商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
大腦只能記4件事,太多會超載...頂尖工作效率大師:5步驟養成提高效率好習慣
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
我的收藏
稍後閱讀
新增收藏分類

職場 | 職場修練

大腦只能記4件事,太多會超載...頂尖工作效率大師:5步驟養成提高效率好習慣

撰文者:大衛.艾倫, 邁克.威廉斯, 馬克.瓦勒斯
商周讀書會 2019.07.12 8,654

你能夠在需要時進入準備好的狀態嗎?

每個人或多或少都曾有過「ON」的感受,而「搞定」能讓你養成必要的方法和習慣,盡量常有「ON」的感受。如果你有信心在任何狀況下都能讓自己回到準備好的狀態,你就能毫無擔憂害怕地踏入任何情境,準備好做出反應,完成任務、實現理想。

你準備好面對「沒準備好」的狀態了嗎?

廣告

如果能夠一直處在準備好的狀態,豈不是一件很棒的事?但在現實中,新的挑戰和更複雜的情況會不斷湧現,每一次的新挑戰既是成功的機會,也具有跌倒的危險。如果你走最保險的路線,避開所有可能失敗或令你不愉快的情境和機會,像是各種新活動、新的關係、選拔賽或課程,結果或許能夠避免「OFF」的感覺,至少可以避開一段時間,但你也可能得不到「ON」的感覺。

有些年輕人選擇走這條保險的路,放任自己沉浸於分心的環境中,只做自己感覺最自在的事;有些人甚至用數位影音娛樂麻痺自己,最極端的例子甚至到了濫用酒精和毒品的地步。這種麻木封閉的小天地,一開始可能看起來頗有吸引力:如果能整天打電動、吃垃圾食物、和朋友鬼混,豈不是快活得不得了?但是我們內心深處都很清楚,這種日子無法得到真正的成就感。

老實說,不論你多麼刻意避開挑戰和障礙,也不管自認為對現在的生活多麼有把握,持續出現的挑戰和障礙必定會不時讓你感到「OFF」,讓你分心、超載,覺得超出負荷。

我們要做的不是幫助你感覺舒適自在,而是要鼓勵你盡可能多踏出舒適圈。我們鼓勵你勇於承擔風險,去做可能把你推出舒適圈、讓你緊張的事。

儘管這些事可能把你推向「OFF」的狀態,但是只要你掌握方法和工具,就一定能重新「ON」,回到準備好的狀態。如此一來,你就會有信心面對任何情況,因為你知道自己有辦法復原。你將隨時隨地「準備好」,無論接下來會發生什麼事。這就是本書要教你學會的「搞定」的力量:勇敢冒險,被推倒後仍有信心回到「ON」的狀態。

提高效率的好習慣

透過練習,可以訓練自己養成良好的習慣,就像衝浪者、運動員和音樂家透過不斷練習而精進。

你可以訓練自己更主動、反應更快、更專注於管理進入生活中的雜事,你可以學會盡量減少開放迴路造成的影響,花更少力氣做完更多事。為了自然而然提高工作效率,你必須養成有效的好習慣。在學校和生活中有各式各樣的雜事可供練習,請多多善加利用。

有些「搞定」的做法剛開始可能不太順手。你可以想想看自己第一次學騎腳踏車的情況,起初一定是跌跌撞撞,很難平衡。練習一陣子之後,就會愈來愈順,到最後幾乎不必動腦就會騎了。

為了掌控雜事,你必須學會「搞定」的5個步驟:

1. 捕捉(capture)吸引你注意的所有事
2.理清(clarify)每件事的意義與該怎麼處理
3.整理(organize)上一步的結果,分門別類
4.回顧(reflect)與檢視每個類別中已確立的項目
5.執行(engage)需要的行動

所有的人在需要管控某件事的時候,都會採取這5 個合理的步驟。這5個步驟的原則很簡單,大多數人可以自行大幅改良使用方式,而這5個環節中的弱點所在,決定了你掌控能力的高低。在深入介紹每個步驟之前,先來看一下每個步驟的概略內容。

1.捕捉:清空大腦

為了獲得掌控,你必須做出一項重大轉變—學習把所有事逐出腦袋。

在這個人類史上空前大量資訊來襲的時代,試圖用自己的腦袋記住所有撲向你的雜事,肯定會招來一團亂,因為你的大腦本來就不是設計來儲存數百個開放迴路的。事實上,目前的研究結果顯示,人類的「工作記憶」(working memory)大約只能儲存4個項目,超過4項就會拖累認知負荷,降低工作效能。

想想看你的一天:上學、做功課、參加活動、人際關係、應盡的責任等,你能估算出要記住的事情有多少嗎?你可以試著光憑記憶力記住所有事,說不定能夠行得通;但是隨著複雜程度增加,終究會有太多雜事,就很可能讓你分心,甚至導致超載。

通往掌控的第一步,就是從你的工作記憶中卸載所有雜事,改為把這些雜事(不管是實體、數位或心理的雜事)存在你的腦袋以外的地方。我們將這些外部的儲存空間稱為「桶子」(註:bucket,也稱為「收件匣」,同“in” bucket、inbox)。

光是這項練習就足以帶來煥然一新的效果。當你的大腦將原本試圖記住的所有雜事釋放出去之後,腦袋裡就有空間來達到新的掌控,同時更自由、更有機會發揮創意。

2.理清:處理收集到的雜事

第2個步驟是在腦袋裡進行的一項簡單程序,就是決定該怎麼處理在步驟1收集到的雜事。

「做出決定」不是什麼新奇的概念,然而要做出有效的決定,就需要一些新的技巧,而要花最少的力氣做出效能和效果兼具的決定,則是一項藝術。我們稱之為「基礎思考加工」。

經過這項腦內加工程序後,雜事會變成以下6 種類型之一:行動、專案、檢查清單、將來/也許清單、參考資料、垃圾。

效能和效果兼具的決定,能夠為我們省下寶貴的精力。如果能更有效率完成學校的功課,你就有更多精力和時間去追求其他興趣,不是很棒嗎?只要你學會做出聰明的決定,就能實現這個美好的理想。為了成功執行這項加工程序,你必須認真動用大腦中沒被充分利用的區塊,也就是前額葉(葉教授)。

3.整理:保存決定

你有沒有弄丟過有價值的東西,像是重要的作業、密碼或檔案,結果為了找回來或是重新再做一份而耗費額外的力氣?據我們所知,沒有人喜歡重做一遍已經做過的工作,因為既浪費時間又浪費精力。

同樣的,如果你不保存好已做出的決定,最後就必須重做一次。為了避免這種情況,步驟3將教你怎麼利用簡單的表單(也可以稱為地圖)追蹤記錄你預計完成的工作和決定。

4.回顧:查看地圖

現在你已經把所有東西分門別類放到該放的地方,也製作了簡單的地圖來保存你的決定。接下來的步驟就是花點時間放慢腳步,查看地圖,讓你維持掌控並且在失去平衡時重新取回掌控。

地圖有導航的功能,讓你朝正確方向前進,並能在遇到障礙時讓你重新規畫路線、在迷路時助你回到正途。在這個步驟中,你將學到怎麼執行每日檢視和每週檢視,好讓自己始終保持在正確的路徑上。

5.執行:實現成果

取得掌控的最後一個步驟,就是學會採取有效的行動,去做你判定為重要的事。你可以用一些簡單的決策標準,來縮小選擇範圍並獲得最大益處。在這個步驟中,你會開始看到實質可見的進展,開始動作與採取行動。

這5個步驟可能需要你改變一些習慣和做法,但是你很可能已經在實施其中一部分了。讓我們來看幾個簡單的例子,都是日常生活中可能自然用到這些步驟的情況。

生活中的例子

萬聖節的要糖果活動就是個簡單的例子。在孩子出發去向鄰居要糖果的時候,會準備一個袋子或枕頭套(桶子),用來裝收集到的糖果(捕捉),等到收穫滿滿回家後,他們會把戰利品倒出來,數一數然後分類,例如分成好吃和不好吃的糖果,或是分成巧克力、水果糖等不同類別,放進不同的糖果罐(理清和整理)。

洗衣服是個更實際的例子。很多人會在家裡放個洗衣籃(桶子)、把髒衣服丟進去(捕捉)。這些要洗的衣服可以分成淺色、深色和精緻衣物(理清),分開放置準備清洗(整理)。到了要洗的時候,你最後會再看一眼分類好的衣服堆(回顧),然後把衣服丟進洗衣機(執行)。

無論你是什麼身分、處在什麼位置,或是要面對的是什麼,都可以用這5個步驟獲得適當的掌控與專注。

我不想讓別人決定我是什麼樣的人。我想要自己決定。
—艾瑪.華森(Emma Watson,演員)

書籍簡介_搞定【青少年入門圖解版】

作者:大衛.艾倫, 邁克.威廉斯, 馬克.瓦勒斯
譯者:葛窈君
出版社:商業周刊
出版日期:2019/06/13

未來最需要的人生管理工具,專注力、思考力、學習力一次升級!購書連結

作者簡介

大衛.艾倫David Allen
世界頂尖的工作效率大師,代表作《搞定》全球狂銷200萬冊以上,發行超過30種語言,被《時代》雜誌譽為「10年來最棒的商業心理自助類書籍」。

邁克.威廉斯Mike Williams
人才發展協會董事會成員、Zappos.com網站的「搞定企業建築師」。

馬克.瓦勒斯Mark Wallace
在明尼蘇達州擔任公立學校教師二十多年,曾榮獲TIES傑出教師獎。

責任編輯:林舫如
核稿編輯:黃雅苓

下滑載入更多報導
大腦 工作 搞定 提高效率
商周讀書會
商業周刊出版部

「商周讀書會」集結《商業周刊》出版的精選書摘。歡迎加入FB粉絲團商周讀書會商周閱讀網,精彩好書不錯過!

廣告
留言討論
下滑接續下一篇