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職場

武漢肺炎來襲,視訊、電話會議暴增!公司趁機實驗遠端工作,會面臨哪些挑戰?

(來源:dreamstime)
撰文者:張庭瑋
商周頭條 2020.02.05 4,979
摘要

1.武漢肺炎疫情持續升溫,不少企業認為這是個實驗遠端上班的好機會,但要面對以下三個挑戰!

武漢肺炎疫情持續升溫,為避免員工出門或是在辦公室群聚,增加感染機率,不少企業允許員工在家遠端上班。

過去有人會質疑,遠端工作可能影響工作效率,然而根據《洛杉磯郵報》(Los Angeles Times),一份史丹佛大學的研究顯示,在家工作可顯著提升員工的工作效率,因為員工不需通勤,可以自由支配工作時間,使得離職率和請病假的頻率也降低。

根據FlexJobs所做的一項調查,只有7%的上班族認為他們在辦公室時生產力最高。

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由此可知,遠端工作是新時代的趨勢,「這是(武漢肺炎疫情)一個實驗遠端工作的大好機會!」上海一家廣告公司Reprise Digital的總經理艾文(Alvin Foo)向《彭博》(Bloomberg)說。但是,對於一個需要集思廣益、腦力激盪發揮創意的廣告公司來說,遠端工作勢必使視訊、電話會議暴增。

美國科技雜誌《Inc.》報導,科技進步的確讓遠端工作比以往任何時候都要來得容易,但遠端工作應用程式百百種,要用哪種比較好?企業有沒有足夠的資安防護能力,員工有沒有在家工作的know how,去應付彈性的工作安排...這些都是企業實施遠端工作會面臨的挑戰。

挑戰一:要用哪個軟體或App遠端工作

大家趁著疫情實驗遠端工作的可能,意味著將有更多人試圖通過視訊聊天應用程式,組織客戶會議和小組討論,在諸如「TeamViewer」、「Hangouts」、「Zoom」之類的等平台上開會。但其中有什麼不同和優劣呢?

「TeamViewer」除了進行最基本的視訊會議之外,還有一個相對其他視訊軟體發展的較為成熟的功能:遠端控制。它讓使用者可以跨越不同的平台連線操作,不只電腦控制電腦,也可以控制手機、平板等不同設備,如果在會議中要實際操作步驟或是展示投影片,使用遠端控制更直接明瞭。

「Hangouts」是Google 的子功能之一,所以只要有Google的帳號,都可以使用。在這裡,所有工作內容都能直接與Google Drive、Gmail等應用程式整合,為一個完整的雲端系統。舉例來說,在視訊會議過程中,可以直接從工作列叫出Google文件,編輯會議記錄,共享給大家,會議中上傳的檔案也可以直接丟進Google Drive儲存,一邊開會就能一邊整理資料,一舉兩得。

最近股票大漲的「Zoom」也是視訊會議的寵兒。它最大的優點就是速度快,用3G網路也能順暢開會,而且不用帳號也可以加入,不會有想用Google Hangouts開會,卻有人沒有Google帳號的窘境發生。

挑戰二:資安問題

美國科技新聞網站《Ars Technica》指出,試想,如果今天一間公司的所有對話訊息、檔案傳送,都集中在美國當今第二大團體協作軟體Slack時,萬一今天Slack的資安系統出包,所有公司內部的資料都將外流。

對此,《Ars Technica》認為,分散風險,使用不同的平台傳送不同重要等級的資料為一種做法,另外也可以訂定規矩,說明哪些檔案,像是財務報表、營運機密等內容,不可用團體協作軟體傳送,並且員工們必須定期檢視、刪除軟體上的檔案,移到自己裝置的檔案夾中。

挑戰三:員工培訓

遠端工作後,員工將大量使用通訊、協作軟體,就像日常生活中常用類似的軟體聯絡朋友一樣。《Ars Technica》報導表示,遠端工作模糊了工作和生活的界線,員工很可能不小心越線,誤踩地雷。舉例來說,醫療工作者不小心揭露患者的機密資訊、金融工作者輕率地分享了一起重大企業併購交易消息等,嚴重者甚至可能觸法,為公司帶來大麻煩。

佛羅里達諮詢公司Privateer it創辦人貝內特(Jerry Bennett)告訴《Inc.》,該公司會定期召開全公司會議,教員工遵守規定。「作為一家完全遠端辦公的公司,我們仍要照顧所有員工。」他說。

所以,當公司決定使用遠端工作模式時,也要注意人們可能在數位化的「辦公室」中,會變得隨便的心態,此時,事前的員工培訓就很重要,要明確告誡員工,遠端工作仍是工作,不是日常的聊天。投入遠端工作前,人資部門的介入,恐怕比資訊部門來得重要。

核稿編輯:林易萱

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