考核時曾被一句問倒，慘坐公司冷板凳...如何面對老闆的隨堂考，看微軟總經理的15秒報告術

在微軟，每年一月中旬都有一個重大的Mid-Year business review（年中業務考核），它也是攸關區域總經理的生死判決，在那個場合裡，要接受從全球營運長帶領的五十幾個總部高階主管業績考核，必須做全面的業務準備與分析，並進行事前猜題。否則，上萬個的業務及業績數字是很難透過臨場反應就搞得清楚的，尤其又是在一個非使用自己母語的國度。最好的方式就是跟我一樣做苦工，事前猜題、寫下來變成script（劇本），多練習幾次，把它背到滾瓜爛熟，即便無法出口成章，也可以透過練習達到報告流暢的狀態。

一般而言，很具體的問題，像是去年業績怎樣？第一季表現如何？年成長多少？是比較容易準備及回答的。但是，常常被考倒的，往往不是如此具體的提問，而是像是”How about Taiwan ?（台灣的情況如何？） What happened with Q4?（第四季出了什麼問題？） Hey, why you screwed up？Tell me about it?” （為什麼搞砸了？可以談談嗎？ ） 這一類無邊無際、若無事先準備乍聽之下根本回答不出的問題，我曾因此吃過大虧，被問到這類非具體的問題。

1998年，Mid-Year business review（年中業務考核）在東京舉行，那時候我並非台灣區總經理，當時主要負責技術的團隊。由於技術團隊功能十分複雜，於是我事前做了很多的準備及猜題，個性傳統的我就好像牛一般地勤奮認真，把所有複雜的數字，仔仔細細做成excel表，嚴陣之待。

將近四個鐘頭的檢核過程，都是針對業務及產品，Services（技術服務團隊）完全沒被問到，原本緊張備戰的我開始精神渙散，甚至分起心來看email，沒想到就在review快要結束的時候，那時的亞洲區總裁Michael突然冒出了一句話：”How about services?” （技術服務團隊表現如何？）

我一向最怕的就是 “How about……”這一類沒頭沒腦、無邊無際的提問，加上當時沒專心，聽到這句話自然反應不過來，當時坐在我身旁負責大型業務的老朋友還用台語「點」醒我：「問到你了啦！」

只剩不到五分鐘就要結束，偏偏那短短的五分鐘裡,我的腦海就是一片空白，想不出要回答什麼，情急之下，我竟然脫口說出一個很「笨」的回答：”How much time do I have？” （我有多少時間？）

當時腦中想的是我負責好多不同的團隊，包括technical services（技術服務）、 consultant（顧問服務）、call center（客服中心）、 customer satisfaction（顧客滿意度）…….同時間一百多個數字在我腦筋裡打轉，不知該從何講起。亂了章法的我猛然迸出那句話，只見現場一片靜默，眾人心想：「Davis怎會這樣回答？之後是要如何再接下去？」

我當下的應答把場面弄得很僵，高層只好快速跳過我做結束。回到台灣後，當時的老闆，回國第一句話就對我說：「Davis啊，Michael問我:”What happened with Davis?”」這句話講難聽一點就是暗示：「你怎麼會找這種人啊？」

這個事件之後，我整整黑了一年，一直努力到隔年，因為表現不錯才得以翻身。

這其實是一門課，如果不是我的老闆夠挺我，我可能就走入微軟歷史了。

至於針對像”How about Services…”範圍這麼廣問題要怎麼準備？首先，要看你講話的對象是誰。好比說Michael是亞洲區總裁，當他詢問：”How about services？“時，並不是在關心細節，而是「問題」本身。他要你給他一個簡短清楚的view，換句話說，你要了解背後的來龍去脈。

以那次大會為例，我沒有一開始就被review（檢核），是因為當年Services的整體表現不錯，所以他在結束前給我一個面子，詢問一下，算是拍頭獎勵，表示他的關注。

這些經驗都是過往吃了不少虧後才學會，並且深深理解到的寶貴道理。當時也沒有人傳授我這些秘訣，所幸後來我遇到一位澳洲人，那時他是全亞洲區技術服務的總經理。在一次當面的一對一機會，他跟我分享自己以前的經驗，由於他曾在美國跟澳洲工作過，相當了解如何掌握西方人開會的要點及節奏。從他身上，我學習了不少，之後我又融會貫通、不斷練習，進而掌握了更多要點。

因此，要減少在重要場合犯錯的機會，你最好先乖乖根據場景及對象想好及寫好腳本，舉例來說，上述的情況，當時其實只要做約莫十五秒簡短有力的回答，像是：「Michael, 我們有此佳績歸功幾點：第一點，整體表現良好，業績超越目標20%、第二點顧客滿度意創新高、第三點……」如此回答，就可以輕鬆過關。

而倘若你是剛接手一個業績表現很差的團隊，而老闆問你怎麼改善，「您是對的，我們搞砸了。基本上會造成這情況有三件事，第一件事為XXX，第二件事為XXX…….，我們會儘快在三個月內解決問題，並每周回報您相關細節。」

這就是language（用詞）的技巧，也是個人形象、品牌的展現。換言之，回答要有建設性，也要有具體的行動及建議。當然，最重要的是，一開始承認我們的確搞砸了，使用「boil down」，字面上是表示把水煮乾，但其深層的涵意卻在於知道問題在哪裡，勇於改變，並在接下來三個月付諸行動並定期回報等等。

書籍簡介_微軟商學院：微軟總經理蔡恩全的工作哲學，打造「不設限」的全方位將才！