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職場 | 職場修練

在家辦公,被主管用Line盯死覺得煩?KKday行銷長教你「遠距管理」你的主管

撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2020.04.09 7,513
摘要

在家上班的期間越來越長,不論是和主管互動的頻次,或是與同事間的社交都減少了,也隨之出現新的職場課題。KKday行銷長分享在居家工作的時間,如何擁有更順暢的合作關係與工作效率。

疫情影響下,許多企業開啟了員工在家工作和彈性在家上班的選項,第一時間大家開始整理書桌、添購螢幕、升級電腦和視訊會議的硬體設備,接著考慮到視訊的背景乾淨整潔,甚至居家佈置、為了騰出空間,二手物品網路拍賣也成了近期熱門活動。

但是隨著在家上班的期間越來越長,有什麼事情是降低社交、減少人際溝通之後,你必須警覺並且預做準備的呢?以下幾個參考的方向,提供你進一步思考。

一、和主管互動的頻次減少、工作的自由度擴大,問題也來了

1.對工作目標的理解產生誤差

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這是普遍遠距溝通會發生的現象,尤其疫情影響,大家長時間無法面對面溝通,難免對於接下來要執行的目標與任務有不同的理解。

再者,大部份的人都有「不想一直打擾主管」的心態,因此不自覺的減少與主管的溝通頻次,更難及早發現這些理解誤差,而失去修正方向的好時機。

我建議大家,要維持製作會議記錄的好習慣。會議結束前,主動和主管提出希望能對焦本次會議提及的工作目標與接下來的任務方向,精準且的說明一次細節,確保彼此理解相同,針對雙方仍有未清楚、待確認的內容,也應該在會議記錄中標註,做為下次會議的提醒。

若會議因為干擾或緊接著下個會議而來不及總結,也記得抽空補上會議記錄的文檔,供彼此對焦使用。

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2.被主管「放生」了,怎麼辦?

「原來被主管放生的感覺那麼好!」一開始在家工作,綁在身上的各種指導和原則被打開,你可以隨興採取自己想嘗試的方法或執行方向,或許會感到興奮。但也別忘了,這種潛在偏離主航道的情況,可能會隨著在家工作的時間越來越久,而距離主管或公司的方向越遠。

一旦在工作品質的要求上開始出現落差,而影響了專案執行的成果,一段時間後,要再調整回原來的標準就更困難了,想挽救之前的執行成果,也勢必要花很大力氣。

如果遇上一在家工作就把你放生的主管,建議你主動要求保持定期溝通。假設主管不希望你過多打擾,也至少安排一週至少1至2次檢視你的工作成果和品質,即便沒有會議也無妨,時間短而密集的溝通,還是必要。

職場上的導師,除了應該帶領你找到更好的方向,也應該為你的工作表現負責任,所以在家工作也可以定期溝通討論,不必擔心過度打擾他。

3.主管凡事細節管理、密切追踪才有安全感,壓力好大...

每小時都要Line一下,詢問工作進度才能安心;如果訊息沒回,就來電追踪,深怕工作進度延遲或是同仁在家工作的產量不足。

遇上這類焦慮型的主管,主動回報與建立雙方可接受的回報模型很重要。

例如:每週提供主管自己的工作計劃,包括每日計劃表,並約定雙方檢視工作成果或會議的時間,照表操課;若不足以讓主管安心,可以再另行約固定的討論時間。

工作一直被主管中斷或打擾,不僅會為自己帶來不被信任感,也會影響工作效率。因此,事先約定好溝通模式、提供詳細的週計劃表甚至日報說明,都比被密集「盯哨」來得好。

二、基本的同事互動也降到最低頻率,怎麼維持團隊合作能量?

在辦公室裡,難免會遇上缺乏自律的同事,上班時間到處找人聊天,或吃個午餐也約一堆同事,即便你心裡不願意,但為了維持基本的關係,還是要應付一下。但在家工作後,你會發現,不只省下通勤時間,原來平時的「無效社交」省下來,可以做那麼多事。筆記一下過去和現在的行程表,的確可以抓到不少「時間小偷」。

不過,團隊夥伴一直以來扮演著教學相長的角色,彼此激發創意和互相學習,讓你也成長了不少,這點該如何維持呢?

建議你,還是可以依照不同的討論主題,設定「小團體」的視訊會議,主動邀請擅長這些主題或相關的同事,進行有效率的會議,而我也常在這些小型會議的參與中,聽到團隊同仁有很棒的分享,收獲很多。

三、經常等來等去,怎麼節省彼此時間、維持自律?

不在同一個辦公室,無法得到即時回應,只能靜心等待對方回覆,不僅等待的時間耗去很多,居家工作時間一長,自己的回應速度也跟著變慢了。

這時,要提醒自己時間管理和自我約束的重要性,維持以往在辦公室工作時的作息就是個好辦法:該開始工作時就工作、該用餐的時間就用餐,盡可能維持一致。

另外,我喜歡公開自己的行事曆,方便大家查閱我的時程安排,要約會議時,知道我的空檔所以可以直接寄出邀請,而不必再等我確認;若時間衝突,再以訊息確認新時間,這也是避免雙方時間浪費的方法。

統合以上的狀況,我準備了一個檢核表,來幫助你在居家辦公的這段時間,有更順暢的合作關係與工作效率。

責任編輯:洪婉恬

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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