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職場 | 職場修練

除非急件,待辦事項不寫便利貼;呈報文件放右邊...圖解高效工作的辦公資料分類

撰文者:コクヨ株式会社
非讀BOOK 2019.08.20 2,985

分配放置資料的位置再開始工作

將工作的性質視覺化,作業過程會更順暢

我有固定的辦公座位,但是下班時會將所有資料收拾乾淨,讓桌面回歸空無一物的狀態。隔天要處理的工作資料,則是夾在筆記本內,避免遺漏。

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隔天,開始工作前,我會先分配好放置資料的位置。我有一套獨門的配置規則:筆電的左邊放「接下來馬上會用到的資料」,再左邊則是放「之後(今天之內)要進行的資料」。筆電的右邊放的是必須抓準時機呈交給主管的資料,或是安排好要影印的文件等。

事先配置好資料的擺放位置,就不會搞不清楚狀況,混淆了要給主管的資料是哪些。我訂定的原則雖然簡單,但「資料的擺放位置」和「待辦事項」明確清晰,所以能夠達到高效率完成工作的效果。

根據工作急迫性選擇提醒工具

緊急事項使用紙本便利貼,此外則用程式提醒

緊急的工作,或是今天之內必須完成的業務,記錄在紙本便利貼後,貼在電腦或是筆記本上。我使用的是整面都有黏膠的「DOTLINER 整張可黏便利貼」,不必擔心便利貼飄來飄去,或是因為拉扯而剝落,而且很好撕除,我非常喜歡。

若是不太緊急的工作,我會使用顯示在電腦桌面的提醒程式。通常,我都是在下班前記錄待辦事項,寫下隔天或是近幾日必須完成的工作。此外,我也會將經常使用的資訊(當月的活動商品等)記錄在程式裡。

以前,我都是把資訊寫在筆記本上,但是特地打開筆記本又很麻煩⋯⋯。所以現在,大部分事務工作,我都是使用電腦完成。可以顯示在桌面上,又可以刪除的提醒程式真的非常方便。

用5分類資料移轉法,提高工作生產力

根據處理狀態或工作進度分類資料

我採用依據發生時間分類資料的「5分類資料移轉法」,減少尋找資料和思考的時間,還能提高生產力。

① 未處理資料夾:尚未著手處理的文件、外出時放進個人托盤內的資料。(有時候,一回公司就馬上要開會,所以我不會把資料繼續擺在托盤內,而是先放進未處理資料夾裡。)
② 處理中資料夾:還在進行商務討論的資料,或是正著手進行的文件。
③ 報價單製作中的資料夾:正在製作報價單的資料。
④ 已提出報價單資料夾:已提出報價單,商務討論已結束,尚未簽約,但很多人詢問資料的專案文件。
⑤ 移動至共用書櫃資料夾:已簽約、工作準備完成且商務討論也結束,往後不太會有人詢問資料的專案文件(統整後預計收進共用書櫃內收納)。

迅速整理文件的3個步驟

善用3步驟,輕鬆減少文件量

我經常被其他同事說:「你的文件好少喔。」我並不是升任事業負責人後,才變得不會囤積資料。而是以前從事業務工作時,文件量就非常稀少。我從那時候開始,都是以3個步驟整理文件。

① 拿到文件後,第一件事就是先塞進辦公桌最上層的抽屜裡(這也是我收納筆記型電腦的地方)。
② 隔天早上拿出筆記型電腦時,順便篩選資料,決定要保留或是丟棄。要保留的文件放進下層抽屜內的分類資料夾裡。
③ 分類資料夾約1個月整理一次,不需要的東西直接丟棄。

因為文件的數量不多,所以我也不曾為收納或分類煩惱,或是因為找不到需要的資料而焦躁不安。

善用3種尺寸的檔案夾收納文件

收納時,要將保存方法也列入考慮

使用大、中、小3種檔案夾區分專案資料。首先,未來可能還會增加的資料放在小的資料夾(U 型資料夾)。小∼中型規模的專案資料,收進中的資料夾(雙孔活頁夾)。如果是達到某程度的大規模專案,則是收納在大的資料夾裡(雙孔檔案夾)。

案件結束後,也繼續將資料放在雙孔檔案夾內,大約保存3至5年左右。(如果不需要使用,則直接丟棄。)雖然檔案夾有厚度,會占據收納空間,但是後續增加資料時卻非常方便。

大、中、小3種檔案夾,要個別貼上使用標籤機製作的標題或名稱。習慣整個流程後,製作標籤的時間會愈縮愈短,標籤如果字跡端正,搜尋資料時也比較方便。

書籍簡介_KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理

 

作者: KOKUYO股份有限公司
譯者: 金鐘範
出版社:光現出版
出版日期:2019/07/10

作者簡介

KOKUYO股份有限公司

  創立於1905年。製造與販售文具、辦公用品等事務用品,並且跨足家具用品業,製造與販售辦公家具、公共設備與辦公室空間設計領域。亦經營網路與零售通路,販售辦公室用品、室內裝飾品與生活雜貨。

  致力於研究與開發提升生產力的方法與相關商品,並將辦公室化為展示間「Life Office」,是業界首屈一指引進「無固定座位制」的公司。文具品牌商品種類繁多,包含資料夾、鉛筆盒、收納櫃與辦公桌等,由於能有效提高工作效率,而獲得相當高的評價。

責任編輯:黃雅苓
核稿編輯:黃楸晴

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