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職場 | 職場修練

公司內簡報,千萬別再用飛來飛去的特效!上千份問卷數據告訴你,2019成功簡報必懂十大要點

撰文者:BFA 簡報
網民肥皂箱 2019.02.18 6,421
(來源:Dreamstime)

來過簡報小聚的朋友們都知道,在入場的時候會拿到一張大約A5 尺寸的九宮格問卷,上面有九個和簡報溝通相關的主題,讓參與活動的朋友們更容易和其他參與者開啟對話,並且聚焦在相同的主題上,而每場簡報小聚結束後,我們大約會回收100~150 張左右,加上BFA 簡報其他線下活動的問卷,這些資料數據一整年搜集下來,可以歸納出一些很珍貴的資訊,另外再合併許多合作的講師顧問在企業或新創授課諮詢的洞察,匯整而成的,就是我們給小聚的讀者們的:2019 簡報狂熱者應知的十大趨勢。

一、Tell a Story

說故事依然是上乘的簡報溝通技巧

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曾經非常長的一段時間,我們都聽過「說故事」是最具影響力的簡報技巧,但這項技巧卻在過去一年被反對了,理由是因為這些簡報者登台說了很多故事,卻忘了自己其實是在「簡報」,而台下的聽眾在簡報結束後,只會不斷的思考「這故事與我何干/ 所以你的述求是什麼」,但事實上,說故事依然是上乘的簡報溝通技巧,只是我們需要了解的是在商務情境中說故事,應該要滿足的三個條件:

1、在30~60 秒內結束你的故事

在商務的簡報場合,一個故事超過60秒的時候,人們就會開始失去耐心並且思考你故事中的意義為何,如果他們找不到,那也就是專注力離開的時候了。

2、故事的內容必需是聽眾親眼見過或是在能理解的範圍之內

我曾經聽過有人以古羅馬的戰爭來試著和我解釋區塊在數位貨幣的應用,一個新的技術用了我完全沒有經歷過的時代來比喻,雖然故事本身很精彩,但要對比過來理解真的非常有難度啊!

3、把要銷售的產品/點子能夠帶來的好處預藏在故事之中

商務簡報常常帶著銷售產品或點子的目標,而這些解決方案能夠為人們(或是你的聽眾) 帶來的好處,必需埋在故事的劇情之中,當你說完故事的同事,其實你也做完產品介紹了,銷售於無形之中,也優雅許多。

二、懶人包的應用越來越普及

什麼是懶人包?

始源於網路上為了要解決因為爭議混亂,而不方便民眾掌握參與的問題,事後有熱心的人將事件始末、時序、位置與主要論點等相關資料,整理打包成簡要之圖、文內容,讓閱者快速了解;而現在也精進到了傳媒的新聞動態、影片記錄等多元方式呈現,也做論壇與商業行銷,各地區都廣泛在使用。

由於製作不需複雜的視覺設計能力,和能夠快速理解的特性,懶人包運用在閱讀型簡報上越來越普及,如果想要傳遞大量的資訊在短時間內,懶人包的形式非常值得參考。

三、特效的流行與滅亡

在企業內外完全是兩樣情

在企業之外的簡報場合,物件特效和動畫的使用越來越豐富多元,原本這其實不是好事情,畢竟誰喜歡無意義的讓資訊在投影片上飛來轉去,但還好在今年,我們發現簡報者開始意識到特效與內容的邏輯關聯的重要性,所以同樣的,職業經理人們也開始重視一樣的事情,所以在企業內部的使用頻率則是大幅下降,現在,你會越來越少看到動作片級別的特效在公司內部。

四、動態背景

隨著個人品牌意識的流行,人們公開演講和傳播的機會越來越多,於是大家開始在簡報設計追求更多的視覺體驗,動態背景能很好的回應這個需求,所以變得越來越常見到,有些熟練工具軟體的簡報者,甚至會透過大量的物件動畫,來產生類似影片的效果。

五、直式及跨頁式的簡報

考慮載具才貼心

在2018 年甚至更早以前,人們已經開始發現閱讀內容的載具變的多元,在行動裝置上觀看的比例逐漸增加,因應而生的有像是正方形比例的影片,或是在微信上流行的H5,因此在製作簡報時若考慮到對方可能會在手機上觀看的話,以直式的方式排版會更加貼心,延著這點發展而出的,是跨頁式簡報的流行,透過同樣的物件在前後頁的位置轉換,產生頁面向下捲動的連續感,如此一來更能展現內容之間的邏輯關係。

(要創建這樣的功能,可以透過Office 365 的轉化特效或是Keynote 的瞬間移動特效)

六、線條,簡單卻強大

輕易的建立資訊間的邏輯關係

在同一個頁面呈現大量的內容,一直是商務簡報的一大需求,為資訊做出取捨、區分層級權重、呈現重點化繁為簡有許多技巧可以鑽研學習,但可能沒有想到的是,僅僅是透過線條,就能夠輕易的滿足這些需求,原本糾結在一起的資訊,只要在彼此之間加上合適的線條,就能立刻切分清楚邏輯關係。

七、字型的選用開始受到重視

感謝好夥伴justfont 的推廣和堅持,透過金萱字型在市場四年的醞釀累積,人們開始在意字型在簡報中的應用,在創新科技的場合使用較無個性的非襯線體,而在人文歷史味道濃厚的時候使用強烈風格的襯線體,或是其它更細緻如字重的變化,都越來越受到重視,適合的字型,能夠為簡報帶來更合乎調性的整體視覺感受。

建議字型的選用邏輯:與內容的目的相符、合適的調性、能通用中英文

八、文字排版就是萬靈丹

原來該做的不是化繁為簡

當我們遇到滿滿文字內容的投影片,第一個想法通常是化繁為簡(或是放棄治療),但事實上人們遲遲無法下手「化繁為簡」的原因,就是因為不知道主管要聽什麼,看的重點是什麼,所以最後只好將全部的資訊留在投影片上,因此這時候你要做的應該是透過文字排版來突顯重點,弱化次重點。

文字的大小粗細:建立層級權重
位置和隱形線條:區分邏輯關係
顏色的變化: 突顯或弱化資訊內容

九、幾何圖形的組成應用

質感源自於最基本的元素

今年的簡報設計有一種返璞歸真的趨勢,人們開始使用最基本簡單的元素來創造更好的視覺體驗,幾何圖形就是其中的重點應用,在原本看似單調的畫面加上合宜不裝飾過度的幾何圖形,便能提升整體的質感,又或者透過組合來創建物件,也非常獨特吸睛。

十、人們對於簡報的三個模塊認知轉移

結構企劃、視覺呈現、訊息傳遞

一般來說簡報可以區分結構企劃、視覺呈現、訊息傳遞三個模塊,過去簡報製作者非常專注在視覺的效果,但從九宮格的大數據統計發現,經理人們開始更加在意內容邏輯和順序的合理性,這大概也合理的解釋了設計元素簡單化的原因(投入製作時間結構企劃47%、視覺呈現22%),而從大部份職業經理人的功能取向來說,也確實是更好的演進方向,畢竟不是每位工作者都需要常常登台,在會議室裡坐著對內部簡報(有超過65% 經理人的情境),精美的設計就相對沒那麼重要,更別提手勢或眼神了。

同場加映,絕對不會成為趨勢的:

在結尾的時候唱一首歌

你可以很熱情,但不要讓人難為情,無邏輯的脫稿演出,只會讓聽眾和你自己都非常尷尬。

*本文由「BFA 簡報」授權轉載,原文:2019 簡報狂熱者應知的十大趨勢

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責任編輯:陳慶徽
核稿編輯:黄雅苓

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