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職場 | 職場修練

脫離爆肝上班生活,只要一張便利貼!

(來源.Photo Credit : CC BY Victor1558@Flickr)
撰文者:嶋裕之
非讀BOOK 2012.10.01 79,973

你是不是也有過這種經驗,明明讀了書,每天拚了老命工作,也很認真學習,成天被工作追趕到熬夜,成績卻不如預期,對未來有一種說不出的焦慮......這些煩惱,全都能靠便利貼,一舉解決。便利貼能幫助你把腦袋裡雜亂無章的思緒整理好,連帶包括目標、時間、工作,都能輕鬆管理。來吧!把便利貼和筆準備好,一起來整理腦袋。

便利貼工作術的五大特色 

1. 開機零秒,不需充電
便利貼工作術只要有便利貼和筆就能開始。一有任何想法都可以馬上寫下來,十分方便。此外,便利貼好用、好維護,這一點也比數位工具強得多。  

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2. 易於將資訊視覺化
便利貼可以重複多次撕貼,能夠在記事本或A4大小的紙張上隨意將資訊群組化或排列成樹狀,非常易於營造多項資訊之間的關聯性,並立刻將這些資訊視覺化,這也是其他工具所沒有的優點,對於整理腦中想法與激發創意上非常有效。整理待辦事項時,可用排列便利貼來訂出優先順序,在時間管理上有很大的幫助。

3. 可輕鬆「複製.貼上」
便利貼可以多次反覆從記事本貼到紙張上,或者從紙張貼到記事本上。同樣的動作若用數位工具來做,必須特地用「複製.貼上」的指令,而若使用筆記本,甚至還得一一重新謄寫。  

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4. 因為簡單,容易持續下去
坊間推出各式各樣的工作術以及資訊管理術,但步驟和訣竅都很繁雜。便利貼只需要「書寫、排列、撕掉」就行了。步驟簡便,要持續下去很容易。 

5. 可以從最需要改進的部分開始著手

「 整理頭腦的能力」、「 管理時間的能力」、「解決問題的能力」、「達成目標的能力」、「激發創意的能力」,這五項技巧是想締造工作成果時不可或缺的重要因素。如果使用便利貼工作術,就可以從最不擅長的技巧,也就是從最需要改進的部分開始輕鬆著手。   

使用方法:只要書寫、排列、撕下! 

1. 一張便利貼上只寫一件事
把腦袋中浮現的想法,全都寫在便利貼上,原則是「一張便利貼上只寫一件事」,在5W2H(when何時、where何地、who何人、what何事、why為何、how如何、how much多少)的概念下,盡可能寫得簡單明瞭。例如,上美容院、打電話給房屋仲介、更新部落格文章……什麼事情都可以。 

2. 一有任何想法就立刻寫下來
「一有任何想法就立刻寫下來」是另一個訣竅。人類的大腦構造本來就沒辦法一次記太多重要的事,據說了不起記得七項,厲害的人頂多也大概只能記得九項,等到事後才寫的話,或許就再也想不起可以帶來財源滾滾的「黃金創意」了。   

3. 在記事本上將資訊分為三類
寫在便利貼上的資訊,分成三類貼到記事本上:
1).TO DO(待辦事項)(短期內該做的事)
2).計畫(預計的行動、活動)
3).創意(想到的點子、資訊)
首先,在一日之初、一週之初還有一月之初來整理這些便利貼,加以分類。光是做到「分成三類」,就能訂出工作優先順序、規劃企劃案,以及執行日的計畫等,這些都能輕輕鬆鬆「架構化」、「自動化」。   

4. 結束的工作就撕掉

行為科學理論上認為,將結果視覺化能夠提高人的士氣,每當任務完成時撕去便利貼時,都會有一種小小的成就感。用便利貼書寫、貼上、撕下,然後重複,光是這幾個步驟,就能讓工作漸漸地架構化,自己也不知不覺成為有能力的人。   

一分鐘便利貼思考術 

人類大腦遇到沒聽過、不了解的內容,無論聽了多少都只會當成分散的「單點資訊」來理解。如果不用些規則來整理這些單點資訊,不管過了多久在腦袋裡都只維持混亂的狀態。那麼,該怎麼樣才能整理腦袋呢? 

1. 先把一切想法都寫到便利貼上 
首先,把腦海中浮現想法全都寫到便利貼上。藉由這個舉動,將腦子裡亂七八糟的思緒全拿出來,進一步將這些思緒視覺化。用打掃抽屜這件事來比喻的話,這個步驟也就像是先把抽屜裡的東西拿出來。 

2. 左右腦分開使用 
通常人分為右腦優先─也就是擅長靈光一現的人,以及左腦優先─喜歡理論、說理的人。然而,不管哪一型人,都無法直接在腦子裡將所有思緒整理清楚,因為多數人都沒意識到要分開使用左右腦。通常能夠妥善整理思緒的人,都是特別善於用右腦找靈感,以左腦來整理。 
但如果你只會用左腦或右腦的話,該怎麼辦呢?這時候便利貼就派上用場了。「把腦子裡想到的事都寫在便利貼上」這樣的行為就是運用右腦,「依照規則來排列寫好的便利貼」,則是左腦的功能。以右腦→左腦的流程就能整理腦中一切思緒!換句話說,單單使用便利貼,就可以學會自動活用左、右腦的思考整理方法。  

3. 使用規則及框架來整理

右腦想到的單點式散亂創意,經過左腦以一定規則來依序排列,這些規則一般稱為「思考框架」。仔細觀察你所屬的業務範圍或職務類別,應該能找到獨特的思考框架,一舉將先前腦中凌亂的資訊好好整理一番!
例如若了解英文字母排列的規則,就能以ABCDEF……這樣的順序,將散亂的訊息依照規律整理好。同樣地,在行銷方面,就可使用4C(自家公司、客戶、市場、競爭)或4P(通路、產品、價格、促銷宣傳)的框架;業務計畫的話,產品生命週期,以及協助企業分析業務與產品系列表現的BCG矩陣等,都是知名的思考框架。

書籍資料

書名:不加班的便利貼工作術──整理頭腦、管理時間、生產創意、達成目標,一切都能解決!
作者:嶋裕之
譯者:葉韋利
發行日期:2012年10月15日
出版社:平安文化

嶋 裕之 (SHIMA HIROYUKI)
歷經一次重考、兩次留級,曾是所謂「人生後段班」的他,從東京理科大學畢業後,竟然擠進錄取率四百分之一的知名演藝製作公司,半年後因過勞而離職,隨即又轉職進入大塚製藥,打造出一年營業額高達三十億圓的暢銷商品「神奇大豆」豆漿飲料,之後更開發出兩年內熱銷一百五十億圓的超熱門商品「Soy Joy」大豆水果營養棒。「Soy Joy」成為家喻戶曉的熱賣商品,他也立即被全球三大徵才公司挖角,進入日本老字號大廠牌味滋康,短短半年內就發揮優秀行銷本領,開發出令人耳目一新的商品。 2003年起主辦日本最大的行銷讀書會「商品開發會」,會員們多次創造出熱門商品,及暢銷書籍。並常接受各大學、講座、企業等邀請演講、授課。現在仍以商品行銷人員身分活躍中。

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