武漢肺炎來襲，視訊、電話會議暴增！公司趁機實驗遠端工作，會面臨哪些挑戰？

武漢肺炎疫情持續升溫，為避免員工出門或是在辦公室群聚，增加感染機率，不少企業允許員工在家遠端上班。

過去有人會質疑，遠端工作可能影響工作效率，然而根據《洛杉磯郵報》（Los Angeles Times），一份史丹佛大學的研究顯示，在家工作可顯著提升員工的工作效率，因為員工不需通勤，可以自由支配工作時間，使得離職率和請病假的頻率也降低。

根據FlexJobs所做的一項調查，只有7％的上班族認為他們在辦公室時生產力最高。

由此可知，遠端工作是新時代的趨勢，「這是（武漢肺炎疫情）一個實驗遠端工作的大好機會！」上海一家廣告公司Reprise Digital的總經理艾文（Alvin Foo）向《彭博》（Bloomberg）說。但是，對於一個需要集思廣益、腦力激盪發揮創意的廣告公司來說，遠端工作勢必使視訊、電話會議暴增。

美國科技雜誌《Inc.》報導，科技進步的確讓遠端工作比以往任何時候都要來得容易，但遠端工作應用程式百百種，要用哪種比較好？企業有沒有足夠的資安防護能力，員工有沒有在家工作的know how，去應付彈性的工作安排...這些都是企業實施遠端工作會面臨的挑戰。

挑戰一：要用哪個軟體或App遠端工作

「TeamViewer」除了進行最基本的視訊會議之外，還有一個相對其他視訊軟體發展的較為成熟的功能：遠端控制。它讓使用者可以跨越不同的平台連線操作，不只電腦控制電腦，也可以控制手機、平板等不同設備，如果在會議中要實際操作步驟或是展示投影片，使用遠端控制更直接明瞭。

「Hangouts」是Google 的子功能之一，所以只要有Google的帳號，都可以使用。在這裡，所有工作內容都能直接與Google Drive、Gmail等應用程式整合，為一個完整的雲端系統。舉例來說，在視訊會議過程中，可以直接從工作列叫出Google文件，編輯會議記錄，共享給大家，會議中上傳的檔案也可以直接丟進Google Drive儲存，一邊開會就能一邊整理資料，一舉兩得。

最近股票大漲的「Zoom」也是視訊會議的寵兒。它最大的優點就是速度快，用3G網路也能順暢開會，而且不用帳號也可以加入，不會有想用Google Hangouts開會，卻有人沒有Google帳號的窘境發生。

挑戰二：資安問題

對此，《Ars Technica》認為，分散風險，使用不同的平台傳送不同重要等級的資料為一種做法，另外也可以訂定規矩，說明哪些檔案，像是財務報表、營運機密等內容，不可用團體協作軟體傳送，並且員工們必須定期檢視、刪除軟體上的檔案，移到自己裝置的檔案夾中。

挑戰三：員工培訓

佛羅里達諮詢公司Privateer it創辦人貝內特（Jerry Bennett）告訴《Inc.》，該公司會定期召開全公司會議，教員工遵守規定。「作為一家完全遠端辦公的公司，我們仍要照顧所有員工。」他說。

所以，當公司決定使用遠端工作模式時，也要注意人們可能在數位化的「辦公室」中，會變得隨便的心態，此時，事前的員工培訓就很重要，要明確告誡員工，遠端工作仍是工作，不是日常的聊天。投入遠端工作前，人資部門的介入，恐怕比資訊部門來得重要。

核稿編輯：林易萱