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職場 | 職場修練

「我會把工作儘快完成!」這句話錯在哪?連NHK主播都要學的工作說話術

撰文者:NHK播報研修日語中心
閱多.閱好 2018.05.04 32,221

使用明確、具體的字彙
語意不清的詞彙會導致理解上的落差

在日常生活對話中,有非常多定義不清、模稜兩可的詞彙。使用這類詞彙最容易落入的陷阱,就是即使使用同一個字眼,也會因為聽眾不同,而有不同的理解。為了避免誤解,NHK的主播會盡量避免曖昧不清的表達方式。

例如,「參加這次活動的多半是年輕人」類似這樣的說法中,「多半」究竟占了多少比例呢?查字典上面的解釋是「超過半數、大部分、大多數」,但有人認為是五成左右,也有人會覺得是七至八成甚至九成以上。「多半」是個理解範圍很廣的詞彙。

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為了避免出現造成每個人印象上的落差,必須使用具體的數字來說明,像是「參加這次活動的有八成是年輕人」。

此外,在辦公室裡常會聽到「儘快完成」這種說法,但「儘快」也是個定義模糊的字眼。一名專業的商務人士,應該要訂出具體的時限。像是「最晚下周五完成」或是「最晚明天下午三點完成」,才能獲得對方的信任。

何時何地都用一樣的說話方式

每次說話都是正式上場

大家是否有類似的經驗?工作時,一不小心,平常跟朋友或家人對話時的用詞就脫口而出,不但自己覺得丟臉,萬一被對方認為是「不懂得因應場合改變用字遣詞的人」,還可能會遭到蔑視。

主播渡部英美曾說過:「我從一早起來到晚上就寢,講話的方式都一樣。」

「我在工作場合跟家裡說話的方式幾乎一模一樣,不管是在家裡、跟部屬講話,都會使用敬語,在電視上正式演出時當然也是。如果只有上電視時改變說話的用詞或語氣,態度就會變得不自然。因此,我希望能保持『每次說話都是正式上場』的心情。能做到這一點,在正式上場時給人的感覺就會很大方,心情上也會比較輕鬆。」

工作和私底下的用詞一致

主播山田敦子也說過「並沒有特別區分工作或私底下講話時的用詞」。

「記得我剛成為主播的時期,有一次訪問某個美術展的主辦單位。當時我問對方這次展覽中『推薦必買』的是哪一件作品?這對藝術品而言實在是很不尊重的說法。為什麼我會犯這種錯呢?因為內部開會時,頻頻使用『推薦必買』這個字眼,讓我不自覺脫口而出。即使提醒自己要留意,還是會不經意就說出平常慣用的字彙。經歷過這次失敗,我就算在日常生活中,也盡量避免不當的用字遣詞。」

平常不注重言行舉止或是不慎選用詞的人,要特別留意。常會在工作場合中不小心就說了不禮貌的話。言談代表一個人最直接的形象,講話不禮貌或口不擇言,會直接影響自身的評價。要完全將工作與私生活中的用詞精準區分確實困難,在這個前提下,建議還是多留意日常生活的用詞。

話題以「現在」為起點

談話不要照時間先後陳述

「我告訴你喔,上個星期……」有些人無論說什麼,一定要按照時間順序一一講出所有事。這種流水帳的敘事方式,會讓聽眾抓不到重點,不知道究竟想說什麼,覺得不耐煩。

例如,見到久違的朋友時問對方:「最近在做什麼?」

如果對方這樣回答,會有什麼感覺呢?「三年前呢,公司有一波人事改組,我從原本的製作部被調到業務部。因為過去從來沒做過業務的工作,適應得不太好,讓我想到以前開咖啡廳的夢想,於是就辭掉工作、轉換跑道。在上個月終於開始經營自己的咖啡廳。」

像這樣從三年前開始,按時間先後順序一一敘述,反而讓發問的人始終聽不到答案,不知道講者「最近在做什麼」。只會覺得話題一直繞遠路、沒有重點。這種狀況下,不要照著時間順序敘述,從當下的狀況開始說明比較清楚易懂。

「我現在開了一間咖啡廳。是半年前辭掉工作才開始籌備的,咖啡廳在上個月開幕。這是因為三年前公司有一波人事異動,把我從製作部調到業務部,讓我想起過去曾想開咖啡廳的念頭。」先說明目前的狀況,再回溯到過去,這麼一來,聽眾也比較容易理解。

依照「現在」→「過去」→「未來」的順序說明

以「現在」為說話起點的技巧,也可以運用在工作簡報上。例如,在指出工作上需改進的重點時,可以先說明目前的狀況,接著剖析過去發生什麼、造成現況的原因等等,最後再提出未來的解決方案。

像這樣依照「現在」→「過去」→「未來」的順序歸納整理,更容易讓對方了解。

現在:「產品A的市占率下跌10%。」
過去:「推測原因有三個:出現其他的競爭商品、產品A的功能過時、廣告曝光變少。」
未來:「因應以上狀況,擬定出下列三項對策。第一是……」

如果按照時序,先列出「市面上出現競爭商品」「產品A的功能趨向老舊」等原因,會讓人抓不到重點。應該先提出現況有什麼問題,讓大家對問題產生共識,再敘述原因。最後提出面對未來的解決方案,能避免僅止於檢討失敗,也能讓在場的人積極討論,提出如何改進。

不用「各位」做開場

即使面對大眾也用「一對一」的方式說話在會議上報告、聚會上的致詞問候,以及拜訪客戶簡報等,這些時候,面對的聽眾通常不只一個。不習慣在眾人面前說話的人,很容易在腦海中把所有聽眾簡化成一個複數的群體,此時說的話就容易讓人有被敷衍的感覺。然而,NHK的主播即使在眾人面前談話時,也會盡量採取一對一的態度。

假設聽自己說話的有A、B、C 等人。即使對你來說,聽眾有三位,但對聽眾來說,他與你仍是一對一的關係。當面前只有一名聽眾時,談話關係當然就是一對一。若是聽眾變成兩個人,就是一對一的延伸,對A有針對A的內容,對B則有針對B的內容,而談到對兩人共同的內容時,傳達的方向就會同時指向A與B。談話時,會自然而然輪流將身體或臉朝向A或B。換句話說,談話時會一邊意識到面前的對象,邊進行溝通。

即使有一大群聽眾,也不能忘記這個原則。NHK有個從半夜到清晨播放的節目,叫作《廣播深夜快遞》。

在這個節目裡,NHK的主播不會說:「各位晚安。」

而是說:「晚安,我是○○○,今天一整天都很暖和呢。」這是因為主播是以一對一的心態在談話。站在主播的角度來看,廣播節目的聽眾遍布日本全國,的確是「各位」,但對於每一位聽眾來說,就是「我」在收聽,並不會意識到一起收聽的其他人。

主播渡部英美曾這樣介紹《廣播深夜快遞》:「聽眾有很多是夜裡睡不著的年長者,或是清晨很早就醒來的年長者,還有熬夜的駕駛,以及上大夜班的工廠作業員等等。說話時腦中浮現這些聽眾的身影,想像著自己就在每個人的身邊。像這樣以一對一的態度來說話,相信就可以傳遞到每一位聽眾的心裡。

主持《廣播深夜快遞》的主播後藤繁榮說:「當我對著麥克風講話時,腦中會浮現曾經實際與我見面的那些聽眾。」

「《廣播深夜快遞》這個節目會定期到日本各地巡迴,和聽眾互動,還會有跟聽眾握手、交流的活動。有時候會有年長的聽眾跑來跟我說:『我是○○○,上次你在節目裡念了我的信,我聽了好開心。』

「回到東京的錄音間,坐在麥克風之前,一開口就會想起在見面會時跟我交談的小姐,或是在觀眾席上對我揮手的先生。在我心裡,我不是朝著不特定的眾多聽眾說話,而是帶著個人情感對每一位聽眾說。」

說話者如果用一對一的態度說話,那麼就算以一對二,或是一對十,都沒什麼難度。即使是一百名聽眾的演講,從一對一,到一對一百,如果可以掌握談話方向,就能緊緊抓住聽眾的心。要打動聽眾,就從一對一的對話態度開始。

書籍簡介

讓大家都喜歡你的NHK說話術:聊天、工作、演講都通用的50個技巧
誰からも好かれるNHK話し方
作者: NHK播報研修日語中心
原文作者: NHK放送研修センター日本語センター
譯者: 葉韋利
出版社:今周刊
出版日期:2018/03/29
語言:繁體中文

NHK播報研修日語中心

1985年與NHK播報研究中心同時成立。主要業務是藉由廣電培養「溝通」的知識和經驗,並在社會上推廣。

除了提供NHK主播等內部員工教育訓練之外,也針對一般社會人士提供語言講習、朗讀講座,並積極到各大專院校開課,也為企業及地方團體提供進修課程,課程的講師皆有擔任主播的經驗。

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