一個失敗工程師，靠簡報締造上億業績！微軟最強簡報高手：比起報告產品跟技術，這件事更重要

微軟公司在全世界大概有12萬名員工，其中成績優異的12名左右會每年頒予「董事長獎」（Chairman's Award）獎項。頒獎儀式在可容納3萬人的體育館舉行。

2006年，我也成為董事長獎得獎者其中一人，站上這令人興奮的舞台。我是唯一的日本人，那個規模和衝擊，可說是我人生中最大的成功體驗。

其實會選中我，在微軟公司史上也是相當罕見的事情。因為董事長獎是給放眼世界成績優秀者的獎項，通常會選擇業務員或行銷人員。就評審委員那些幹部來說，因為必須從12萬人中挑選大約10人，如果不是業務員或行銷人員那樣「有明確成就的人」很難被選到。

但是，當時的我只是業務支援工程師（Pre-sales），業務支援工程師的工作內容是「對技術有純熟了解，協助業務進行」這樣的角色。我的得獎在公司內還成為一陣子的話題焦點，「擔任工程師的澤圓得到董事長獎！怎麼可能有那種事！」

到底是我的什麼部分得到了這樣的評價？

以我們所在的資訊科技領域來說，業務員雖然也會有最基本的知識，但進入高度的技術領域後就不是那麼容易理解了，更別說要對客戶說明會有多困難。所以微軟公司找來業務支援工程師和資訊科技顧問這樣的人，負責應付客戶對於技術上的問題，或是解說商品與服務。

而我因為「說明優異」「解說很好懂」「因為深入淺出的說明讓業績大幅成長」等理由而被認可，所以被董事長獎的評審委員選上。

換句話說，我的簡報讓我得到這份光榮。這股驕傲的心情對我來說是超越任何事的，那種興奮我到現在都還記得。

會簡報不是天生，我是刻意練習

在全世界超過12萬員工的微軟公司工作而且還得到表揚，也許各位會覺得我是個非常優秀的人，但其實不是這樣。

進入微軟公司之前，我在一家小型科技公司工作，以工程師身分開始我的職業生涯。在那個還沒什麼人知道系統工程師（SE，System Engineer）一詞和職業的時代，喜歡新事物的我輕率地認為「系統工程師聽起來還真酷！」而立志當一名程式設計師。

但是進入公司後才發現，比我優秀的工程師所在多有，很明顯的我是其中最不好用的員工。我必須比別人更努力學習技術相關知識、理論和技能，但因為我沒有基礎，所以無法理解比較難的部分。

由於處於這種情況，我知道我第一步要做到的，就是「讓產品說明變得連自己也能容易理解」。專家能馬上理解的內容，我得要分解成容易消化的小片段，懇切慎重地說明給自己聽，當時就是必須反覆花時間做這種事的狀況。

過了一陣子後，我周遭開始有了些微變化。公司內非工程師的人（對技術不甚了解的人）開始跑來問我，「你可以教教我這個嗎？」「你能不能跟我說明一下這個機能？」

當然我也是如同對自己說明那樣，以簡單易懂、懇切慎重的方式向他們說明。然後他們就會開心地對我說「專家的說明太難了很難理解，但你的說明讓人很容易懂耶」，漸漸地建立了口碑，接著就發展成「因為澤圓的說明很好理解，讓他跟業務一起去向客戶說明吧！」的狀態了。

人生真的很有趣，我因為是個失敗的工程師，才會注重「讓人簡單易懂的說明」這點，卻因此漸漸在公司嶄露頭角。

為了讓對方採取行動

轉職到微軟公司後我還是繼續磨練我的強項──將困難的事情說得讓人容易懂。

以「負責說明的工程師」身分和業務員同行，每天向客戶說明，沒想到後來時常發生客戶對我說「可以請你直接說明給上司聽嗎？」「我向高層預約了一小時，可以請你再和他們說一遍嗎？」的情況。

有業務經驗的人應該知道，能和高層見面是求也求不來的機會。我靠著「簡報」這項武器，得到和一流企業的高層或社長等，也就是有決定權的人陸續見面的機會。如果能在當場成功傳達出自家商品的價值，則馬上就能得到「決定導入該系統」或「就採購這套系統吧！」這樣的答案。我光是靠說明，就大幅增加業績。更重要的是，我透過每日的簡報學到越來越多「簡報上的重要事項」。

而到底是為了什麼而做簡報？這件事也讓我做更深入的思考。

目的之一，是明白。

向企業中有決定權的人做簡報，為的就是：「獲得對方的正面肯定」，這也是我被交付的任務。換句話說，我是為了讓對方採取行動而簡報。

因此從一開始就必須明確設定「我想讓對方採取怎樣的行動？」並朝著這點構成簡報的所有事項，做好準備、正式上場。

其實，這就是所有簡報的共通點，也是最基本的一件事。

「想讓對方採取怎樣的行動？」雖然這是非常基本的一件事，但這樣的「基本」能讓人變得多強，也就是說在明確意識後構成簡報，然後正式上場呢？如果你對這個問題沒有清楚的答案，那就應該從出發點再確實檢視自己一次。

對他而言是什麼樣的幸福未來？

想讓對方採取明確行動。雖然這件事真的很重要，但光是這樣還不夠讓簡報變好，因為事情沒有這麼簡單。

因為希望拿到契約，所以將「讓對方理解這個商品的優點」「讓對方理解這項服務的特色」這樣的想法來構成簡報，是否真能收到效果呢？

非常可惜，答案為「否」。因為這是我們單方面的理由，並不是對方原先想要得到的東西。

那麼，到底該怎樣簡報才能讓對方做出我們期望的行動？或是「想要行動」呢？我的簡報有個特色，就是告訴對方對他而言是什麼樣的幸福未來。

告訴對方，對他來說「會有什麼樣的幸福未來」。我注意到這才是簡報中最重要的要素。當你實際做簡報時，真的有清楚想像出對對方而言「會有什麼樣的幸福未來」，並確實傳達那樣的想像給對方嗎？這是簡報能否成功最重要的問題。

我們應該傳達的，不是商品到底有多優質，也不是自己在技術上的知識有多豐富，因為這些都不是客戶關心的事。對他們來說，重要的是「這能讓我遇到怎樣的未來？」「我們公司未來會如何更好？」

這些都是不僅止於業務的事，對從事企畫或開發工作的人來說，也同樣是最終極的問題。這份企畫或開發出來的商品「能讓未來生活多麼愉快？」「能讓社會變得多好？」如果簡報中沒有描繪出這樣「具有魅力的未來」，就無法使人採取行動。所以，無論我做什麼樣的簡報，都會從同樣的問題意識開始構想。

讓人忍不住想分享的簡報

大多數時候，都是對方窗口覺得「這很棒！」「我們很想導入！」卻無法馬上簽約，因為還必須經過「社內討論」或「說服上司」這樣的大工程。

這對社會上所有業務員、企畫人員、商品開發者來說應該都是「共通高牆」，就算我能傳達給窗口「幸福的未來」，他如果無法再向其他人傳達此事，那麼簡報的價值也無法提高。這麼終極的問題我也遇上了。

怎麼做才能傳播、擴散簡報的本質給其他人呢？我徹底思考這個問題，並反覆多次實驗。

我找到的其中一個答案是製造簡報核心這個方法，簡報中最核心的部分必須濃縮成「能留在心中的具象口號或句子」，至少這個訊息要讓對方覺得「可傳播」「可當傳話遊戲」「想告訴其他人」。

於是我扣緊了下面三要點來構成簡報。

‧引導對方採取行動（明確設定想要對方採取怎樣的行動）
‧描繪對他來說什麼才是幸福的未來
‧製造讓人想告訴別人、能夠傳播的「簡報核心」

確立了這個應被稱為「澤圓流」的簡報模式後，不僅使更多人聽完簡報後覺得有收穫，具體來說也為公司帶來更多業績。從另一方面來說，這也算是令我有機會獲得董事長獎殊榮肯定的理由。

書籍簡介_最強表達高手的攻心簡報術