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雲品總座只花15分鐘的「超跑開會術」,竟是營收創新高秘密
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雲品總座只花15分鐘的「超跑開會術」,竟是營收創新高秘密

雲品國際總經理丁原偉旗下近百位主管,週間會議滿滿的他如何同步管理酒店營運、開發新事業與外部廠商協商合約等事宜?背後全靠一個開會的秘訣。 (攝影者:郭涵羚)
撰文者:楊倩蓉
商周頭條 2020.02.03 19,898

新年開始,為了回顧去年成績,展望新年目標,許多經理人都陷入大小會議而苦不堪言。

怎樣聰明開會?去年營收創歷史新高,年增39%的雲品國際酒店,總經理丁原偉打開隨身筆記本說:「這是我的行程表,每畫一個圈就代表一個會議。」他的一場會議是15分鐘,一天可開14個會,一週可以開30個會議。

他帶領近百位主管,及管理雲品國際所經營的觀光旅館及餐館;他的工作包括:視察酒店營運狀況、開發新事業、與外部廠商協商合約、負責工地與業績,每場會議短短15分鐘,溝通得完嗎?

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日理萬機的經理人,通常週間會議滿滿;如果碰上懸而未決的會議,將拖延其他工作時間。「15分鐘的會議,我一定給答案,會議開完,所有問題都解決了。」15分鐘就能高效開完會議,他如何做到?

小檔案_丁原偉

出生:1972年
學歷:加拿大拉薩爾設計學院旅館及餐飲管理系
經歷:晶華國際酒店宴會暨餐飲事業總經理、雲朗觀光餐飲事業總經理
現職:雲品國際總經理


給我問題與解方!其餘免談

他是這樣開會的:首先,與會者不必準備文件,也不必報告數字,只要帶著問題與解決問題的幾個方案,以及自己屬意哪個方案?提出來的方案必須包含2W1H,明確講出執行時間(when)、誰來執行(who)與怎麼執行(how)。

「我們的報告裡沒有『月中』這件事,要嘛就告訴我15號,或是16號;如果是上午,幾點?給我明確的時間,我就能排入行程,避免浪費時間再確認。」

為什麼不必準備數字?他說:「談業績數字,我比他們更了解,我要聽的是你帶來的問題,你想怎麼解決。」

報告的內容也不能用模糊字眼:「好像可以」、「大概」、「可能」;「假如我們把會議的決定,用這些模稜兩可字眼講出去,再往下層層傳達,最後就是實踐不了。」丁原偉說。

其次,他會詢問各事業部門的營運狀況,例如,如果某部門業績好,他會問:「你做對了哪些事?賣對了哪些東西?」如果業績不好,他會問:「你改善的行動方案是什麼?只要你決定好,我就全力支持。」

即使他覺得對方提出的解決方案不夠好,他也會在不傷害到公司品牌的情況下,讓他去嘗試,「我可以接受失敗,失敗的結果我一定一肩扛起。」這樣才能激勵團隊勇於創新。

從不聽理由,問兩句就知成敗

但他從來不在會議上聽失敗的理由,「很多主管都喜歡在會議上聽理由,但我不喜歡聽一堆冠冕堂皇的理由卻做不出來,只有幾分鐘的會議,我聽你的失敗過程幹嘛?你講的理由越多,就浪費我的時間越多,我該做的時間就變少,大家的時間管理就大亂。

就連跟外部廠商溝通,他也拒絕聽理由,「我會直接請對方講明天的事情,告訴我這個東西壞掉了要怎麼解決?如果對方說要重新換掉,我會說沒問題,只問兩件事,一,多少錢?二,要幾個工作天?會議就結束了。」所有跟他配合的廠商都知道他的開會方式,大家先講明今天要談什麼事,然後帶著解決方案來。

但與廠商頭一次見面時,花在彼此了解的時間通常都會比較長,怎麼辦?他立刻搖搖頭,他說他的會議70%都是跟外部人開會,就算是初次合作,只要對方講兩句話,他就知道事情成或是不成,照樣15分鐘開完。

「我一定先確認對方的想法,是否跟我們公司的目標一致,如果想法不一樣,再多的錢我也不談了。」他舉例,前不久他跟一個文創公司開會,對方在全省改裝了7、8間老房子當作文創據點,他開口就問對方如何改裝老房子?是保存歷史痕跡還是消除掉?結果對方交代不清楚,這個會議就結束了。「我們公司對古蹟的態度就是保存,如果大家一開始理念不合,就不必走下去了。」

必談觀念!有共識才能做對事

15分鐘的會議,除了聆聽主管們的報告,他也會花幾分鐘扼要分享他的經驗,與他對市場未來3個月、1年、3年的看法,讓大家對未來有心理準備。

最後,這些會議有一個重頭戲,他每場都講,那就是「請大家去做最困難的事。」
這個最困難的事,竟然是叫大家主動彎腰撿拾旅館地上的垃圾。

「撿地上一個小紙屑很難嗎?但是對旅館業而言,它就是最難的事,因為10個旅館的工作人員,只有5個會彎腰去撿。」這表示大家都看到了,卻認為事不關己,「如果這種事不關己的觀念不改正過來,後面做什麼事都不對。」

我只溝通觀念,不溝通技術;當我們的觀念都一致了,你覺得還需要開會嗎?」不厭其煩溝通觀念的結果是,40個人的主管團隊,大家知道公司的方向,就能毫不猶疑帶領下屬去衝刺。

不過,15分鐘會議要順暢開完的前提,就是報告者的表達要明確、簡短、流暢,他說:「團隊合作早有默契,知道我要聽什麼,不要聽什麼,表達不成問題,如果是新加入者,會請他找同事做訓練。」

這就是15分鐘開會的秘訣,他笑說:「其實不是我有效率,是我要求他們要有效率。」

不談細節、不經營感情!丁原偉高效溝通就靠這5戒

1.個別溝通用Line,不開會:在會議上溝通個人工作瑣事很浪費時間,所以他的Line一天多達500到600條,員工有瑣事用Line詢問,他從來沒有已讀不回,一定2分鐘內給答案,簡短明確。

2.不溝通怎麼做,只溝通為什麼要這樣做:「怎麼做」是執行面,開完會後,交給各主管溝通即可;「為什麼要做」是觀念,必須在會議上達成共識,才能帶領團隊方向一致。

3.會議是用來討論事情,不是拉攏感情:感情面,他會每年舉辦1次4天3夜主管營,划船或是露營烤肉,讓大家「卸甲」經營感情。

4.盡量不在會議上做跨部門溝通:浪費時間成本,他會請各部門主管自己先私下溝通,碰到議而不決再提到會議上,讓他來決定。

5.給答案不模稜兩可:自己絕不在會議上給模稜兩可答案,造成要開第2次會議。


責任編輯:林思妍

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