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職場 | 職場修練

寄出Email,習慣再打一通電話確認嗎?工作能力強的人,回信都有這個共通點

撰文者:野呂映志郎
暖心讀冊 2017.10.06 78,455

你知道嗎?工作能力強的人,在回覆電子郵件上,有一個共通點。商品或服務顧問野呂映志郎更直言,利用打電話溝通事情的人「很少是工作能幹的」。

「確實傳達」比「詳細說明」更具效果

為什麼工作能力高的人信件內容都很短?

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我們的生活如果一天少了「聯絡」,不論工作或日常都無法順利運作。

聯絡方式一年比一年進步,方便的工具一個接著一個被開發出來,我們的生活也不斷在改變。

近兩百年來,通訊方式一路從信差,慢慢轉變到郵局、電話、E-mail、聊天室等各種方式。

變得方便代表著什麼呢?意思就是變得越來越有效率。不論你期不期望見到這樣的進步,它還是會一直進展下去。

如果你想要成功,就必須跟上現代的速度,別無選擇。

有些人在理性上明明知道必須這麼做,但實際做出的動作卻無法達到協調。舉例來說,明明可以用其他方式傳達,卻刻意選擇打電話。這樣的動作只會讓你跟不上速度,也會占用對方的時間。

基本上,E-mail之所以會廣泛普及,就是因為怕打電話會占用對方的時間,才刻意轉為文書形式。

恕我直言,我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。

我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時,才會打電話。另外就是出狀況時,認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

還有,到現在還有人會在寄出E-mail後,打一通電話告知對方,這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀,但現在除非有必要請對方立即確認,否則只是在浪費時間。E-mail的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間,卻反而花費兩道手續的時間,這麼一來就失去意義了。

不過,更重要的是E-mail的內容。

如果是商務E-mail,便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地,內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字,以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

不知道為什麼,長篇大論的E-mail內容會覺得不易閱讀,但如果是以Word或PowerPoint打出相同內容,即使冗長也能夠輕易閱讀。

一封E-mail應該以一件議題為限。

行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封,應該像這樣分開主題來傳送E-mail。這麼一來,對方回覆時也會比較方便。

假設一封E-mail裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下,經常需要等到該議題完成確認後,才能夠回覆。

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來就白白浪費了時間。應該動一動腦筋,讓可以先進行的工作順利進行下去。

另外,E-mail的內容還有一個大前提,也就是必須清楚表明目的。基本上不論寫任何文章都一樣,訣竅就在於站在閱讀一方的立場來寫文章。如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態,就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣,溝通將無法成立。

思考要點Focus on thinking

E-mail不需要寫時令問候語,也不該寫超過10行以上。

● 一開始就寫出結論。

● 每句話都必須簡潔有力,避免多次使用連接詞串聯句子。

書籍簡介

為什麼麥可要穿白襪子?:36個與眾不同的反轉思考術!

作者: 野呂映志郎
譯者: 林冠汾
出版社:時報出版
出版日期:2017/06/20

作者簡介

野呂映志郎,1967年生於愛知縣。日本知名廣電編劇、策略公關顧問。愛知工業大學畢業。學生時代已參與各種電機製造業及廣告代理的會議,並從事以學生為對象的家電企畫案、宣傳及公關活動,以撰寫電視節目《天才.北野武的元氣滿滿TV!》的腳本出道。

其後參與《THE!鐵腕DASH!》、《難以置信的奇蹟體驗》等節目製作。在各式充滿獨特笑點的節目製作會議中,磨練出各種談話、閒聊技巧以及提案能力。30歲轉型為策略公關顧問,為企業的商品或服務,擬定各種有趣、讓人超想擁有該商品的企畫案。經手過的客戶至今已超過90家,包含SoftBank、LifeNet生命保險、GROUPON等,以及各種金融機構、汽車公司、服裝品牌、餐飲店。目前以日本國內外頂級企業的幕後行銷操盤手身分活躍於業界。

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