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職場 | 職場修練

郵件主旨別再寫「關於企劃書」、「感謝」!學Google這樣寫email,讓人優先處理你的事

撰文者:佐佐木大輔
非讀BOOK 2019.01.17 41,318

只要「寫清楚」就能更快取得共識

正確、易於理解並緊湊地書寫你要表達的內容。這件事看似理所當然,我卻認為這其實是一種技能,根據每個人能力的不同,將會產生巨大的差異。特別是電子郵件,通常大家都是在沒有時間的狀況下讀取,因此對方是否讀到最後?是否毫無誤解地傳達意思?是否從頭讀過一次就理解意思?為了達成這些目的,必須下足功夫。

Google相當重視「書寫郵件的能力」,這也與工程師的特有文化有關,因為在這個環境中,就算詢問「要怎麼做」也沒有人會教你,只會回覆你相關報導的連結,因此是否能簡單並具體地表達問題的意思,就成為生死攸關的難題。

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再加上同事所在的工作地點大多身處遙遠的彼端,類似日本與舊金山或日本與倫敦這樣的距離,因此即使「以容易理解的表達方式書寫電子郵件」是這麼理所當然的事,對員工來說也成為相當重要的技能之一。

此外,只要一進入Google,就會收到「一進公司就要閱讀」的連結大全,其中包含被視為範本的過往郵件與備忘錄實例。看完後就能清楚了解,在Google 這家公司裡,「書寫郵件的能力」顯然被視為相當重要的技能。

言簡意賅,避免詞不達意

「這段文字是否清楚好懂?讀到的人是否能據此展開行動?」能夠確實意識到這些事並寫出郵件的人,應該就是溝通能力非常高的人才。

這些人的郵件特徵就像新聞一樣,首先從郵件主旨就能立刻看出內容,只要閱讀一開始的幾行字,就能明確掌握信件所要傳達的重點。說到郵件主旨,只要上面寫著「Action Required」(請務必進行), 收件者就不得不開啟這封郵件。「希望你能協助這件事」、「請務必馬上閱讀」、「收到後請盡快處理」,諸如此類,把對方的行動直接寫在主旨上的郵件,能夠提高對方開啟郵件的機率。

另外,直接以相當吸引他人目光的成果作為郵件主旨也是很好的做法,除了可以讓所有人得知該成果外,這類具有衝擊性的內容通常相當容易得到大多數人的回應,例如,「恭喜」、「好厲害」等。所以,你的郵件會漸漸出現在收件匣最上方的位置。這麼一來,不需要閱讀這封郵件的人也會因為討論熱烈而開始留意,本來不需要閱讀這封郵件的人最後也會開啟瀏覽。

順帶一提,以下例子是會讓我不由自主開啟郵件閱讀的主旨一覽:

•【協助確認】正在考慮將freee 軟體的年終調整/法定申報書的功能開放給法人使用

•拜訪某公司時聽到讓人想哭的消息

•我要改姓

•針對freee 的五個回饋

•用某種功能用到吐血的人,麻煩回覆意見

•給其實對目前的商品策略抱持不安的你

所有的標題都有一個共通點,就是一看主旨即可知道郵件的重點,進而讓人想要閱讀郵件內容。在一般狀況下,相當氾濫的郵件主旨如「關於企劃書」或「感謝」,在Google 或freee 股份有限公司裡很難讓人開啟閱讀。

另外,即使郵件被開啟,對方也在搞不清楚結論的狀況下讀完整封郵件,最後結果卻是「沒有獲得預算」,這種只能算是很遺憾的搞笑事件,並不在討論範圍內。事實上,對方很可能不願意從頭讀到尾,這類郵件也無法取得周遭的信賴。

正是因為你每天都理所當然地使用電子郵件,所以或許並不那麼重視書寫方式的優劣,但是「讀完能夠瞬間理解的簡潔文章」會成為非常強大的武器。如果你希望對多數人發揮影響力,最好不要藐視「郵件力」。

重點提示

「讓人光看一眼就能理解」是你的強力武器。

電子郵件的「分類」相當關鍵

我的信箱裡,每天會收到上千封電子郵件。如何處理這些郵件,對我一整天的生產力高低影響甚鉅。坦白說,我根本就無法逐一開啟、檢視這些郵件。即使已經篩選出該讀的郵件,一封封開啟觀看,不只做不了原本應該進行的工作,還會耽誤既定行程。

因此,為了妥善分類,並且有效率地閱讀郵件,就需要一套個人化的規則或巧思。我會運用電子郵件信箱的功能設定,或是以主旨來為郵件分類,所以最終歸類為「要讀」的郵件,每天會篩選到只剩下100封左右。

而這些歸類為「要讀」的郵件,其實我也不是都會在當天開啟,而是只會從中挑出「必須馬上看的郵件」和「必須馬上看完回信的郵件」,留在收件匣裡。 至於其他那些不需立即處理的郵件,就留著當作「待讀郵件」,不會在收信當天就開啟閱讀。

為了做出上述這些分類,我每天要先一鼓作氣,快速檢視近千封郵件的主旨。對我來說,快速瀏覽郵件主旨就像在新幹線上觀看電子顯示看板的新聞標題一樣,就算有上千封也不至於造成太大的負擔。

很多郵件都是只看主旨就知道結論,讓人心裡嘀咕著「原來有這些事」,然後就會列入「不開啟」、「顯然不看也無妨」的類別,接著俐落刪除。

在確認郵件主旨的過程中,不時會出現一些我有興趣,「想更進一步了解詳情」的郵件。如果主旨真的非常令人好奇,有時候也會立刻開啟閱讀。不過,隨興地開啟閱讀,導致後續行程延誤的風險也會隨之提高,因此我總會隨時提醒自己,盡可能地專注在「分類」這項工作上。

善用過濾功能,明確區分閱讀與否的郵件

附帶介紹一下,只要充分運用電子郵件信箱的過濾功能,就能把那些已經知道「與當天工作無關」的郵件,自動納入其他分類的收件匣裡,而不是全部收到同一個收件匣。

舉例來說,我收到的電子郵件中,有很多是發給我隸屬的團體,而不是針對我個人。有些團體的信件內容和我幾乎沒有直接關係,只是寄給我參考而已,諸如此類的資訊就會把它們分類到專用的收件匣。

因為知道每個團體在自己心中的重要性,所以被納入該收件匣的信,我只要看一眼主旨,就能立刻判斷這封信「該讀」或「不讀」。如此一來,郵件分類的工作就能進行得更迅速。刪除無須開啟的郵件,再將「待讀郵件」全部封存,收件匣裡自然只會剩下必須馬上看的郵件」和「必須馬上看完回信的郵件」;換言之,留在收件匣裡的這些郵件可以發揮「待辦清單」的功能。

能整理到這個地步,接著只需要按照「清單」所列,把該做的事一一解決。這一連串的分類流程,我通常會在進公司後的30分鐘內處理完畢。

至於「待讀郵件」的部分,則會在週日晚上空出一到兩小時的時間,一次開啟這一週累積的份量,這是在Google 任職時就養成的習慣。

在週末挪出這段時間,平日就能用最低限度的時間來處理電子郵件。不過,在孩子出生,我也請了育嬰假後,平日和週末的工作與生活時間劃分得更明確,最近我在週末空出來讀信的時間,已經變得比以前更短了。

正是因為我們每天都要用到電子郵件,所以花點巧思擬訂出提升效率的規則,並且從平時就調整自己的做法,便能創造出更多的時間,讓我們專注在原本該處理或更具創造力的工作上。

重點提示

擬訂機制,讓自己專注在當天「該做的事情」上。

責任編輯:洪婉恬

核稿編輯:陳慶徽

書籍簡介

三個月交不出成果,就等於失敗!告別無效努力的Google三個月循環工作術

作者:佐佐木大輔

譯者:劉愛夌

出版社:商周出版

出版日期:2019/01/12

作者簡介

佐佐木大輔

日本市占第一的Fintech軟體「freee」創辦人,目前為該公司的董事長兼執行長。1980年生於東京,一橋大學商學院畢業。就讀大學期間,曾被學校派至瑞典斯德哥爾摩經濟學院(Stockholm School of Economics)交換學生。在知名線上行銷研究公司MACROMILL實習時,就已開發出專業數據統計系統,並設計出行銷調查方法。大學畢業後,於博報堂股份有限公司擔任行銷企劃人員,幫客戶訂立行銷策略。離開博報堂後,先至里昂證券公司(CLSA)當投資分析師,後到ALBERT股份有限公司擔任財務長一職。2008年進入Google任職,負責訂立日本行銷計畫,並幫Google Map開發合夥企業,統籌亞太地區的中小企業行銷。2012年7月創立freee股份有限公司,推出使用率第一名的雲端會計系統──「freee」。2016年入圍日經商務「2013年日本最重要創新人士」、「2014年日本的一百名中心人物」,並於2015年、2016年連續入圍日本富比士「創業家排行榜」的前十名。

譯者簡介

劉愛夌

日本文學碩士,自由譯者。

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