約抗疫,跟我們阿中部長一樣每日疫情簡報,更成為媒體每天的關注焦點。

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除了疫情訊息外,身為一個簡報教練,我也注意到古莫州長的簡報,真的是有精心設計過的啊!

在疫情當下,除了抗疫之外,我們也來學習古莫州長,是如何做好抗疫簡報,包含投影片設計、以及簡報技巧及安排。就以最近的一次(台灣時間 4/17 淩晨)的簡報為例,我們區隔為開場、過程、結尾,並分別來看他在疫情簡報呈現上,有哪些很棒的簡報技巧:


一、開場

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可以看到 Cuomo 今天的簡報,是用一個知名連續劇台詞「就說事實,女士」,引用名句開場。破題之外,也抓住所有注意力。


圖表數據

這是每天的關鍵,值得注意的是:使用簡單圖表,單頁呈現一組資料(不會擠在一起,堆得密密麻麻),重要的數據用黃色標出,並且標出數據趨勢,減少觀眾認知負擔!這很棒。


最棒的是:善用簡單動畫,把圖表數據做出區隔,最重要的數據或猜測,下一段才出現,強化印象(講到才出現,除了強化印象,也減少認知負擔,這是 Cuomo 州長重要的技巧)。像下面這張是延續上面的:


超棒的是:最後用一段話,來總結上述這些數據,代表了什麼意思。讓簡報者帶領觀眾的思考,強大!


二、內容

投影片:視覺化+大字流

Cuomo 州長的主文投影片風格,大多是視覺化照片&大字流的融合,以實際照片刷淡作為投影片基底,再配合上大字流的重點強大,最重要的投影片用黃色。


其中,有個最重要的技巧是:講到才出現

因為無論如何,還是會有很多資訊,一眼是無法理解的。我曾在《上台的技術》中說過:要判斷投影片好不好,只要用一句話「投影片越好,觀眾花在理解的時間越少」。而最簡單的方法,就是應用「講到才出現」的方法,例如:

這在講紐約接下來的解隔離抗疫計劃 Un-Pause NY,分成4段:

這邊一樣在講-紐約如何回到新常態(New Normal),一樣是刷淡的照片底,加上逐段出現的文字:

複雜表格的分段呈現

接下來有一個超棒的技巧:一樣是逐段出現,減少認知負擔,但是用了疊加投影片&歸納重點的技巧,真的很棒!特別適合用在複雜資料的濃縮呈現(在年初我博士論文計劃書簡報也用了不少,改天有機會再分享)

有一些投影片字還是會不少,但是用逐段呈現,還是可以清楚表示(但分段越多也表示,簡報者事要練習,才能流𣈱的做好,這點看得出古莫州長練習很多,請注意他投影片是自己在右手切換的)

照片&名人名言引用

資料分段呈現,簡單&清楚

超神說明:用平面化&動畫,談 R 值

接下來有一段超神,就是在講傳染率 R 值的定義。用「平面化圖示+講到才出現」這2個技巧,就簡單的把 R 值的意義說得清清楚楚,我看了讚嘆不已!

逐段出現的技巧,簡單,但重要!

三、結尾

簡報結尾,是強化印象,並且再次 call to action 的最後時機。最好的簡報結尾,應該兼具理性重點及感性說服。而最厲害的,就是能再扣回一開始的開場。我們來看看古莫州長是怎麼做的。

理性重點:目前的NY Pause 方法有效,然後要再延長(重點分段出現,標顏色)

戴口罩的場合,一樣分段

用大字流,強調「你」才是重點,因為你是一個懂得關心別人的人 ...

感性說服:用護理人員的角度,希望大家能遵守這些艱難的社交隔離原則(背景為醫護人員視覺化)

我們相信你做的到(afu 註:國內&國外的醫療人員,謝謝您們!我們不會讓您們的付出失望的!)。然後大家有注意到:「Fact」這個字眼,又扣回到開場了嗎?

最後關鍵:訴求人心
為什麼我相信你們做的到? ... 因為我們是堅毅聰明紀律又有愛的-紐約人!(afu 註:祝福紐約,祝福台灣 & 世界)

結語

從這份紐約州長古莫的疫情簡報分析中,我們可以看到他在抗疫任務繁重的狀況下,還是非常重視簡報的呈現。因為簡報的核心,不止是呈現資料,而是「說服」!

他不只是要呈現每天的疫情狀況,更重要的是要說服他的州民,聽從州政府的建議:維持社交距離、戴上口罩、持續抗議。並且透過每天的簡報,給人民信心,讓大家在艱困中看到希望,也給醫療人員最大的支持。

也因為簡報的目的這麼重要,身為一個專業簡報教練,我可以確定古莫州長在簡報前一定順了好幾次,才能在面對攝影機時,流暢的往下說明。

因為簡報分段很多(講到才出現,讓觀眾更容易理解),對簡報者的負擔反而會增大,這一定要事先演練過幾次,才能說的流暢。既便他前面應該有一個信心螢幕,但是他的流暢度還是很好的!在每天任務這麼繁重下,真的辛苦了!

最後總結一下3大重點:

1.講到才出現,分段呈現!
2.視覺化 + 大字流 + 簡化 + 顏色重點區隔
3.開場、過程、結尾,環環相扣。理性 & 感性,相互連結。

最後記得,多練習幾次,記得流程,才會流暢!

謝謝各位抗疫英雄們!回到起源,也因為我們的抗疫指揮官-衛福部長陳時中,帶頭做了一個好的示範,每天為大家做疫情報告,資訊公開透明,給世界留下一個很棒的典範,在其它國家遇到COVID-19危難時,才有參考的榜樣。

也要謝謝所有為疫情付出的醫護及各界夥伴!在疫情當下,我們還是要保持希望,除了配合政策防疫外,也要持續學習向前!疫情總有一天會過去,而我們台灣人的堅強,以及你自己面對疫情的正面態度,會永遠被記得的!

※本文轉載自作者粉絲專頁,原文連結
※作者簡介:王永福(福哥),著有《上台的技術》、《教學的技術》,為上市公司簡報教練及講師教練。部落格:www.afu.tw

責任編輯:洪婉恬

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