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職場 | 職場修練

1張廢紙+5秒鐘,生出值6千萬的商業點子!他28歲就當上9間公司董事,傳授高效率的3個關鍵

撰文者:小川晉平, 俣野成敏
非讀BOOK 2018.12.14 5,689

想集中精神,就從昨日殘留的工作著手

跟車子一樣,工作也需要暖機的時間。

我每天早上從整理一天的行程開始,以調整工作步調。想著「今天可以跟這個人見面」,就可以讓一整天變得令人期待。明確的待辦事項,能讓你在實際作業時沒有疑惑,讓工作更加順暢。

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暖機時間要多久,因人而異,也有人過了一小時也無法集中精神。然而,比較慢進入狀況的人,卻往往傾向一開始就從難度高的工作項目開始。

針對比較慢進入狀況的人,我的建議是前一天刻意不把事情做完,留下一些簡單的工作。

如果前一天晚上在處理郵件的話,就留下一封郵件不回覆,直接回家。隔天早上,因為有明確要做的事,集中力便會變得不一樣(也一定不會賴床)。而且,因為能確實把工作做好,還可淺嘗一點成就感。

啟動引擎得花時間,就是這種人的特性,也可以說是弱點。要克服弱點很困難,雖說目的是要獲得成果,但我們並不需要成為完美的人。思考該怎麼做能彌補缺點,以達成目的,才是關鍵。

忘記不重要的事,也是善用大腦記憶體

人的能力有限,體力也是,思考能力更是。

我們經常聽到這句話:「同時思考3件以上的事,會超過人的大腦負荷量。」審視平日的工作狀況,的確就像這句話所說。像是同時開啟多個應用軟體,電腦的記憶體會超載、速度變慢一樣,人的大腦同時可以處理的資訊量,也有上限。

這個大腦的工作範圍,叫做工作記憶體。

將工作記憶體開到最大極限,工作的處理速度與精準度確實會提升。為了達到那樣的境界,必須盡量不花腦筋在工作以外的事情上。像是愛因斯坦不記得自己家裡的電話號碼,因為對用大腦工作的他而言,節省工作記憶體是深切的問題(當然,亞斯伯格症也是重要因素之一)。

另外,大家都知道,臉書執行長馬克•祖克柏(Mark Elliot Zuckerberg)總是穿著同樣的衣服。因為對他來說,穿什麼衣服都好。這也是節省工作記憶體的一例。

那麼,我們平日工作時,該如何節省工作記憶體呢?

最簡單的方法,就是寫在備忘紙條上。大家都會記下重要的事,但反過來想,記下哪件事不重要也有其意義。在不重要的事上使用工作記憶體,實在很浪費。備忘的目的,就是為了忘記不重要的事情。

例如,會計部門的人聯絡:「這週內請結算好出差費用。」一般人會想:「喔,這樣啊。」不會記下來。之後,太太打電話來說:「回家時順便買一下牛奶。」因此,在那個時間點要記住的事情有2件。像這樣,零碎的事會壓迫你的工作記憶體。

我身上總會帶著一定分量的便條紙,便條紙能充分代替短期記憶的功能。

說到筆記,我總是用有點酸的語氣,對參加講座的員工說:「不准將白板上的字原封不動的抄下來,寫下自己的察覺點。」因為,比起講師說的,自己受到什麼刺激或是學到什麼,才是最有價值的。

《為什麼聰明人都用方格筆記本》作者、筆記整理術的名人高橋政史說:「備忘(memo)跟筆記(note)不同。備忘是為了記錄,筆記則為了思考。」正如他所說,既然要花工夫,比起做備忘,不如做筆記。假如白板上有記錄的價值,拍下來上傳到雲端就好。

利用5秒幹勁,發揮行動力

能以一定步調工作是最理想的,但只有機器人才辦得到,因為人容易受到當下的身心狀況影響。

這並沒有好壞,只要是人都會這樣。

商務人士為了做出成果,過程多少或許有些波折,但一天結束後,只要能拿出成果,誰也不會多說什麼。

不過,人的幹勁,在5秒內就會消失。

如果想要多少做出些成果的話,一旦有幹勁時,請別讓它溜掉,要立刻行動。看似微不足道的5秒習慣,能讓你有機會贏得豐碩的成果。

如果突然想跟某個人約時間,請立刻用即時通訊軟體傳訊息給對方:「下週能跟你見面嗎?」只要5秒鐘就能解決這項工作。

但是,如果是用臉書傳訊息,一打開臉書就完了。因為你會忍不住瀏覽塗鴉牆上的最新消息、按讚,這已經可以說是現代病,防不勝防。這樣的話,不只是5秒,時間便在你瀏覽之間飛快流逝。

郵件信箱也很危險。開啟電子信箱,就會開始收信,然後忍不住閱讀新的郵件。這樣的話,使用簡便的即時通訊軟體反而最方便。

另外,當你想到某個專案計畫時,會怎麼做?

這時可以先寫在紙上。把想法化為文字,之後可能會有更多點子湧現也說不定。

便利貼可能太小張,所以在自己的座位旁放置可以馬上使用的白板最為理想。沒有白板的話,就把背面空白的A4廢紙放在可以立即取得的地方。如果覺得寫在全新的白紙上很浪費,就寫在丟掉也不心疼的廢紙上。雖然是用廢紙背面書寫,但絲毫不會減損點子的價值。

我曾在午休跟員工閒聊時,想出毛利約2億3千萬日圓的生意。那時的最大功臣,就是廢紙的背面。

那是個突破市場盲點的商業點子,但因為是休息時間的閒聊話題,一般人很有可能只會覺得「這個想法很有趣耶」,就沒下文了。但我有立刻把想法寫下來的習慣,為了驗證實踐的可能性,當天下午就做出指示。所以,不可以太小看廢紙的功用!

不讓幹勁跑掉的自我管理術,也可以應用在日常生活大小事情上。

當你舒服躺在沙發上,突然想到「來打掃吧」的時候,請不要遲疑,立刻站起來把散落在房間的衣服整理好。重點就在於,站起來,實際展開行動。起頭氣勢好,就會有顯著的成果。

5秒的規則,也可以使用在抑制負面情緒與行動上。工作到一半,突然想要偷懶時,就跟自己說「先等5秒鐘」。或者,跟不講理的客人講完電話,氣到想把桌上東西都掃到地上時,先咬牙忍耐個5秒看看。

人比自己想像的還要脆弱。我們往往覺得自己有堅強的意志力,卻又容易被惰性帶著走,相反的,有時明明有迫切的必要性,卻湧現不出任何熱情。

這時,就更要熟練的使用5秒規則,試著控制自己。

書籍簡介_強習慣:工作效率提升120%、30歲前擁有9間公司的關鍵

作者:小川晉平, 俣野成敏

出版社:方智

出版日期:2017/03/01

作者簡介

小川晉平

應慶義塾大學經濟系畢業。17歲開始操作線上交易,進入大學後一天買進賣出金額高達上億,但在活力門事件之後,受到日本股市重挫的影響破產,背負債務。在IT新創公司擔任系統工程師時,租借其他公司的辦公室,於24歲創立初期零投資的客戶服務中心。26歲時辦公室搬遷至六本木之丘。28歲時,成為9間公司的董事。同時亦為包含日本市值前10名企業、部分上市公司的顧問。主辦與創業者一起學習獲得成果習慣的「團隊100」研究會。

俣野成敏

1993年進入CITIZEN鐘錶公司。被列入裁員名單時下定決心創業。公司內創業的功績被認可,33歲時被提拔為集團內、130間公司最年輕的董事,並於40歲時被徵召回總公司,任職集團史上最年經的高級顧問。依據經驗撰寫《專業上班族》等書,累積銷售突破20萬本。2012年獨立創業,身兼多個事業經營與投資活動,同時開辦私人補習班「專門研究所」,傾力培育專業上班族。

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