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職場

問錯問題,開再多會也沒用!終結無效會議,BCG總經理只問這3句

撰文者:楊倩蓉
商周頭條 2019.11.19 4,849
(來源:Dreamstime)

你主持的會議,經常議而不決?或是得到似是而非的結論後,大家不再產生下一步的行動?

關鍵,可能是你常問錯問題。

問問題,誰不會?服務客戶涵蓋財星500大企業的波士頓管理顧問公司(BCG)全球合夥人兼董事總經理徐瑞廷說:「如果你問的問題,無法激出洞察、把問題的本質問出來,就算問了,想法也不會進化。」

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好問題,可以激發大家的想法更深鑽,壞問題,則是問完之後一點想法都沒有。這是管理顧問業最重要的工作秘方,顧問,顧名思義就是幫客戶解決他那個產業幾十年都解決不了的痛點,「連他都解決不了的問題,我們要幫他解決,可見我們的工作性質很難。」徐瑞廷說。

小檔案_徐瑞廷

學歷:聖塔克拉拉大學企管碩士、史丹佛大學電機工程碩士、台大電機系
經歷:IC設計工程師、高科技新創公司高階經理人
現職:波士頓顧問公司全球合夥人、董事總經理


為了找出痛點,就得學會問對問題。

你慣用的思考邏輯,可能潛藏盲點

首先,你得先正視自己可能會有的盲點。

徐瑞廷舉例,加入BCG的員工來自各行各業;有工程師背景出身、法律人士、會計師、貿易公司、醫師,甚至還有藝術家與政治家,有人左腦發達,有人右腦發達;每個人問問題時,習慣從過去的背景與經驗出發,因此常陷入不自覺的慣性思考邏輯,容易產生盲點。

在《BCG 頂尖人才培育術》提到,律師及會計師的思考邏輯是「尋找正確答案」,但碰到無法預測的領域時卻會失敗,因沒有前例可循;醫療背景出身的邏輯是「避免鐵口直斷」,給客觀分析卻點到為止;工程師出身的思考模式是「完美主義」,重細節卻忘了看大局。

為了讓新進顧問將來面對企業的任何問題,都能找到問題本質,BCG的新進顧問都要接受一個基礎訓練,就是問任何事都只用3個問題來聚焦:「這件事到底是真的還是假的?」「這件事又怎樣(so what)?」「為什麼?」

用3個問題,把問題本質打磨出來

別小看這3個問題的力量,不管哪個行業或背景,只要掌握這3個問題,就能抽絲剝繭,幫助對方找到解決方向。

例如企業都在談數位轉型,當某企業主表示3年後要做數位轉型,問他「未來3年的策略是什麼?」徐瑞廷說,這種問題無法激出對方的洞察力。

好問題可以這樣聚焦:
問:「為什麼急著做數位轉型?」
答:「因為大家現在都在做。」
問:「為什麼大家都在做,我也要做?」
答:「因為各行各業都在推數位轉型,我怎麼可以不做?」
問:「不做又會怎樣?」
又或者問:「你說各行各業都在推?做在哪裡?有事實數據可提供嗎?」

上述問問題的方式都用這3個問題(真的假的?又怎樣?及為什麼?)來聚焦,目的並非否認,而是在過程中,將事情抽絲剝繭,進而發現的確有做數位轉型的必要或是非必要。

徐瑞廷說,問這件事到底是真的還是假的?目的是提醒對方聽到的事實有可能只是傳聞,「可能你擔心東擔心西,最後發現其實對公司一點衝擊都沒有,因為只是人云亦云。」而問對方關於這件事又怎樣(so what),「是在確認這問題到底是不是一個事?如果成立,那是大事還是小事?」如果真是一件大事,就要好好研究一下「為什麼?」

再舉例,企業做田野調查時,如果員工回報說競爭對手都在送贈品,所以我們也應該要送。你可以這樣問:

問:「你怎麼知道競爭對手都在送贈品?」
答:「我在路上看到有一家店在送贈品。」
問:「你怎麼知道這家店送贈品,代表全部店家都在送?證據在哪裡?」

如果確實有證據證明大家都在送贈品,接下來可以這樣問:「你如何證明送贈品是對的?」如果發現競爭對手送贈品,市場數據證明銷量上升;現在才開始要問:「為什麼送贈品可以刺激消費者?」

當你抽絲剝繭後發現,原來自己與競爭對手的主產品都類似,功能也差不多,所以消費者介意的是贈品好不好,那麼主力就應該放在贈品,再來思考贈品如何比競爭對手做得好或是給得多。

「這3個問題,人人適用。」徐瑞廷表示,跟老闆開會時,當老闆提出一個想法,團隊就可透過這3個問題,把問題的本質打磨出來,獲得初步的看法,再將這個初步看法做驗證,下次開會時,根據這個驗證,繼續用3個問題來打磨,讓想法越來越深化,最後找到解決問題的方向。

隨時反問對方,更能抓出問題意識

「這3個問題要用熟,不難,很多時候就是養成習慣。」徐瑞廷說,例如,下屬跟你說今年業績很差?你就可用這3個問題來問:「真的假的?你怎麼知道這些數字?」

這種反問方式不是為了質疑對方,而是透過批判性思考,讓彼此想法更深化,抓出問題意識。

「台灣人解決問題的能力強,但是抓對問題的能力很弱。」因為亞洲教育,過去都只重視答案,而忽略中間的過程。

為什麼抓住問題關鍵能力很重要?尤其現在多工時代,每個人都被賦予多重任務,如何在工作上更有效率?徐瑞廷說:「你不可能有那麼多時間去解決100個問題,但通常問題的本質就在那3個問題中,把這3個問題的根本解決了,其他都不見了。」

每天日理萬機、事情做不完?會議太多,卻沒結論?不妨練習從這3個問題去解決問題。

責任編輯:林思妍

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