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職場 | 職場修練

不知不覺已經過了半天,要做的工作還是堆積如山?因為你的時間都花在回覆email!領導力訓練專家:一天只回3次email,讓你準時下班

撰文者:戴芙拉.札克
非讀BOOK 2018.09.28 5,883

和專於一事相比,辦事時做做停停,會容易疲勞和犯錯。當我們分心的時候,大腦處理和存儲資訊的效率不彰。一心多用不斷在切換任務,會對專注力造成負面影響。切換任務是專注的相反,一心多用者的專注能力較差,並且相對地效率不彰。

工作分心的壞處還不只這些,還在另外3方面造成不好的影響:

●生活品質

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●人際關係

●其他對你重要的事情

你還覺得沒什麼大不了的嗎?

網路世代的優勢?

提到一心多用時,經常有人問我年輕人是否占優勢。生長在高科技環境下是否讓人更具備同時兼顧多件事情的能力?答案是,並沒有。正如Google前資訊長道格拉斯.梅瑞爾(Douglas Merrill)所言,「大家都以為小孩比較擅長一心多用。問題是,大家都錯了。」

大學生和高中生與成人相同,大家的記憶力都是有限的。不論年齡大小,我們切換任務時,理解力和記憶力都會變差。知識學習的效果不佳時,傳送和應用概念的能力會變得薄弱,所以學習專心是一種生活技能。

佛蒙特大學(University of Vermont)的研究顯示,學生在做作業時,在筆記型電腦上使用與課程無關的軟體花費的時間,比花在作業上的時間高出42%,可見大學生分心是很普遍的情況。

年輕的一代有種瘋狂誇大的想法,以為可以同時顧及許多的事情。 試圖同時完成2項困難工作的年輕人被騙了,因為這樣需要腦力的複雜活動會競爭同一塊資源——前額葉皮質。人們很難自我評估大腦運作過程的好壞,因為這種過程是無意識的。

在課堂上或做功課時,傳送簡訊、即時訊息和上網,會對成績產生不良的影響,因為哈佛大學研究發現,注意力分散會阻礙我們運用資訊的能力。結果是,我們記住的資訊變少,或者什麼都沒有記住,所謂的一心多用「導致認知處理能力變低,並且阻礙學習無法更扎實。」

你的日常生活

你很可能因為無法完成所有的事,所以覺得無法消受。有些人一天可以完成很多事,是怎樣辦到的?

《哈佛商業評論》報導過高效率員工的工作習慣。 除了一到公司立即開始工作之外,這些員工一天當中也會定時休息,他們在每日行程中安排休息時間,使整體的效率更高。高效率的人甚至午餐期間也是只做一件事,他們好好享受午餐不工作。

把這個記下來!讓自己有一些休息時間,這樣完成的事更多。同樣的,當我們精神抖擻時,要投入工作中。即便如此,面對多到不行的工作時,要如何生存下去?

秘訣一:把類似工作集中,整理成工作串

有什麼相關的工作是你平常上班時,一天可能會做上好幾次的?以我自己為例,包括閱讀和回覆訊息,把東西(文章、要簽名的文件、該寄的信件)拿到大樓裡其他辦公室、回電話,並安排會面。

工作串的方式是把類似的工作找出來,把這些事集中在一天當中的特定時段一起做,而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。

用工作串的方式可以節省時間,以下是一些幫助你成功的建議:

●在你最清醒的時段來使用工作串的方法。

●一天做一到三次的工作串。

●決定花多久時間做工作串,並設置鬧鈴提醒你該停止的時間。

●避免在指定時間之外,從事這些工作。

一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎?社交媒體的誘惑是否使你留連忘返,影響到工作,對即將到期的專案造成損害?如果是這樣,也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起,一天分3個時段:剛到公司時、午餐時間前和下班回家前,各用20分鐘來做這些事。

也許你對此表示懷疑,大家不是期望更快收到回覆嗎?我並不是建議你每週才回一次電子郵件,不過一天回3次是合理的。

此外,許多電子郵件因為大家一來一往的回覆,沒必要地過分冗長,例如,以下的回覆方式可以消除或減短對話串:

●無需回覆。

●感謝,今天就到此為止。

●如果有變動,才需回覆。

●【某某同事】可以處理此事,不必傳副本給我。

●這樣很好,到時見。

●接下來幾個小時,我不會上線。

●可聯繫【某某同事】來安排。

這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快要到時,我早上還是會從我的行程檢查起,並努力地看完從昨天開始累積的訊息。

假設你已經幾天沒進辦公室了,回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈,等著你處理。別驚慌,我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為1×10×1方法,這是從工作串演變而來的。

先快速看過待辦的事項,並立即處理任何可以在1分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、專案的簽名同意、回電語音留言或回答時間安排。接下來,處理可以在不到10分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作,其餘的工作是要花上1個小時的時間來處理。接下來幾天,把這些事整合至你的時間表。

最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前,在早上盡可能快速辦好工作。

秘訣二:「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾

不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間,或是在開放空間的辦公室裡工作,便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上,把它貼在門上、入口處,或是桌子的旁邊。

這樣不會讓你永久不被打擾,最長大約維持90分鐘。最好限制你密集專心一志的時間,在你累垮前,就應該喊卡。這樣你會更有效率,也更熱衷於工作。

你可以讓別人好辦事,可以在便利貼上寫下你工作結束的時間,例如:「請下午1:30後再來!」

並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地,和真正需要你幫忙時,卻不伸出援手,兩者是不同的。

辦公室的門戶開放政策受到好評,但是我反對,因為這樣預先認定你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說,門戶開放政策意味著你的門(真實或象徵意義)永遠對沒有預先計畫的訪客敞開,你神奇地隨時對任何人都有空。在現實中,這是不可能的。對所有人隨時都有空,代表無法專心陪伴某人。如果我在你的辦公室,而雷蒙跑進來要和你討論,你怎麼可能把注意力放在我們倆個人身上?你沒辦法,所以你是浪費大家的時間。

在你的線上行事曆或在你辦公室入口處,放上會談登記表,表明你的辦公時間。是的,真的有人這麼做,而且是有用的。

秘訣三:把彈性工時排進你的時間表

當你為每週該做的事項安排進度表時,至少每天排進2個半小時的空檔,預留給工作串和突發事件。我叫這為彈性時間,這麼做需要紀律,但是我看過甚至是非常忙碌的資深主管,也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望,永遠有追趕不上的會議。你還可以使用開放時間,專心來做長期的專案。把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段,除非發生急事,不然不能動用。這也是安排彈性工作時間的部分原因。

你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢,他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是1個月後的今天。但是,如果你早上8點打電話過去,說你發燒頭暈,你可以當天早上就掛號,因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。

對於忙碌的職業人士,這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而,如果你的行程滿檔,就無法騰出空來處理意外情況,而意外情況是一定都有的。

對於職場混仙怎麼辦?他們摸魚,三不五時晃到你辦公室,也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間,根本沒有任何隔間防線,那該怎麼辦?

我有法子罩你,專於一事並非依賴完美的辦公環境做為前提。有個混仙跑到你辦公室,興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞,但你正在趕工,你可以這樣回應:

●抬頭看看他,並表示你很忙,就低頭回去做事

●微笑並指著耳機,這是用來阻擋不必要的談話

●回他:「很酷,但我有很多事要做,」並回頭做你的事。

實際情況是,有很多方法和說詞可以讓你避開混仙,你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們,現在你沒空聊天,一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容,這樣就很夠了。

書籍簡介_專一力原則:「一心一用」戰勝拖延╳提高效率╳改善關係,重獲職場與生活時間主權

作者:戴芙拉‧札克

出版社:寶鼎

出版日期:2018/10/03

作者簡介

戴芙拉.札克

Only Connect諮詢公司的總經理,為100多家客戶提供領導力訓練課程,包括康乃爾大學、高智商門薩組織、史密森尼學會、澳洲管理學院、倫敦商學院、勤業眾信事務所和美國教育部等等。她的著作有《零壓力社交:內向者的輕鬆人脈術》和《厭惡當管理者的管理書:做自己也可以成功》。

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