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職場 | 職場修練

只靠說不,他當年拿下賈伯斯的標案...職場必學8大SAY NO招數,讓你輕鬆擺脫惱人會議通知

撰文者:葛瑞格‧麥基昂
非讀BOOK 2018.12.13 1,014
(來源:Dreamstime)

當我們對某人說好時,多想想自己正在放棄的事情,如此會比較容易說不。如果我們對機會成本(換句話說,就是我們正在放棄的事情的價值)缺乏清楚的認知,就會特別容易落入「告訴自己可以全部做完」的非必要陷阱之中。我們做不完的。優雅的「不」產生自一個清楚卻隱含了取捨的計算。

提醒自己,人人都在推銷

這不代表你必須懷疑世人。我不是故意暗示人們不該受到信任。我只是在說,每個人都藉由推銷某種東西(概念、觀點、見解),來換取你的時間。光是意識到自己被推銷了什麼,就能讓我們在決定是否買帳時更加小心謹慎。

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接受事實吧!說「不」往往必須以聲望來換取尊重

當你說不時,關係通常會受到短期的影響。畢竟,當某人要求某事卻無法如願時,他/她的即刻反應很可能是煩惱、失望,甚至憤怒。這麼做的缺點顯而易見。

然而,它的潛在優點卻不甚明顯,那就是:當一開始的煩惱、失望或憤怒逐漸消退時,尊重便開始發揮作用。當我們有效地加以推辭時,就是在向人們表示我們的時間非常寶貴。它能讓人區分出專業人士和業餘人士。

平面設計師保羅.蘭德(Paul Rand)有膽向史帝夫.賈伯斯說「不」,就是一個很好的例子。

當賈伯斯在替NeXT這間公司尋找商標時,他要求曾為IBM、優比速(UPS)、安隆(Enron)、西屋(Westinghouse)和美國廣播公司(ABC)設計商標的蘭德提出幾個選項。但蘭德並不想提出「幾個選項」。他只想設計一個選項。

因此蘭德說:「不。我會替你解決問題。而且你會付我錢。你不是非用那個解決方案不可。如果你要幾個選項的話就去找別人。但我會用就我所知最棒的方法解決問題。你要用不用都可以。隨你高興。」

蘭德毫不意外地解決了難題,並創造出賈伯斯想要的「珍貴」商標,但真正的教訓是,蘭德的「推辭」對賈伯斯所造成的影響。賈伯斯日後在談到蘭德時表示,「他是我合作過最專業的人之一:在這層意義上,他已經把客戶和像他這種專業人士之間的所有正式關係都想過一遍了。」蘭德說「不」時冒了風險。他為了獲得

長期的尊重,賭上短期的聲望損失。而他成功了。

專準主義者接受自己無法時時刻刻討人喜歡的事實。是的,恭敬、有「理」又優雅地說不,會讓人付出短期的社交成本。但從長遠看來,實踐專準主義者之道的一部分,就在於了解,受到尊重遠比討人喜歡來得有價值。

明確的「不」可能比含糊或不置可否的「是」更優雅

任何在這種情況下當過受氣包的人都曉得,一句明確的「我不想管這件事」,遠比不回應某人,或在明知道自己不行時,用一些像是「我會試著促成這件事」或「我也許可以」等不置可否的回答來吊人胃口要好得多。含糊其辭和表現優雅不同,而拖延最後的「不」只會讓處境變得更艱難,同時讓接收者更為憤怒。

說「不」百寶箱

記住,專準主義者並非偶爾說不而已。這是他們常備的招數之一。想要始終帶著優雅說不,備妥各種能派上用場的回應方式會很有幫助。以下是你可以擺進說「不」百寶箱的八種回覆。

一、尷尬的暫停。不要被冷場的威脅所控制,要以它為傲,把它當成工具使用。當有要求上門時(顯然這只對當事人有效)就暫停片刻。在宣布你的正式決定前先數到三。如果你膽子更大一些,只要等其他人來填補空白就行了。

二、溫和地說「不」(或「不,但是」)。我最近收到一封邀我喝咖啡的電子郵件。我回答:「我目前正在專心寫書:) 不過一旦把書寫完,我很樂意聚一聚。請讓我知道我們能不能在夏天結束前碰個面。」

電子郵件也是開始練習說「不,但是」的好方法,因為它能讓你有機會起草和改寫你的「不」,以便盡可能地優雅。此外,許多人發現,電子郵件的距離也能減少對尷尬的恐懼。

三、「讓我查一下行事曆再回覆你。」一位我認識的領導者發現她的時間整天都被別人所挾持。身為典型的非專準主義者,她聰明、能幹卻無法說不,因此很快就成了別人「請託」的對象。人們會跑去跟她說,「你能幫忙X專案嗎?」想當好人的她只好答應下來。但這些不同的待辦事項很快便令她感到不勝負荷。可是當她學到「讓我查一下行事曆再回覆你」這個新說法時,事情有了轉變。這使她有時間停下來思考,最後再回覆說,很抱歉實在抽不出空檔。這使她拿回了自己的決策控制權,而不是在被要求時倉促地說「好」。

四、使用電子郵件的自動回覆功能。當某人在旅行或離開辦公室時,收到自動回覆是完全自然又可以預期的事。這確實是社交上最能讓人接受的「不」了。人們不是在說他們不想回覆你的電子郵件,只是在說自己有段時間無法回覆。

所以,何必把這個做法侷限在休假和節日上呢?我在寫這本書時,把自動回覆的電子郵件主旨設成了「閉關中」,內容是說:「親愛的朋友們,我目前正在寫一本新書,它對我的時間造成了極大的負擔。不幸的是,我無法以我想要的方式回信。我對這一點表示歉意。─葛瑞格」你猜怎麼著?大家似乎很能適應我的暫時缺席和不予回應。

五、說「好。那我該刪掉哪個優先事項呢?」向職場上的資深領導者說「不」簡直難以想像,對許多人而言甚至荒唐可笑。然而,當說「好」會使你在能力上讓步,以至於無法在工作上做出最高程度的貢獻時,說「不」也是你的義務。在這種情況下,說「不」不僅合理,更是必要之舉。想做到這點有一個有效的方法,就是提醒你的上司,如果你說「好」可能會疏忽哪些事情,然後逼他們做出取捨。

例如,假使你的經理來找你並要求你做X,你可以回覆他,「好,我很樂意將它列為優先事項。為了把注意力放在這個新專案上,我應該從其他專案裡刪掉哪一個呢?」或是簡單地說,「我想好好表現,但考量到我還做了其他承諾,萬一再接下這個,我恐怕就無法交出引以為傲的成果了。」

我認識一名從下屬那兒得到這種回應的主管。他一點都不想擾亂這名有生產力又井井有條的員工,因此他收回這個不必要的工作專案,交給了另一個比較欠缺條理的人。

六、說的時候要幽默。最近有一位朋友要我陪他參加馬拉松訓練。我的回答很簡單:「免談!」他笑了一下說,「哇!你說到做到耶。」這證明了專準主義者的名聲有多麼好用! 七、說「歡迎你X。我很樂於Y。」比方說,「歡迎你跟我借車。我很樂於確保你要的鑰匙在這兒。」這麼說,你的意思也等於「我沒辦法載你。」你是在說你不想做的事,可是你用你願意做的事情來表達。想應付一個你有點想幫忙卻無法全力支援的要求時,這個方法特別管用。

我尤其喜歡這個構想,因為它也向另一個人的選擇能力和你自己的選擇能力表達了尊重。它能提醒雙方所擁有的選擇。

八、「我沒辦法,但X可能會有興趣。」我們很想認為自己的協助獨一無二又極具價值,但提出要求的人通常不在乎伸出援手的人是不是我們,只要有人幫他們就好。

安公司(Ann, Inc.,女裝零售商)的執行長凱.柯瑞爾(Kay Krill)過去一直很難對社交邀約說不。也因此,她最後還是會參加她沒興趣的聯誼活動。她會發現自己出席了公司派對,而且一到現場就後悔。

然後有一天,她的一位良師益友來拜訪並告訴她,她必須學習擺脫生活中那些不太重要的人事物,如此一來,才能將百分之百的精力投入在對自己有意義的事情上。那個建議令她如釋重負。現在她有能力精挑細選了。透過練習,婉拒邀約變得輕而易舉。凱解釋:「我可以十分輕易地說不,因為我知道什麼才是對我重要的事。我只希望這輩子能早一點學會怎麼做這件事。」

說不的本身就是領導能力。它不僅是一個次要技巧而已。和培養任何能力一樣,我們都是從有限的經驗開始。我們是說「不」的新手。接著我們學到幾個基本技巧,犯下幾個錯誤。我們從中學習並發展出更多技巧。

我們持續練習,不久便有了可以自行運用的百寶箱,而最後我們終將精通某種類型的社交藝術。我們可以帶著優雅和尊嚴應付幾乎任何人的任何要求。軒德管理顧問公司(Heidrick & Struggles)的前任執行長湯姆.弗利爾(Tom Friel)便曾告訴我,「我們必須學會慢慢地說『是』和迅速地說『不』。」

書籍簡介_

書名:少,但是更好

作者:  葛瑞格‧麥基昂

原文作者: Greg McKeown

譯者:  詹采妮

出版社:天下文化  

出版日期:2018/10/16

作者簡介

葛瑞格‧麥基昂 Greg McKeown

  擁有史丹福大學MBA學位,身為專準主義(Essentialism)的奉行者,葛瑞格在全世界巡迴演講、教授,以及寫作關於在生活及領導方面實行專準主義的重要性。曾受邀至著名企業如蘋果、谷歌、Facebook、LinkedIn、Salesforce.com、賽門鐵克,以及Twitter演講。他同時也是《哈佛商業評論》最受歡迎的部落客。葛瑞格在史丹佛大學與人合開「設計精簡生活」(Designing Life, Essentially)課程,並曾獲世界經濟論壇任命為「青年全球領袖」(Young Global Leader)。

譯者簡介

詹采妮

六年級,輔仁大學應用美術系畢業。譯有《和尚賣了法拉利2》、《靛藍成人的地球手冊》等書,著有《零雜物:讓生活輕盈,讓心更自由》一書。嚮往清爽無負擔的極簡生活,現為自由工作者。

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