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職場 | 職場修練

用email「喬會議時間」是最笨的事!Google員工高效率工作法,節省90%時間

撰文者:彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz
非讀BOOK 2018.04.11 11,931
圖片來源:pixabay

電子郵件正一點一滴偷走你的時間!

上班族每天都使用很多網路資源,其中有一個是Google員工「敬而遠之」的工具,你知道是什麼嗎?

答案是「電子郵件」,很意外吧。

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看到這裡一定有人心想:「怎麼可能?我每天都在用電子郵件耶,那是我不可或缺的上班工具。」「沒有電子郵件我根本無法工作。」

但仔細想想,你真的那麼喜歡電子郵件嗎?事實上,很多人都對電子郵件非常「不滿」——

「整天回信就夠了,還讓不讓人上班啊?」
「每天都有回不完的信⋯⋯」

這樣不是本末倒置嗎?

相對的,Google員工非常擅長利用各種資源分攤工作,減少一來一回的繁瑣。

在這裡要傳授給大家Google員工的「工作秘訣」。

不用電子郵件,可節省九成時間?

一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。

假設今天是由A負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給B確認,B看過後再傳給C,一個傳過一個,而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯

Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。

Google的會議室裡設有大螢幕。

他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。

如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。

這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。

這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。

一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。

說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。

Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。

這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。

傳統「編輯-->傳送-->編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件,採取當場合力編輯的方式。

最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案,雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。

在雲端的輔助下,組員就無須同時到場開會,只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告,有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎?

怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

勿用電子郵件「喬時間」

在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。

還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。

只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?

工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。

只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。

最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」(Google Calendar)。

比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。

下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們鴿子喔,是真的忙不過來。」

很多時候只差上司點頭就可以開始執行了,卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空,導致企劃遲遲未能開始。因此,我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程,在雲端上與下屬共享行事曆,下屬想要找上司,只要配合行事曆上的空檔即可。

如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。
我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。

「Google日曆」可設定共享範圍,若有需要,也可以與特定使用者共享私人行程。
公私行事曆分開管理其實挺麻煩的,有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程,只要將共享對象分為幾個群組,就不用擔心發生遺漏的問題。

有些夫妻會在雲端上共用行事曆,每天晚上更新彼此的行程,藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率,老婆只要查查行事曆,就能知道老公哪天要加班,當天就不用特別煮了。

善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩,讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為,想要分秒必爭,可先從這方面下手。

直接見面,事半功倍

用電子郵件較難把事情說明清楚,有時反而會拖到工作進度。

相信各位一定有這樣的經驗,來來回回傳了幾封郵件後,還是在雞同鴨講,搞不懂對方的用意。遇到這種情形,建議你可以改用電話溝通,又或是約對方當面談。

再方便的溝通工具,都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活,倒不如一句「我們當面談」,開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法,其溝通效果是文字、聲音所比不上的。

當面談還有一個好處,那就是可以當場解決問題不拖延。富士達(Fujitec)的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通,藉此提升作業效率。

很多人以為像Google這種資訊科技公司,肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳,Google員工其實常常舉行小型會議。

Google公司裡到處都設有談話區,公共區域自是不必說,許多地方都設有桌椅、咖啡廳,供員工溝通交流。

Google開會的方式非常有效率。

他們發現問題後,會先評估需要哪些人來解決這個問題,隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場,盡快開完會議。

很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空,事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程,既費時又費力。

開會的目的並非「集合」,而是「決議」,因此,只需召集幾名關鍵人員就夠了。

制度是死的,人是活的,即便是定期會議,也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通,像是根據開會內容安排參加人員;重要成員因出差而無法到場時,可將會議延期;如果當天感覺討論不出什麼結果,也可直接取消會議。

寫信是「延遲」,交談是「即時」

看到這裡,你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢?

關於這一點,用「寫信」和「交談」的差異來說明,應該就很好懂了。

使用電子郵件溝通,你必須先寫信給對方,待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天,慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題,從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。

仔細想想,這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B,B又花幾天做好傳給C。重點是,A傳給B後,B不一定馬上有空做,導致過程中產生許多「空白」。

這還不是最糟的。假設B做得很差,被上司要求重做,就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作,速度哪快得起來呢?

但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組,就可直接在線上商議,當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業,再約個時間開會討論,不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便,成員無須到場,隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題,無論你在日本、美國還是印度,都可以合作執行企劃案。

目前我有個顧問合夥人在紐約,事業夥伴也遍佈全球,包括矽谷、巴西、烏拉圭,他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。

有趣的是,因為我們實在太常視訊了,根本感受不到距離,有時都忘了對方是在日本、紐約,還是倫敦,唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之,就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。

除了「Google Hangout」,市面上也有很多免費的視訊通話軟體,像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高,一般上班族都可使用。
就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧,他是一名經營顧問,也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中,常用LINE向客戶說明自己的想法,又或是在線上與投資家交涉。聽他說,最近他在處理某個案子時,分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉,結果前者比後者更快完成了投資。

寫信是一種延遲行為,收到信後得深思熟慮一番才回信;交談則是一種即時溝通,當場解決,一次到位,兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。

善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎?想要只花十分之一的時間就完成工作嗎?請務必記住八字訣:「全體集合,一次解決」。

書籍簡介

Google神速工作術:如何在人工智慧時代保住你的飯碗?學會Google「10倍成長思維」,再忙也能創造10倍成果!

作者: 彼優特・菲利克斯・吉瓦奇
譯者: 劉愛夌
出版社:平安文化
出版日期:2018/02/26

彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz

出生於波蘭,曾旅居德國、荷蘭、美國等地,2000年遷居日本。

2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管,2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理,2011年進入Google負責人才發展業務,2014年轉攻全球化學習策略,活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。

目前擔任「Pronoia」 和「Motify」兩家公司負責人,其中「Pronoia」為經營顧問公司,為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢,以及幹部訓練、組織開發等服務;「Motify」則為全球性的人事管理系統公司,專門開發全新的工作模式,並提供諮詢建議。

他在日本定居十多年,以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析,他對合氣道和禪宗也有深入的了解。

本書出版後立即成為話題暢銷書,為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。

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