開會時同事都忙著用筆電回郵件、傳訊息...這種會為何還要開？科技提升效率，卻犧牲了員工「這件事」

這算開會嗎？不像會議的會議：糖果屋經驗

ReadyLearn 是一家大型的國際顧問公司，公司裡面對面的開會愈來愈少見了。過去十年間，為了精簡營運，公司盡可能縮減了辦公空間，讓員工在家上班

卡洛琳．坦南（Caroline Tennant）是這家顧問公司的副總裁，她每週有三天進辦公室上班，其他兩天在家裡透過Skype 開會。無論是在家上班或是進辦公室，每天她都會開八到十場的會議。在家上班時，偶爾她必須在凌晨四點起床，透過Skype 跟國際團隊開會。她指出，這種會議對男性來說總是比較有利，因為她覺得面對螢幕以前，還是得先上妝。科技使她現在整天都可以安排國際會議，但這種緊湊的步調使她沒有時間好好地思考。她也說：「科技提高了我的工作效率，但我知道我的思考品質大不如前。」這番說法清楚點出了問題所在，她說的是：科技使她覺得自己更有效率，但思考品質下滑了。

每天八到十場會議幾乎占了坦南一整天的上班時間。所以，為了因應工作所需，每天她都要挑兩、三場會議，一心多用地做點別的事。問題是，挑選什麼會議好呢？最明顯的選擇是電話會議。坦南說，在那種會議上，她偶爾會發言，但心思放在電郵上。其實不只她那樣做，在這家顧問公司裡，大家都認為開電話會議時，可以順便處理電郵或使用即時訊息。漸漸地，大家覺得面對面開會也可以這樣一心多用，尤其是那種讓大家了解專案進度的會議。

坦南說，在那種進度會議上，專案組員共聚一堂，相互寒暄，接著就開始各忙各的電郵了。在這家顧問公司裡，很多會議其實都不算是真的在開會。

坦南描述她在進度會議上的行為，聽起來根本是大學生「三人法則」的職場版，亦即一群人交流時，確保隨時都有少數幾人以輪流的方式參與對話。坦南說：「會議的主持人知道，他是在對一群處理電郵的人說話……我則做好份內該做的事，隨時注意周遭的狀況，以確保主持人有說話的對象。」換句話說，她會先確定有人抬著頭看主持人，她才會低頭去處理電郵。

ReadyLearn 的情況並不罕見。在《財富》評選五百大企業中，有八五％的企業是全球最大電話會議軟體供應商的客戶。這家軟體供應商研究了大家開會時在做什麼，結果發現：六五％在做別的事情，六三％在處理電郵，五五％在吃東西或烹煮東西，四七％在上洗手間，六％同時進行另一場電話會議。

三十六歲的達瑞斯．萊勒（Darius Lehrer）是ReadyLearn 的經理，他一語道盡了會議的禮儀：「你進入會議室，倒一杯咖啡、打開筆電工作，聽到有人叫你的名字時就發言，然後繼續使用筆電。好的會議主持人會在叫你的前五分鐘，先對你使個眼色，讓你有時間結束電郵，準備發言。」

AJM律師事務所的李絲特很納悶，既然同事開會時都在處理電郵，她又何必對他們做簡報呢？在ReadyLearn 顧問公司裡，萊勒也有同樣的疑惑：「那種情況讓會議主持者很洩氣。如果你是做簡報的人，你根本沒有做精彩簡報的動機，你會不禁自問：『我講這些究竟是為了什麼？根本沒有人在聽。』大家發言只是為了『留個紀錄』罷了。」當大家是為了留個紀錄才發言時，通常不會注意聽他們之前或之後的發言，開會只是在展演傳統會議的形式罷了。

四十四歲的納爾遜．拉比諾（Nelson Rabinow）也是ReadyLearn的經理，他描述了他如何因應會議上與會者心不在焉的情況。「開會時，我知道大家都只是偶爾聽一下會議的內容，不只我如此。所以輪到我發言時，我會總結一下我聽到的一點資訊，我也鼓勵其他人這麼做。」換句話說，拉比諾其實是在建議一群心不在焉的開會者，善用集體智慧來合作一個專案。如果每個與會者都總結一下自己聽到的內容，也許「會議標記」會自然浮現，成為大家共同的記憶。就像《糖果屋》童話那樣，把麵包屑撒在路上，以便有跡可尋。

拉比諾說，會議標記可以是「摘要標語」，也可以是照片或替代想法的圖像。連串的圖像會形成一種模因軌跡（meme track），有助於傳遞會議上的重點。有時模因軌跡不僅可以發揮麵包屑的功能，也是大家預期參與對話的方式。

我採訪了矽谷的軟體公司哈特科技（HeartTech）。參與焦點團體訪談的員工抱怨，公司會議的議程排得太滿，會議中根本沒有機會發言。我和這家公司的領導高層討論了這個問題，他們指出，會議上除了大聲發言以外，同時進行的虛擬網路交流幾乎都有模因軌跡。模因軌跡讓無法參與現實對話的人也能跟上，同時感受到自己的參與。此外，那也讓他們有機會評論會議議程及其他與會者的意見，甚至是高層的意見。他們可以用幽默的方式互動，例如以有趣的照片和動畫來表達。

模因軌跡的出現，一開始是為了彌補有些人無法參與對話的遺憾，但某些人後來表示，模因軌跡對他們來說跟對話一樣重要，或許比對話還要重要：「它可能比面對面的交談更有表達力」、「那對不太敢發言的人來說有助益」、「那種方式可以一針見血，直指重點……把模因和傳統對話拿來相比時，我不希望兩者只能二選一。」

在哈特科技及其他公司裡，關於模因的討論都出現一種類似的模式。一開始大家覺得那是一種科技應用，例如使用模因來創造一個輔助的交流平台，作為一種替代品，聊勝於無。

在這種情況下，它被用來解決會議時間短，不是每個人都有機會發言的問題。但後來這種權宜之計又多了一種新定位，以哈特科技為例，他們說不敢參與對話交流的員工有機會透過這種方式參與。接著，大家又提到那句老話：一張圖更勝千言萬語。模因軌跡與這句話特別有關，「它可能比面對面的交談更有表達力」，這種「聊勝於無」也許還更好。

我想起那群邀請我加入WhatsApp 群聊，以便「親眼目睹」他們在想什麼的波士頓學生，他們對模因也非常熱中。他們就像哈特科技的管理高層一樣，聲稱他們分享的圖片和說話一樣重要，但這群年輕人也坦言，他們不習慣電話交談或面對面聊天。所以，模因究竟真的有助於溝通，還是幫我們完成我們做不了的事？

任何組織裡，都有某些想法是只能用言語表達的，某些衝突是只能用言語解析和化解的，我們必須想辦法讓學生和員工參與這種對話。模因軌跡無論內容再怎麼豐富或多有顛覆性，效果還是有限。

書籍簡介_重新與人對話