簡報好看vs好懂，哪個重要？管理者看預算、執行者重方法...報告該懂的換位思維

●一般職場簡報內容的通則

傳統簡報製作的邏輯架構，都是從簡報綱要、所發生的問題切入、講過程與解決方式結束。但這種邏輯架構並不一定適用於其他產業，例如廣告業或媒體業，簡報提案呈現可能是要表現出創意、畫面美感，如何用畫面講出生動的故事，如何讓受眾產生深刻印象，其中整體提案的邏輯架構未必需要從頭開始鋪陳，也可能採用倒敘法，把畫面結論先表現出來，再來慢慢回憶之前的故事橋段，甚至搭配強烈的聲音、影片、視覺，達到想要給受眾的強烈感受。

但就一般職場簡報內容的通則，大致區分邏輯架構與頁面視覺兩者，我認為兩者的關係，如次頁圖所示。

邏輯架構是基本，目的是讓人「讀懂」。
頁面視覺是提升，目的是讓人「易讀」。

如果以滿分來說（同時具備符合邏輯的敘事架構與頁面排列的視覺美感），具備基本的邏輯敘述架構，並能讓受眾瞭解清楚達成溝通的目的，至少符合職場簡報的合格標準。但若是再往上精進，則必須在頁面排版上，透過字型、大小、排列、顏色、形狀、比例、留空、圖片等進行著墨，讓受眾可在瞬間快速抓住重點與更舒適的閱讀感受。

如果只是把整段文字全部複製貼上至簡報版面上，除了無法快速知道重點，聆聽簡報的受眾也很容易疲累，沒有明顯區分內容也容易產生誤判的可能性（一張圖表由不同職場人解讀，就會有不同的結果與執行方向）。

這也是為什麼有些上司製作的簡報，內容只是條列文字、使用3D長條圖或奇怪圖案還都會過關。因為在公司，職場簡報「讀懂」的功能滿足了，達成溝通目的後，就能產生後續的決策與行動，因此重點不一定會擺在頁面的視覺設計呈現，甚至公司文化根本沒有著重在簡報上的習慣。但如果職場人能夠在同樣的製作時間內，進一步把頁面視覺同時提升，就會讓人立即感受到簡報提升與個人價值的差異。

●「讀懂」大於「易讀」

需要特別注意的是，製作職場簡報，請依照各位的職務與公司文化調整，如果職務是需具備基本的設計思維或視覺美學、上司屬於具有相關設計背景並有要求者，或是公司品牌具有一定知名度並有視覺規範準則等，簡報製作就必需兩者兼具。

如果職場人是設計相關背景或有多年簡報製作經驗，相信對於頁面呈現與視覺規範，內心會更為謹慎，簡報版面如同平面設計，從天地規則、視覺動線、字體間距、字型選擇、色調對比、呼吸空間等都需要兼顧。但論及工作場合的簡報，通常不會有太多時間進行排版，因此可先將版型視覺規範訂好，如果本身不是相關設計背景出身，建議可以從網路上搜尋簡報版面（Template）去學習。

在職場簡報中，有時候會遇到職場人一直在練習「易讀」的視覺呈現，因為在網路媒體上搜尋許多簡報類文章，都會注重在某些細節的呈現，閱讀者本身如果沒有整體的簡報概念，可能會造成簡報表達沒有重點的問題。

當把時間都花在排版、字體或字級的選擇，反而漏掉或沒有著墨在「讀懂」的部分，就會產生簡報頁面整體看起來不錯，但受眾聽完後，仍然不懂簡報的邏輯與架構，這點請職場人務必注意，切勿製作出本末倒置的簡報。

●惟有換位思考才有可能打中對方的需求

市場上常看到舊世代的思維想打入年輕世代市場的廣告案例，但兩者的生活與行動思維大不相同，如果沒有使用正確的途徑，調查年輕世代的思考邏輯、生活模式或趨勢時，就很難打中痛點需求。

例如，利用電視廣告想要打中重度使用手機的青少年族群，等於是無用的廣告，或是從台灣特有的選舉宣傳行銷中，都能看出所支持的目標族群接受資訊的差異性，因此在思考與製作簡報的階段，必須使用換位思考的思維模式來檢視。

那麼，如何使用換位思考的角度來檢視介紹型簡報呢？

在初步完成介紹型簡報內容後，如果時間還夠，儘管只有一個下午或繳交期限前一天都好，這段時間建議職場人將自己催眠成客戶，從模仿客戶開始，告訴自己是誰、什麼職位，目前遇到這樣的問題，看到廠商提供這份簡報，你在看每一頁的感受是什麼？以及讀完簡報後有沒有讓自己心動？會不會覺得這份簡報真的打動到你？透過這種方式就能夠很快加強換位思考的練習。

如果今日要對客戶進行介紹型簡報說明，對方前來開會的職級是中階主管與執行下屬，請職場人打從心底說服自己就是代表對方公司的中階主管，並思考公司的中階主管，在看完自己所製作的這份介紹型簡報後，會執行哪些動作。

例如，回去後必須簡要地報告給主管的上司瞭解、需要安排下屬的執行時間與確認聯絡窗口等，因此在簡報內容上，就要多著墨如何簡潔快速地描述其效益與價值，並先將可能的日期時程安排好，解決中階主管的功課。

如果對方是總經理或具決策能力的高階主管，介紹型簡報內容架構，就要將花多少預算、達成效益與其他客戶合作的成功價值放大，先讓決策者內心產生放心、確認方向或此策略可行的「感覺」就可以，再來就要加強能夠達成與解決實質問題的效益，而執行細節就可以淡化，只需要談目標時程、相關預算與確認內容方向。在不同受眾的狀況下，介紹型簡報內容、排序、重點就完全不同。

●從「簡報製作者」進化到「簡報策略者」

當職場人在製作簡報時，如果能夠轉換自如地改變思考高度，相信透過換位思考的過程中，能夠將簡報所陳述的廣度與深度都更往上一個層次，讓職場人不只是一位「簡報製作者」，而是一位「簡報策略者」。

兩者的差異就在於簡報製作者是將簡報頁面製作出來，但提升到簡報策略者階段，思考的是在短短數十分鐘的時間內，埋入簡報內容的伏筆、層次與邏輯脈絡，打中客戶的內心，讓自己所製作的簡報提案具說服力，與其他人的簡報內容差異立判高下。

例如在職場上，老闆或上司告知需要準備公司某產品資料簡報給客戶，簡報製作者就會製作出某產品說明與規格的簡報頁面，可能1或2頁就結束這個簡報需求。但如果換成簡報策略者，就會開始思考這份簡報所產生的可能情境為何，老闆要面對客戶，只會談這一項產品嗎？客戶對於公司瞭解嗎？會不會有其他的產品合作機會？萬一這個產品不符合客戶需求，我們要提出什麼對策？因此簡報策略者對於簡報的功用，就會從加入簡易的公司介紹、產品線系列至主產品介紹，以及在附件中加入其他產品的說明頁面，但不一定會出現在簡報中，而是等到言談中突然講到另一個產品，就可以馬上看到簡報畫面，這樣就能看出簡報製作者與簡報策略者的差異。

再舉服務業的常見案例，來描述「製作者」與「策略者」的概念。

在餐廳吃飯時，遇到某桌嬰孩大聲哭鬧，同桌的母親一邊安撫嬰孩，一邊急著吃完，但因為嬰孩的哭聲使得鄰桌的客人都在看，有些人表情感到厭惡與煩躁，甚至跟這位母親說請她帶嬰孩出去，不要打擾到其他客人用餐時，這時候店員該怎麼處理？

如果是如「製作者」思維的店員，就是依照餐廳規定，請這位母親離開餐廳，或是請她趕快安撫嬰孩，不要打擾其他客人用餐。

但如果換成是「策略者」思維的店員，經過換位思考後，身為一位母親就是想吃完這頓飯，但要安撫嬰孩，又怕吵到其他桌客人，所呈現的三方需求就是如何達成？解決的方式可以是提供一個包廂給這位母親，請她在店內安心用餐，不用擔心其他客人，貼心地提供小玩具來安撫嬰孩，在安頓好母親用餐後，可提供小點心，請其他桌客人享用作為補償，來完成服務。

在思考簡報內容時，若能持續地進行換位思考，對於簡報內容頁面文字、圖片、邏輯、脈絡的敏感度適時地調整修正，相信在經過多次訓練後，就能體會自己所製作的簡報，將能為聆聽簡報的受眾帶來什麼影響。

責任編輯：黃雅苓
核稿編輯：葛林

書籍簡介_一擊必中!給職場人的策略簡報書