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職場 | 職場修練

最珍貴的獨處時間,不是睡前!KKday行銷長為何喜歡自己吃午餐

撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2019.12.12 13,553
摘要

雖然有2個孩子還有繁忙的工作,KKday行銷長黃昭瑛分享,自己能工作生活平衡的要素是「每日的自我控制與原則」,總共有8個真心建議,讓你拿回時間。

坊間談論時間管理的書籍很多,網路上的相關文章更是隨手可得,幾個比較常見的作法,像是利用緊急程度/重要程度劃分四個象限、利用早上最清醒的時間做重要判斷,以提高決策效率和品質等。而在這些大方向之外,就我個人經驗來說,真正能做到享受工作與生活平衡的,其實是「每日的自我控制與原則」。

如果你也像我一樣,在照顧孩子的同時,還必須兼顧忙碌的工作,希望我花了一些時間整理出來的8點建議,也可以幫助你在實現工作理想的同時,兼顧家庭及個人身心健康。

1.勇敢拒絕晚上的社交活動

扮演媽媽這個角色,必須要先有一個認知:你的時間比一般人更有限。為了孩子,我在當媽媽後的這幾年,拒絕了相當多晚上聚會。或許會有損失,但大致上我還是順利維持了工作和夥伴關係。當你真的嘗試之後會發現,「拒絕應酬真的沒有那麼難」。

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其實也不只是為了多陪陪孩子,有經驗的人大概會認同我,進行晚上社交活動所要耗去的精神體力,比日常上班還要辛苦。如此在回家後,面對大量待回應的Email和工作文件,不僅決策品質不會好,連帶也會影響隔日上班的精神,對自己和公司都是損失。

2.珍惜中午的用餐時間 Me Time

中午我通常帶便當或在公司的食堂用餐,也不太會約同事一起。一來是同事和我吃飯難免有壓力。二者,身為主管,一天當中往往塞滿了大量的討論或會議,晚上回到家則是與小孩和家人的相處時間,於是中午就成了自我對話的珍貴時光。

午餐時,我通常會滑滑Facebook、聽一段TedTalk,或是邊看書、邊吃便當。這一個小時,是我很享受的時刻,有很多工作靈感和想法經常也是在這個時候蹦出來的。

3.你是在聊天還是在開會?

根據我個人多年來的會議經驗,一般來說開會只要超過15分鐘,大部份的時間都是在聊天,或經常是用於偏離主題的討論。如果不相信,你也可以試著統計你每週參加的所有會議,很可能也會有和我一樣的發現。

而且這種會議更糟糕的情況是,長時間會議經常也是負能量者的情緒抒發時刻。等到會議結束時,走出會議室的大家,恐怕鬥志和心情都以被消磨殆盡。善控會議時間,你的一天會更美好。

4.15分鐘為單位

時間安排要以15分鐘為單位,不要用一小時或半小時。

我的行事曆是公開的,同事們都可訂我的時間,但我若看到議題與預訂時間不契合的會議,我就會主動提問:我看到你訂我一個一小時的會議,要討論你部門內的人事,請問你可以先告訴我是什麼事嗎?

通常這樣的會議會在幾句Slack或一通電話後結束,會議自然也可以取消。而這樣的往返,也很容易可以讓合作夥伴或同事意識到,你的時間是很寶貴的,下一次要訂時間時,必須先思考是否有沒更有效率的作法。後來同事來訂我時間,大多也都只會訂定半小時或15分鐘,或是在一通5分鐘內的電話中完成。

或許你會認為這樣做不近人情,但公司雇用我們,本來就不是為了讓我們交朋友或培養人脈,因此這也是我自己工作20年來的原則。

5.資料先寄給我好嗎?

我有一個習慣,就是不喜歡同事花時間做美美的報告給我,然後搭配很好的簡報技巧,這些東西在新創根本是最浪費時間的事情。我一般會跟同事說,你資料先發給我,我看完再跟你討論。

一般來說,有大企業或跨國工作經驗的同事,多會有上述這種習慣,要把一切資料都美化再美化,做成漂亮的投影片後向主管簡報,甚至還會在家多次練習講稿。但新創的速度很快,試錯的包容性也大,有很多未知的領域要嘗試,如果總是一大群人在討論一個新想法,再花很多時間去提給主管獲得認同,那不知已經浪費了多少試錯的寶貴時機。

所以我經常說:以後打在信件裡,或給我數字就好,然後先寄給我,我看完會找你討論。

我一定會仔細看每一封信和提案,然後提出問題和回覆,讓事情可以趕快往下走。很多人跟我說,KKday的行銷做好多事情,但我們並非花很多時間,而是因為省下很多時間,所以可以做很多事。我們也不是一直加班或做到爆肝的組織文化,因為我相信那種作法不會長久。

6.不進會議室

在我們辦公室裡,有很多站立會議使用的桌子,還有沙發區。因為是開放空間,所以討論可以很快開始、很快結束。我的觀察是,相似的討論主題,一旦訂了會議室,多會開到下一組人來敲門,也就是一個小時左右才會結束。

培養感情或聊天真的不要占用會議室,會議室留給訪客,同事間討論,座位上或站立會議就可以了。

7.拒絕微管理

平時充分授權的結果,我的同事們都成長快速,很少需要我管理細節,因為他們在每日的執行優化中,比我還了解情況。當然,偶爾他們來請教我的意見時,就很容易陷入微管理的陷阱裡,所以還是要時時提醒自己,把這些細節和執行留給負責同事或主管,而不是自己又跳下去。

我一般會說:像這種事,你比我清楚,自己決定吧。或是:以後這種事,你自己處理好嗎?把決定權交還給同仁。

一定要拒絕微管理,不然我們的時間就都拿來做同仁們的事情,自己重要的事就沒時間做了。

8.學會讓步和妥協

很多時間的浪費,都是來自爭執與意見不同時的一來一往。對的事當然要堅持,但也要提醒自己學會讓步和妥協,尤其是這件事的重要性和影響程度是高的嗎?如果不是,一件小事,就讓步吧。

我的回應通常是這樣的:先按照你說的做吧,我們再來看成效優化。最終結果可能應證了對方的說法,但也可能是錯的。但總要讓事情繼續往下走,才能知道答案。

妥協與讓步是需要學習的,而這也可以培養團隊或同事敢跟你說真話的習慣,避免一言堂的文化讓公司陷入風險。

以上8個要素是我真實的個人經驗,雖不一定能在每個人或組織環境裡適用,但還是花了一些時間紀錄下來,希望對大家有所幫助,能避免這些事情耗去你的時間。

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:陳慶徽

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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