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職場 | 職場修練

線上晚3分鐘,比在會議室等3分鐘更慘!會讓你加分的遠距開會,有這些細節

撰文者:陳麗卿
好形象卿鬆學 2020.02.21 6,705
摘要

1.一場線上會議的正式程度,並不亞於傳統的面對面會議;所需要的謹慎程度,甚至可能比面對面會議更高。
2.形象管理專家分享7個線上會議技巧,助於建立信任感,有效強化你在線上會議中的專業形象。

你常開線上會議嗎? 

你知道怎麼導引一場有效率、溝通順暢的線上會議嗎?

不論平時是否常開線上會議,在最近的疫情高峰期,我想很多朋友都對「線上會議」愈來愈熟悉。事實上隨著時代的演進,未來線上會議會是商務溝通的主流媒介之一,因此如果你最近剛好有線上會議機會,不妨藉此演練線上開會技巧,讓你在會議上順暢領導討論,而這也是展現領導力很重要的環節。

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然而,很多人會認為線上會議中,彼此沒有見到面,所以就可以用比較輕鬆的心態看待,其實這是一個錯誤的觀念!

事實上,一場線上會議的正式程度,並不亞於傳統的面對面會議;其所需要的謹慎程度,甚至可能比面對面會議更高。畢竟面對面的會議「見面三分情」,但線上會議卻少了「三分情」的潤滑,所以溝通上更需要專注、精準與相互尊重,也更需要良好的線上會議禮儀。

以下,就是我常在課程中與學員分享的幾個線上會議技巧,好好運用,就能有效強化你在線上會議中的專業形象:

一、提前預約且準時

如同面對面會議,線上會議也需要提前預約,同時事先以文字清楚寫明討論重點、議程,且在會議前兩個小時再度提醒,以確保大家準時上線。

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特別提醒:在線上會議遲到時,對對方造成的不適、不悅感,並不會比面對面會議來得少,甚至更多!畢竟在心裡感受上,「在會議室等三分鐘」還算勉強可以接受;但換作是「在電話中等三分鐘」,人們卻會覺得「等很久」!

二、視訊會議:確認自己在鏡頭中的樣子

接著,在會議開始之前,請務必檢視自己在鏡頭前呈現出的樣子,並確定畫面是你想要的。

確認重點包括:

1.形象:你希望呈現出什麼樣的形象?如果是專業會議,就以專業穿著來應對;千萬不要穿著休閒服,甚至蓬頭垢面地開專業會議。

2.燈光:周遭的光源會不會太暗?如果在昏暗的房間,只以電腦/手機的光源照亮臉部,看起來會有一點「可怕」,這是你想要的嗎?
3.背景:周遭的環境會不會太亂?背景有沒有你不想被看到的人/事/物?
4.聲音:周遭是否吵雜(如音樂、旁人交談聲),或容易有突發性的噪音(如垃圾車聲)?空間是否有回音?麥克風收音效果好嗎?

三、電話會議:小心聲音洩漏你的一舉一動

此外,在沒有視訊、只有聲音的電話會議中,也不要以為對方看不到畫面,就不知道你在做什麼。

事實上,當對方在電話的那一頭吃東西、喝飲料,都是聽得出來的;有經驗的耳朵甚至能辨別出對方談話時身體的姿勢。例如:坐著說話、躺著說話、一邊走路一邊說話、一邊爬樓梯一邊說話...等。

此外,開會時也務必要專注,不要存僥倖之心,認為分神一邊做其他事對方不會察覺!其實高品質溝通的關鍵在於「丟接球」的順暢度,而唯有所有人皆專心對話,溝通才會順暢對頻。

你會發現,當一個人心不在焉,別人球丟過來,卻渾然未覺或恍神,即使僅僅只是遲疑了半秒,對方仍然感覺得出來。「心不在焉」的遲疑,跟「聽到了,但還在思考」的遲疑,對於認真開會的其他人來說是很明顯的。

四、上線後主動問候大家並居中介紹

想像一下:電話會議進行到一半,雙方正談得熱烈時,突然一個陌生的聲音插進來發言---你原本預設電話另一頭只有對方一個人,沒想到平白多出其他的「不速之客」,會有什麼感受?你心裡大概會想:剛剛的內容,都被這個未知的對象聽到了,天知道電話那一頭還有多少人!

別讓無心的疏忽,讓彼此之間的信任感瞬間煙消雲散。開任何線上會議時,主持人(通常是會議的召集人)務必要在開頭先介紹「每一位」參與人員,並請被介紹到的人出聲打招呼,如:

主持人:「今天參加會議的有五位,首先是A公司的經理XX。」
XX:「大家好。」
主持人:「接下來是A公司的資深設計OO。」
OO:「大家好!」

而如果會議進行中臨時加入新的成員,也要特別說明,例如:

副總:「這個部份我請我的秘書一起過來聽,他現在人在旁邊。」
秘書:「您好,我是X副總的秘書。」

總之,每一位在場的人都需要親自出聲打招呼,如此方有助於建立信任感,確保會議的順暢進行。甚至當彼此之間不熟悉時,每次發言之前,建議都要先「自報名號」再進行發言,才不致混淆或誤解。

五、確認文件版本

相信你一定遇過這樣的情況:會議開始後十分鐘,大家為了某個圖表爭論不休,最後才發現——彼此的文件版本根本就不一致。這件在面對面會議時能夠輕易被解決的小事,到了線上會議時,卻成了讓溝通不斷繞圈子的主因,造成時間與心力的耗損。

因此,建議你在發送會議通知時,就提供必要文件;如果之後有更新的文件版本,則需要在會議一開始時,再度確認文件版本,例如:

「我們先一起核對一下文件版本,每個人手上應該有三份檔案,第一份是圖檔,檔名是…,版本是第X版;第二份是…」

簡單的過程,就能大幅節省會議時間、強化溝通效率。

六、提供視覺輔助

在資訊彙整的偏好上,有些人是視覺型,有些人是聽覺型;而線上會議的討論,由於多靠話語,對偏視覺型的人來說,往往容易發散。

因此,開會時我喜歡自己(或請同事協助)將大家提出的論點,用文字或圖表快速記錄下來,並透過鏡頭或線上白板的方式,與其他人共享,有效地讓討論更聚焦。

七、做重點總結 

最後,就是做總結。畢竟會議少了總結,日後就無法追蹤成效,開了也等於白開,線上會議也是一樣的。一般而言,在會議結束時做重點總結是主持人的權利與義務,但是若主持人未做總結,你也可以主動做總結確認。

總結主要包含:
1. 會議結論
2. 行動清單(接下來要做什麼事?誰負責?如何檢驗完成?)
3. 敲定下次會議時間

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:陳慶徽

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好形象卿鬆學
陳麗卿

「假如你的實力有100分,其中『被看見』的有幾分?」

陳麗卿是【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】總監,創造一系列科學化、系統化的形象教學體系,知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而展現實力、贏得先機。

擔任逾400家企業形象訓練師與顧問,如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團…等,2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《穿對更成功》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿瘦》、《衣櫥減法》、《衣櫥加法》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家

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出版社:時報出版
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