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職場 | 職場修練

盡心帶下屬,卻因ㄧ句失言被錄音告上法院...沒學會這3招,主管當心被員工吿

(來源:Dreamstime)
撰文者:菲女狼
菲女狼的職場生活誌 2019.12.23 8,859
摘要

1.主管在進行人事溝通時,若有出現任何失言而被錄音蒐證,即使過程再合法,都還是有可能因此吃上官司

2.面對棘手的人事溝通,主管務必需要謹記「口頭溝通時別讓情緒牽著鼻子走」、「績效改善面談要留下書面依據」、「請求專業人員協助」等三大心法,避免自己因為不當言論或行為惹禍上身。

看到法院寄來的傳票,林經理簡直不可置信,明明是玉燕不當請假在先,算一算距離預產期還有好幾個月,在毫無預警的情況之下,只寫了一封Email用短短幾個字說要請待產假,在完全沒有交接情況下人就銷聲匿跡。

原本還擔心玉燕是不是有什麼難言之隱,林經理一連打了好幾天的電話,始終聯絡不上人。壞就壞在電話終於接通後,林經理的情緒被玉燕不負責、輕佻的口吻給激怒,一時破口大罵,要玉燕從此不要來上班了。

沒想到,這段對話,被玉燕給秘密錄音下來,截取對自己有利的片段上傳到爆料公社,哭訴因為懷孕遭到公司無故解僱。一向喜愛申張正義的網民因為玉燕的片面之詞,一面倒地撻伐此事,甚至肉搜、騷擾林經理。現在,連法院傳票來了。玉燕沒提告公司,反而將訴訟的對象瞄準林經理。

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像林經理這樣的案例不在少數。何總監雖然不像林經理吃上官司,卻也是有苦說不出。他的下屬阿翔堪稱史上最混業務,不論是業績還是績效總是落後其他業務一大截。秉持著給年輕人機會的想法,何總監多次苦口婆心勸導,但始終不見了改善。最近,更有他盜賣公司產品的傳聞甚囂塵上,逼得何總監不得不攤牌。

何總監先是數落阿翔業績表現不佳,再指責他居然還盜賣公司產品,實在為團隊的害群之馬,接著要阿翔自動離職,不然就要立刻開除他,請他他馬上離開公司。沒想到阿翔反駁所有指控是子虛烏有,並表示自己將方才對話都錄了音,將要提告公司、何總監誣陷與非法解僱。為了不惹禍上身,何總監完全被阿翔牽制住,只能對他的不當行為及低落的表現睜一隻眼閉一隻眼。

明明是下屬們不適任在先、明明自己是維護公司利益秉公處理,沒有想到卻讓自己成為眾矢之的。林經理跟何總監怎麼也不明白為什麼會落到如此下場。

在勞工意識高漲的現代,兼負選才、用才、育才、留才等重責大任、面對基層員工的第一線主管,難免會有碰到需要處理人才去留的時機。一旦處理不當,你我都有可能面臨林經理或是何總監的窘境,非步步為營不可。

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第一、口頭溝通要情緒控管,避免禍從口出引發不必要紛爭

主管在與員工面臨談適任與否與績效改善問題時,必須明白指出員工表現不如預期的地方。然而沒有人喜歡聽到貶低自己的評價,任誰都會出來為自己辯護幾句,衝突、不悅很容易產生。

為了避免不必要的對立與衝突,影響了面談的成效,主管一定要不時地提醒自己,此面談的主要目的為釐清公司期待與員工表現之間的落差,以及協助員工改善工作品質,而非清算、逼退員工。

在任何重話說出囗前,先多想十秒鐘,搞清楚面談目的性何在,就會知道什麼話可以直接說出口,什麼話應該經過修飾。

除此之外,在對談時,針對員工的不適任事宜要多以陳述事實爲主,而非觀點論述,雙方比較容易達成共識。比方說,用「你這個月總共遲到了215分鐘」取代「你這個人一天到晚遲到」。不説「你的業績爛透了」,而是「你的業務落後平均20%」等等。

第二、懲處員工前應有計劃輔導,輔導進度需有書面依據確保認知一致

一般體制健全的公司,在正式處置員工去留之前,通常會有一系列輔導員工的「績效改善計劃(Performance Improvement Plan,PIP)」。

此階段的溝通需要具體而明確,包含希望員工改進的項目有哪些、改進的幅度是多少、改善的期程為如何。以及如果逾期未改善,公司可能採取的措施等等。

在「績效改善計劃」期間,需要定期面談檢視成果,每次的面談最好輔以書面記錄,確定彼此對面談結果具有共識。如果有任何認知偏差或誤解,也可即時對焦並釐清,避免落入各說各話、各自表述。

更重要的是,如果非得走到討論去留那一步,這些書面往來紀錄,都可以當成已盡力協助改善,但員工仍無法達成標準的紀錄,留下白紙黑字的證據。

第三、溝通敏感議題要有公司專業人員協同避免踩紅線

每一個部門各有其專業,即使升到主管職,也不代表熟稔勞基法、人事規章。因此,在走入與員工討論去留之際,部門主管最好不要一個人單獨面對。

尤其進入解雇、資遣員工議程時,最好邀請人資部門陪同並說明淸楚權利與義務,以免讓自己因為不夠了解法令,而誤踩了不該踩的紅線。如果已涉及到員工的權益糾紛,若能由法務人員一起溝通協調,對彼此都更有保障。

選才、用才、育才、留才,是部門主管的職責所在,但絕對不是一個人的責任,在必要時刻請求公司專業支援,才是對員工、主管、公司各方面最好的保障。

除非必要,沒有主管想走到處理問題員工這一步。好好説再見,需要智慧與技能。當不得已 走到這一步,切記這三大重點:「口頭溝通時別讓情緒牽著鼻子走」、「績效改善面談要留下書面依據」、「請求專業人員協助」等。

畢竟現今勞工意識高漲,在多數員工懂得伸張權益情況之下,負責站在第一線面對,與基層員工溝通協調的主管,更要懂得自我保護,以免成為下一個林經理或何總監。

責任編輯:陳慶徽
核稿編輯:洪婉恬

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菲女狼的職場生活誌
菲女狼

任職公關公司多年,現任知名外商宣傳部主管。

對工作實事求是;對人天真浪漫;對朋友肝膽相照;對惡人嗤之以鼻;罵人,一針見血。SHOPPING,彈無虛發。 求知慾強,總是害怕自己知道的不夠多! 天性愛幻想,老是覺得世界可以更美好! 有一點天真、也有一點任性!講求實際、卻也充滿憧憬!是上了年紀版的小丸子。

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