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職場 | 職場修練

簡報,是職場最不公平的競賽!做了7年專員無人聞問...一場簡報,她幹掉主管,2年跳升經理

撰文者:王永福, 謝文憲
非讀BOOK 2017.12.01 108,047

你只會做事,不會講?你認為只要認真,就會被看到?請不要再忽略開口說話的強大威力!憲哥與福哥兩位身經百戰的千萬講師,告訴你真實的成功故事,技巧與方法都在其中,巧妙的變化與運用,保證讓你躍躍欲試。工作上所有需要開口說話的必備功夫,透過故事全部說給你聽,下一個開口成功的人就是你!

董事長親臨的商務場合

以往遇到重要客戶,T公司的業務經理都會請董事長一起面見客戶,而公司的商務簡報也由董事長親自出馬。無論董事長講得好不好,客戶常會因為公司的誠意而下單,就這樣洪董擔任了許多年的業務簡報主講人。

洪董心想,這樣下去不是辦法,自己也已經60多歲,總不能每回商務簡報都親自上陣,於是開始計劃交棒。

洪董對鄭經理說:「鄭經理,下次這種場合你找人上陣,不要再找我了,我在旁邊看就好。」

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「好的,謝謝董事長。」鄭經理準備自己上場。

一次PCB(印刷電路板)的大客戶來廠訪問,對方的採購高階主管都到了,加上研 發、製造、品保主管,好大的陣仗,未演先轟動,把公司的會議室擠得水洩不通,洪董坐在主位。

鄭經理上台簡報,開場還可以,感覺游刃有餘,但講到第一段公司沿革時,竟然連產品的研發時期、公司營業額破紀錄的年分、哪一年在大陸設哪一個廠、產品特色等,都發生張冠李戴的情況。最令洪董不能接受的是,鄭經理將所有文字都放在投影片上照稿念,眼睛完全沒有看著客戶。

洪董內心十分火大,忍住情緒不發作,他絕對不會在客戶面前罵自己員工。終於,20分鐘無聊的簡報過去了,客戶哈欠連連,老闆臉色鐵青。

洪董:「鄭經理,你聽我簡報應該有15次了吧?怎麼還學不會,你到底有沒有準備啊?」

鄭經理沉默不語。

此後雖然鄭經理職位沒有被調整,但在業務部幾乎被冷凍,不僅升不上去,客戶也沒有任何調動。公司內部盛傳,在洪董面前黑掉,很難白回來。

開一帖簡報課的解藥

T公司為了提升同仁的簡報能力,人資部門聯絡上我,告訴我上述故事。我的簡報課程宛如救命仙丹,讓我好生緊張。我坦誠回答:「簡報課程不是解藥,但我會全力以赴。」

隨後一星期,管顧與客戶提供詳細資料,讓我了解業務部門學員的狀況,以及他們的簡報實力。

課程第一天,我認為情況並不理想。場地就在公司辦公室樓上的會議室,空間小,不容易進行小組討論。而且學員都十分忙碌,難以靜下心來上課。教室裡的投影機是臨時架上的,投影與螢幕距離短,講師走動時勢必會影響投影。整體而言,學員的程度普通,但是學習意願還算高。

講師的工作就是如此,不管現場情況如何,都要努力完成所賦予的任務。就在第一天課程結束前,我發現了克莉絲汀。

克莉絲汀是業務部的資深專員,擔任業務協理所有對外的聯繫窗口,大學畢業後在公司服務7年,由於沒有扛業績,很難往上晉升。她各方面條件都不錯,尤其是口條,但從來沒在正式場合簡報,業務協理沒聽過,老闆更不知道她的實力。

也是因緣巧合,由於當天某業務不能來上課,她臨時候補進來,是全班最認真上課的學員。

第一天下課前我公布說:「第二天的演練課,黃協理會全程參加,大家好好加油,千萬不要漏氣。」上次漏氣的鄭經理,剛好離職半個月了。

演練那天,不僅黃協理在場,連洪董也現身教室,山雨欲來,學員們都好緊張。

學員逐一上台演練,洪董並未露出笑容。雖然黃協理表示大家進步許多,但這句話沒從洪董口中說出,我也有些心神不寧。

小專員的大簡報

輪到克莉絲汀上場,她的投影片算普通,但其他強項全都顯露無遺,尤其是對數字的精準掌握。

她用客戶聽得懂的語言侃侃而談,輕鬆說出公司近十年的進程、產品特色,包括哪一年有什麼重大突破、哪一年有什麼創新產品,全部如數家珍。

最令人激賞的是,公司2008至2009年的業績成長率38%,在這個數字的詮釋上,她花了許多工夫研究,並嘗試在簡報中說明。

她說:「請大家看一下公司的業績成長圖,或許會感到很意外,為何2008至2009年的成長率僅有38%,而其他年分都有50%的成長?」此時,投影片將這個段落放大,隨後她接著說。

「那一年我們的競爭者紛紛遇到衰退,A公司衰退××%,B公司衰退××%,全球 PCB產業大廠,只有我們逆勢成長,而那一年發生了全球金融風暴。」我瞄了一下洪董,他終於笑了。

克莉絲汀的簡報有幾個特色:

1. 誠懇自然的表達,看不出背稿的痕跡,雖然她的確準備了很久。
2. 對於數據的呈現,不是花時間製作精美投影片,而是強化論述能力。
3. 對於洪董想要聽什麼,她瞭若指掌。
4. 課程結束後,她分享了自己的手寫筆記本,裡面滿滿都是公司簡介的重點,她也把以前業務簡報的優缺點,全部記錄下來。老實說,她應該準備好多年了。

該次簡報,克莉絲汀實至名歸榮獲冠軍。合照之後,我與人資協理、黃協理、管顧留下來跟洪董開會。洪董讚揚克莉絲汀的簡報,並認為這是該公司近十年來最佳的公司簡報。

一個月之後,克莉絲汀調任業務部經管組副理;隔年集團年度大會,她用視訊,在全公司與總裁面前,簡報公司年度營運狀況,獲得超級好評。半年後,她接下當初鄭經理留下的空缺,調往大陸,負責華南市場。

我一直覺得克莉絲汀的故事,未必是「醜小鴨變天鵝」,但我得到兩個啟發:

1. 簡報,是職場最不公平的競賽,對的時間、講對的事、給對的人聽,你隨時有機會翻身,反之亦然。
2. 做好準備,永遠不要說自己別無選擇,只要你是千里馬,就有可能遇到伯樂,除非你不是。

福哥講評

我在企業講授的簡報課程中,也曾遇到董事長臨時加入「旁聽」的情況,當天簡報表 現極優異的那位學員,眾望所歸獲得演練比賽的冠軍。他是一位在公司服務超過15年的經理,一直沒有再往上一階,而這場課程結束後,他就高升協理了!

你從來不會知道,當你簡報時,誰會坐在下面。只有每一次都做好準備,才能掌握住 稍縱即逝的機會!

書籍簡介

千萬講師的50堂說話課

作者簡介

王永福

王永福,人稱福哥。

憲福育創共同創辦人,傑福國際顧問總經理,超過200家上市公司的簡報技巧及內部講師教練。客戶包括台積電、聯發科、鴻海、國泰金、中信金、諾華、西門子、微軟、聯合利華、趨勢科技、Google、GUCCI、NIKE等知名企業,多次創下最高滿意的完全課程。許多企業主管與學員形容:這是他們「上過最好的課程!」

指導學員曾榮獲國際簡報大賽冠軍、企業技術簡報冠軍。平時課程極少公開,僅在企業內部授課,其「專業簡報力」公開課程曾創下78秒即報名額滿紀錄。2015年與憲哥(謝文憲)老師合組「憲福育創」,以多年豐富的企業內訓經驗,導入公開班訓練領域,目標是成為職場人士學習指名度第一品牌。相關課程經常獲得醫師、工程師、企業主管,或創業家等專業人士推薦,課後學員口碑極佳,每年都有學員在課程學習後,登上TED x Taipei等更大的舞台。課程均精挑細選,報名難度極高。

除擔任顧問及教學外,樂於在家當奶爸,燒飯、做菜、沖煮義式咖啡,對電腦、單車、薩克斯風及水肺潛水也極有興趣。其著作《上台的技術》為喜愛簡報及上台說話人士必讀好書,也曾出版兩本資訊類暢銷書。EMBA畢業後,目前仍持續攻讀資管博士中。文章散見於「福哥的部落格」。

相關著作:《上台的技術》

謝文憲

謝文憲,人稱憲哥。

現任:憲福育創共同創辦人,憲場觀點影音節目主持人,商業周刊職場憲上學、遠見華人精英論壇 專欄作家

連續十年獲管理雜誌評選為兩岸華語知名企管講師

環宇廣播電台(FM96.7)週三晚間七點《憲上充電站》節目主持人

著作:《行動的力量》、《說出影響力》、《教出好幫手》、《千萬講師的百萬簡報課》、《故事的力量》、《人生最重要的小事》、《職場最重要的小事》

當過HR,當過採購,到信義房屋賣房子,並當選信義房屋最高榮譽「信義君子」、當選獲副總統連戰頒獎的台灣十大仲介經紀人「金仲獎」;在華信銀行負責MMA投資管理帳戶專案,六個月的時間針對各家優質企業講了147場投資理財講座;進入執全球電子量測儀器牛耳的安捷倫科技(前身是HP惠普科技,1999年才分成惠普與安捷倫兩家公司),第一年就拿到安捷倫服務品質白金獎,三年後又拿到象徵最高榮譽的「全球總裁獎」。

在二○○六年離開全台灣福利最好的公司,投入講師的職涯。

近十餘年來,為三百家知名企業進行內訓、演講,產業遍及兩岸,計有台積電、遠東集團、明基友達集團、Swatch Group、雅虎媒體、台新金控、富邦金控、特力集團、新光人壽、三商美邦……等。連城邦出版集團首席執行長何飛鵬、台灣百事總經理黃珮婷、Swatch集團台灣區總經理李佩倩等知名CEO,都曾經上過他的課。

個人目前所累計的總授課時數已超過10,500小時,學員超過82,000名。

憲哥用他親身的經驗告訴你:一千個想法,不如一個行動。

 

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