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職場 | 職場修練

原來Gmail可以這樣用:十大技巧瞬間找到電子郵件

原來Gmail可以這樣用:十大技巧瞬間找到電子郵件
撰文者:樺澤紫苑
精選書摘 2012.11.09

要想利用多種搜尋選項,在最短的時間內快速且準確地尋找到目標,肯定非Google的Gmail莫屬。Gmail的搜尋速度甚至遠勝於個人電腦裡的電子郵件軟體,因此,即便我平日是電子郵件軟體和Gmail並用,但是當我想要搜尋郵件時,一定還是二話不說直接選用Gmail的搜尋功能。

不過,由於Gmail郵件搜尋功能的搜尋格式相當自由,可謂千變萬化,對初學者來說,可能會覺得太複雜而望之卻步。以下我就從這千變萬化的Gmail搜尋技巧當中,挑選出使用頻率最高的十種,提供讀者參考。我想,只要記得這十種技巧,便足以應付平常可能遇到的搜尋需求了。

1. 基礎中的基礎:善用AND與OR

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 首先我要介紹的是Gmail搜尋功能中基礎中的基礎:AND(且)搜尋。當關鍵字不只一個時,只要在字與字之間加入一個空白,就表示指定使用AND搜尋。

例如,現在我輸入了「Gmail 工作技巧」進行搜尋,即表示我要尋找的電子郵件一定要同時出現「Gmail」和「工作技巧」這兩個詞。如果兩個詞中間不加入空白,則會搜尋出內容裡出現「Gmail工作技巧」兩個詞相連的郵件。 

舉個例子,假設某一封郵件裡有「使用Gmail的效率化工作技巧」這句話。如果我用「Gmail 工作技巧」進行搜尋,就能立刻找到;若是改以「Gmail工作技巧」搜尋,便找不到。

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另外也可以用OR(或)來連接兩個關鍵字,例如輸入「Gmail OR 工作技巧」,就會搜尋出內容出現「Gmail」或「工作技巧」的郵件。

AND和OR在使用時並沒有次數上的限制,即使是接連三、四個關鍵字照樣行得通。例如搜尋「美國 日本 中國 印度」,也能搜尋出同時包含這四個關鍵字的郵件。

若是搜尋「美國 OR 日本 OR 中國 OR 印度」,則內容只要包含其中任何一個以上關鍵字的郵件,都會被視為搜尋的目標。

2. 使用「搜尋選項」

 Gmail的搜尋功能擁有「一般搜尋」和「搜尋選項」兩種形式。「一般搜尋」就在Gmail首網頁最上方、最明顯的位置,我想不知道的人應該不多。這個欄位主要是提供搜尋單一關鍵字,或比較單純的搜尋之用。而「搜尋選項」則是針對較為複雜、可以指定範圍的搜尋方式。

要使用「搜尋選項」,可以點選一下「一般搜尋」欄位右側的「▼」(顯示搜尋選項)。

「搜尋選項」的介面應該不難瞭解,主要的選項包括「搜尋(對象)」、「寄件人」、「收件人」、「主旨」、「包含字詞」、「不包含字詞」、「有無附件」、「日期範圍」等等。透過這八個選項的排列組合,即可在瞬間搜尋出所有我們想找到的郵件。

3. 指定「主旨」

舉例來說,當我想確認某一場在高雄舉行的業務會議的時間,如果在搜尋郵件時,直接在「一般搜尋」輸入「高雄」,所搜尋出來的郵件數量可能相當多。但如果我還依稀記得之前討論這場會議時,所用的「主旨」是「某年某月在高雄」,那麼我就可以改用「搜尋選項」中的「主旨」欄來搜尋「高雄」兩個字,結果應該就能一次到位,準確地找到我想確認的時間。

從「一般搜尋」輸入關鍵字,其實是針對所有的郵件資料來進行搜尋,包括「主旨」、「內容」、「寄件人名稱」、「收件人名稱」,所以搜尋出來的資料當然會相對較多。但是,倘若記得郵件主旨的片段,透過「主旨」進行搜尋,因為搜尋的範圍大為縮減,自然更容易且更快速地找到目標。

4. 善用「寄件人」

用一個簡單的例子來說明,假設我突然想找出兩、三個月前王先生(只記得姓,忘了名字)的某一封來信。

初學者可能會立刻從「一般搜尋」輸入「王」字進行搜尋,可惜這樣不但會把其他王姓朋友的來信一併搜尋出來,還會將所有內容包含「王」這個字的郵件全數列出。

遇到這種情況,其實只需要在「搜尋選項」的「寄件人」中輸入「王」,即可搜尋出寄件人名稱包含「王」字的郵件,而將只有內容裡出現「王」字的郵件全部排除。

5. 使用郵件地址來取代姓名搜尋

假設現在我想起了王先生的全名,想把王大同曾寄給我的所有郵件全數列出,那又該怎麼做呢?

如果在「寄件人」或「包含字詞」欄位輸入了「王」字,一定會把其他姓王的朋友和內容出現「王」字的來信一併搜尋出來。就算直接輸入「王大同」,也不見得能搜尋出王大同所有的來信,因為並不是每一封信都一定包含他的全名。或者說不定他的寄件人名稱根本就寫成了「王大同」,姓和名中間插入了一個空白,我用「王大同」當然不可能搜尋得到。

當我們要搜尋某一位特定人士所有的來信時,最好的關鍵字其實是他的郵件地址。我只要利用「王」字先找出一封王大同的來信,即可確認他的郵件地址。然後再利用「搜尋選項」,在「寄件人」欄位輸入這個郵件地址,即可準確搜出王大同所有的來信。而且其中絕不會包含與王大同同名同姓者的來信,不必經過多次手續即可迅速確實地達到目的。

如果我曾主動寫信給對方,還可以省略第一個步驟,直接從「通訊錄」裡快速找到他的郵件地址。如果不久前我才跟他通過信,也可以從「寄件備份」直接搜尋。

換句話說,當我們想搜尋某位特定人士的郵件時,最好使用他的郵件地址進行搜尋,而不是以姓名搜尋。唯一要留意的是,有些人的信箱可能不只一個,在不同的狀況下,他或許使用了不同的郵件地址。

透過「寄件人」搜尋時,也可以取郵件地址的一部分來進行搜索。例如在「寄件人」欄位輸入「rakuten.com.tw」,即可搜尋出所有來自樂天市場的郵件。如果我們事前已經設定了一個叫做「樂天市場」的標籤,並讓郵件直接「略過收件匣」,那麼在搜尋樂天市場的郵件時,便可直接略過收件匣不搜。

或者假設不久前我才和城邦集團的某位編輯通過幾封信,一時之間想不起對方的名字。這時我只需找出城邦集團的郵件信箱「@hmg.com.tw」,也能快速地找出那位編輯的來信。

6. 利用「日期範圍」集中搜尋

當我們想搜尋某一封特定的郵件時,通常都還記得大約的時間。像是「一個禮拜以內」、「大概在一個月前」、「上禮拜五左右」、「大約半年前」。這時就可以利用「時間範圍」來剔除大部分的郵件,讓搜尋的範圍更為集中。

如果是一個禮拜以內,可以從「日期範圍」的下拉式選單中選擇「1週」。然後在「起算時間」填入「今天」。這樣Gmail就會針對「從今天起回溯一週內的郵件」進行搜尋。如果同時在「寄件人」欄位填入「王」,意思就是告訴Gmail,「請幫我找出從今天起回溯一週內寄件人名稱有『王』這個字的郵件」。

如果是「大概在一個月以前」(假設前後誤差一個星期),則可以選擇「日期範圍」為「1週」,「起算時間」填入一個月前的日期。例如,今天是2012年11月1日,你可以輸入「11月1日」或「11/1」。如果未註明年份,Gmail會自動視為今年。如果是從2008年11月1日起算,則請輸入「2008年11月1日」或「2008/11/1」。

若是「上禮拜五左右」,可以先將「日期範圍」設為「1天」,再將「起算日期」填入「星期五」。這樣Gmail就會在「上禮拜四、五、六」三天當中進行搜尋。

7. 使用「除外關鍵字」

不知道讀者在搜尋時有沒有遇過這種情形:搜出了一大堆包含相同關鍵字的郵件,內容卻和你真正想搜尋的郵件完全不搭軋。

例如我想搜尋關鍵字「財經」,得到的結果大部分卻是「商業周刊電子報」的「財經新聞」,而我真正需要的郵件則淹沒在其中。這時,如果在「不包含字詞」欄位填入「商業周刊電子報」,Gmail就會將出現「商業周刊電子報」這個詞的郵件排除不搜尋,如此一來,我就可以更精準地找到目標。

再舉個例子,假設現在我想搜尋來自「王先生」的郵件,在「寄件人」欄位填入「王」,結果連「王品牛排」寄來的會員通知也一併搜了出來。這時我只要在「不包含字詞」欄位內填入「牛排」,即可順利將「王品牛排」的郵件排除,更快速地找到我想搜尋的郵件。

當你要排除額外的搜尋結果時,「除外關鍵字」是你的不二選擇。

 

8. 搜尋附檔

 有時我們為了確認某個相關事宜,得從過去的舊郵件當中找出某個附件(附加檔案)。在某些狀況下,特別是公務方面,寄件人往往不會將內容寫在郵件中,而是以附件的方式寄送,像是請款單、報價單、訂貨單、企畫書、稿件、簡報文件等等。

假設我和王先生每個月往來的郵件不下五十封,若是要從這一大堆郵件當中一封一封地檢查,找出某個附件,實在是大費周章。

這時就可以打開「搜尋選項」,先在「寄件人」欄位填入王先生的郵件地址,然後勾選「有附件」。如此即可快速地搜尋出所有由王先生寄來、並包含附件的郵件。

9. 搜尋「垃圾郵件」和「垃圾桶」

讀者有沒有遇過這種情形,不論你如何搜、如何找就是怎麼也找不著?

很多人不知道,「一般搜尋」並不會搜尋「垃圾郵件」和「垃圾桶」。所以我要請讀者特別留意,如果郵件被歸入「垃圾郵件」,是永遠不可能透過「一般搜尋」找到的。

如果你想連同「垃圾郵件」和「垃圾桶」一併搜尋,必須進入「搜尋選項」,在「搜尋」欄位點選「郵件 & 垃圾郵件 & 垃圾桶」。

另外也要請讀者留意,「搜尋選項」預設的搜尋對象雖然是「所有郵件」,但並不包含「垃圾郵件」和「垃圾桶」。如果你只想搜尋「垃圾郵件」,請在「搜尋」欄位點選「垃圾郵件」;如果只想搜尋「垃圾桶」,請點選「垃圾桶」。

你也可以點選「已加星號」、「寄件備份」、「草稿」或其他自訂的標籤,以設定搜尋的目標。也就是說,除了收件匣以外,其他標籤也可以透過這種方式進行搜尋。

此外,你也可以針對收件匣裡的「讀取郵件」和「未閱讀的郵件」進行搜尋。假設林小姐來電詢問,「請問您看到我寄給您的信了嗎?」而你正好又不記得自己看過了沒,這時就可以在「搜尋選項」中的「搜尋」欄位中點選「未閱讀的郵件」,並在「寄件人」欄位填入「林」,如此便能準確地搜尋出林小姐寄來、而你又尚未閱讀的郵件了。

10. 搜尋「寄件備份」

搜尋郵件還有一種最快速的方式,就是從「寄件備份」裡去找。假設我想找一封林小姐之前的來信,如果直接在「一般搜尋」輸入「林」,一定會搜出一大堆來自林小姐(或其他林姓朋友)的郵件。這個方法既然行不通,我們可以改用「搜尋選項」,在「搜尋」欄位點選「寄件備份」,然後在「包含字詞」欄位內填入「林」字。如此一來,就可以從曾經寄出的郵件當中,找出包含「林」這個關鍵字的郵件。相信數量應該不會太多。

因為只要之前我是以「引用回覆」的方式回信,信中一定包含了林小姐來信的內容。此外,如果我和對方是以「Re」(回覆)的方式往返郵件,在Gmail裡一定會以會話群組的形式顯示,因此林小姐之前的來信很有可能就包含在其中。

「寄件備份」裡的郵件數量,一定比「收件匣」要少得多,因此搜尋起來當然更加快速。

總之,當你想尋找某封回覆過的郵件,或者想確認此人的郵件地址時,最快速且方便的方法就是直接搜尋「寄件備份」。

書籍資料

書名:原來Gmail可以這樣用:讓你提升效率的Gmail工作技巧
作者:樺澤紫苑
譯者:桑田德
發行日期:2012年04月01日
出版社:春光

樺澤紫苑(Kabasawa Zion∕本名:佐佐木信幸)

精神科醫師、電子報作家。

一九六五年生於札幌。一九九一年畢業於札幌醫科大學醫學系。二○○四年留學美國芝加哥伊利諾大學三年。返國後,創辦樺澤心理學研究所,以提供簡單易懂之精神醫學、心理學資訊為宗旨,發起「商業心理學」、「電影精神醫學」等六份電子報,訂戶超過十五萬人。訂戶人數之多,於日本國內亦屬罕見,並曾以「日本最了解網際網路的精神科醫師」頭銜,接受過眾多報章雜誌專訪。

著有《精神科醫師教你賺到一億日圓的心理戰術》(中經出版)、《自殺之病》、《不上學與校園霸凌》(中山書店,合著)等。

樺澤紫苑個人網站:www.kabasawa.jp(由此訂閱免費電子報)
twitter:twitter.com/kabasawa

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