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職場 | 職場修練

報告10分鐘沒重點,總裁直接轟出門...一流員工都這樣報告,跟企管顧問學「3句總結法」

撰文者:蔣巍巍
非讀BOOK 2019.02.12 59,470
(來源:Dreamstime)

報告前,該如何整理自己的思緒呢?

◎情境

小王,28歲,是市場推廣專員。小王和小李同時任職市場部,一年後,小王發現自己總是在扮演吃力不討好的角色,雖然做了很多工作,卻得不到主管的賞識。舉例來說,每次他去找主管彙報工作,主管都會不耐煩地打斷他:「這點小事就不要找我彙報了,你自己不能解決嗎?」

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但是他不去找主管彙報工作時,主管又怒氣沖沖地找上他:「為什麼那件事你還不向我彙報?非要我問你才行嗎?」

小王還注意到,小李每次找主管彙報工作時,得到的都是誇獎。即使小李彙報的是很小的事,主管也會說:「很好,這樣的細節你都關注到了。」

某天,在小王又一次彙報不得法後,主管歎息著說:「你就是不會彙報重點。」

◎情境分析

小王的彙報真的和小李一樣嗎?那為什麼小李總能得到主管的誇獎,小王只被評價為「分不清重點」?

在彙報工作時,小王和小李對彙報內容的判斷,對事件的重要性判斷以及能否對工作提出建設性意見,都有極大的不同。

很多人彙報工作時辭不達意,常常會被主管打斷:你到底想要表達什麼?

這就是因為抓不到彙報的重點。你要彙報工作,首先要做的就是從內容中擇取重點,然後有重點地彙報。

彙報的重點內容同時也是彙報的目的。如果你沒弄清楚自己彙報的目的,會使彙報的內容顯得混亂。

例如,向主管彙報工作方案,你的目的是要爭取方案通過,還是要闡述自己不成熟的方案並請求指導?如果是前者,你彙報時應該充分闡述自己方案的利弊,重在優勢環節;如果是後者,你彙報內容的重點則應該放在闡述不完善的地方。

◎不要讓潛意識主導你的語言

為什麼有的人不會溝通和報告?你的言語反映出你的內心,如果你還沒有想明白,又怎麼可能說得明白?

有人說:「我不知道該彙報什麼,我不擅長表達。」其實不擅長表達,歸根究柢而言是思考方式的問題。人若是先天思考缺乏條理,又沒有經過後天訓練,言語便可能呈現「意識流」,想到什麼說什麼,導致說話的內容顯得跳躍。

大腦思考的模式通常偏向關聯性,由A聯想到B,由B聯想到C。有一次,我和一個朋友出去吃午飯,他說:「我想想吃什麼啊。」剛說完這句話,他又說:「唉,那些人怎麼搞的啊!」

他沒有意識到自己說話的跳躍性,我覺得這件事很有意思,就詢問他的思路。他對我說,他的思路是中午要吃飯——上次吃的廣東菜還不錯——和誰吃的?和某個客戶吃的,雙方還簽了合同——簽合同後,現在因為對方的問題而延遲——他們怎麼搞的啊。這種跳躍性的思維反映到話中,就顯得毫無邏輯性。

要有意識地控制你說的內容,而不是讓表達隨著潛意識走。

◎確定表達的次序和邏輯

在向主管彙報的時候要分主次,不但要精鍊,還要能夠引起主管的興趣。你一定要知道,主管關注的是哪個工作、主管想先聽哪個工作。

我做管理工作的時候,每個月都會在總經理辦公會議上強調工作重點,一些聰明的部屬,就會先彙報我強調的內容。

.強調緊急的。
.強調重要的。
.強調和主管利益關係密切的。
.強調主管關心的。

按照時間順序彙報:舉例來說,當你彙報業務時,你可以先總結本季度的表現,再分析當前遇到的機遇和挑戰,總結要點,最後對下一季度進行展望,闡述需要改進的地方。

按照影響力排序彙報:先說影響重大的因素,然後說次要的。

按照溝通對象的關心程度彙報:先說溝通對象關心的問題,再拋出其他問題。

我所在的公司曾經做過一個訓練。先設計一個很難彙報的題目,然後使用電梯練習彙報,電梯從1樓到14樓,要求主管在這個時間內把題目內容彙報清楚。這個方式能夠充分訓練主管的彙報能力。

任何能力都是訓練出來的。你也可以採取「限時一分鐘彙報」的方式,訓練自己的彙報能力。

善用「3句總結法」,主管就能秒懂你要的

◎情境

某公司市場部經理向總裁彙報工作。他進入總裁辦公室後,開始彙報近期的工作情況和計畫方案,說了大約10分鐘,仍然沒有說到重點。

總裁開始還耐著性子聽,後來突然指著門說:「出去!你先想好要說什麼再來。」

經理面紅耳赤,默默退出辦公室。他冷靜了半天,仍然非常惱火:為什麼才說10分鐘總裁就生氣了?為什麼他不願意聽我彙報?難道我彙報的內容不重要嗎?

後來在公司例會上,總裁發言:「你們知道每天有多少人找我彙報工作嗎?我上周統計了一下,合計116次。這是什麼概念?如果每個人都彙報10分鐘,那每週我聽彙報就要聽1160分鐘,等於19個小時,平均每天3.87小時。如果每個人彙報工作用20分鐘,那我每週聽彙報就要花費2320分鐘,等於38小時,平均到5個工作日,就是每天7.7小時。」

「每天我的法定工作時間才8小時,我卻要花費7.7小時聽你們彙報。因此每個人來找我彙報前,要先想好要說什麼、說的重點是什麼,想好怎麼用精簡的語言、簡單的方式彙報清楚。如果你做不到3分鐘內說清楚重點,做不到簡明扼要,就不要進我的門。我沒有時間處理你們那些廢話連篇的問題!」

經理聽完,羞愧得無地自容。

◎情境分析

很多人抱怨主管總是沒有耐心聽自己說話,事實上,通常領導者的職位級別越高,對部屬彙報工作的水準要求就越高。

案例中的經理自認為他只花總裁一點時間,結果總裁就發火了。但是從總裁的角度想一想:有多少人找他彙報?如果每個人都耽誤他20分鐘,一週就被耽誤38個小時。每個部屬浪費一點時間,累積到領導者那裡,就浪費大量的時間。因此,當你向上彙報工作時,一定要把效率放在第一位。

◎學會簡明扼要地彙報,就是幫你的主管節省時間、創造效益

彙報工作時,簡明扼要地彙報不僅是一種能力,也是一種心態上的追求。彙報內容是你要彙報什麼,簡明扼要是你應該怎樣彙報。

我們上學時都學過「總分總」:先總結,再分別描述,最後再總結。

彙報的結果最重要,追求彙報過程可能會使你說起來沒完沒了。要學會把你彙報的內容歸納出一、二、三來。可以這樣對主管說:「我要彙報三項工作:第一項是……,第二項是……,第三項是……」,然後觀察主管的神情,主管在聽哪件事時表現得比較專注,你就著重彙報哪個內容。

有人說:我不會總結。沒關係,有幾種簡單的方法,可以幫你總結彙報。

◎方法1 三點邏輯:學會分層次彙報,濃縮的才是精華

三點邏輯的精髓在於總結和歸類,三種方法、三個方面、三個工作……,把內容分成三塊來闡述,就是三點邏輯。

在公司會議上,總經理提出下一個年度公司業績要增長30%的目標,讓大家說說如何實現。問到王經理時,王經理略微思索了一下:提升業績→業績由什麼決定→市場、人力、行銷,所以提升業績的三個關鍵在於開發市場、提升業務員的業務水準和加強行銷力道。

於是王經理說:「我認為公司要提升業績,有三塊內容要加強:第一,現有市場不足,我們應該在鞏固現有市場的基礎上開發新市場;第二,培訓並加強業務員的工作方式和業務水準;第三,加強行銷的力道。」

總經理點點頭,說:「對,那我們現在就分別討論以下三個問題。」

任何事都可以總結成三點,你在說話、彙報,甚至思考時,都應該有意識地訓練自己,用三點來說話、彙報和思考。

◎方法2 收益邏輯:價值描述

要彙報好處、收益或價值,不要彙報無關緊要的細節。

◎方法3 彙報結果,不要刻意彙報過程

有些人在向主管彙報工作時,總愛彙報一些無關緊要的過程,他認為這些過程能夠體現出他的努力工作,但是主管對這些其實不感興趣。

如果主管不問你,你就不要刻意彙報細節。在向主管彙報時,盡量少說廢話,要盡量在短時間內完成。

◎方法4 按時間邏輯迅速整理思路

在工作中,我們常用到時間邏輯。過去、現在、未來是時間邏輯的精髓所在。

某次,學員小C在外地出差時接到總經理的電話。一般情況下,他這個級別的員工不會與總經理接觸,這次會接到總經理打來的電話,可能是因為總經理對這個項目格外重視。

總經理在電話裡問:「項目A進行得如何?」

小C立刻感到緊張,因為專案A之前一直處於擱淺狀態,這兩天才重啟。擱淺的原因十分複雜,絕不是一兩句話就能描述清楚。但是總經理顯然沒有時間聽這些。

如果小C說「專案A的情況我現在沒辦法說清楚,這兩天已經在進行了」,總經理肯定大怒,甚至可能使他的工作不保。

而且電話和面談不一樣,沒有人喜歡在電話裡聽別人長篇大論地解釋。

這時小C該如何彙報呢?他使用時間邏輯,用三句話說清楚:「總經理,這個項目是這樣的:之前出了一些小差錯,導致項目停止,在兩週前我們特地找客戶開過會,共識是協商出一個大家都滿意的方案;目前,我們公司已經制訂出一個不錯的方案並發給客戶,等待他們的回覆;等我向您彙報完,我立刻致電對方,詢問他們對目前方案的意見。」

總經理聽了,滿意地說:「你先別催,等他們主動給你回覆。你一收到回覆,就把情況立刻彙報給我。」

小C掛了電話,才發現自己竟然嚇出一身冷汗。

小C的應對非常巧妙。第一句話說明過去時間,第二句話解釋現在時間,第三句話則是闡述未來時間。仔細分析他這三句話,沒有什麼實際內容,專案可以說沒有實質性的進展,但是他用三句話總結現狀,用過去、現在、未來的時間邏輯來分析,巧妙地完成自己的彙報。

◎能夠展開的彙報才是成功的

你的彙報內容要能夠引起主管的討論興趣。當你向主管彙報工作的時候,先說1、2、3點,然後主管會說:「你彙報的第×點我很感興趣,你詳細說明一下。」

這時你再詳細彙報,與主管展開討論,這種彙報才是成功的。

書籍簡介_一流員工都懂,向上管理的藝術:30個超強彙報術幫你 問到重點、做到位、更不怕踩雷!

作者: 蔣巍巍
出版社:大樂文化
出版日期:2019/02/18

作者簡介

蔣巍巍

著名領導力講師,所講課程融合了西方管理學和東方領導智慧的精髓,剖析根源,破解困局並傳授實用的思考方式。

實戰派企業管理顧問,自2008年起,每年擔任1~3家成長型企業管理顧問或獨立董事。

作家,常年擔任《哈佛商業評論》、《世界經理人》、《中人網》等知名媒體專欄撰稿人,著有《向上管理》、《成長力》、《左右逢源》、《FBI閱人術》、《鬼谷子的溝通技巧》、《打造高績效團隊》、《提升團隊決策力的51條法則》、《總裁變革智慧》、《衝突管理》等書籍。

職場成長力導師,相關職場類線上課程累積流覽量和答疑次數超過200萬次。

責任編輯:陳慶徽
核稿編輯:洪婉恬

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