開會沒意見、執行時問題一大堆！不知道這3步驟，你的團隊溝通永遠有問題

溝通不只影響一個人的人際關係，更影響一群人的工作成效。根據美國統計，每個人每天花了將近3／4的工作時間在溝通，包含大大小小的會議、討論、電話拜訪、信件溝通等，稍微高階的主管甚至一天花費超過80%的工作時間在溝通，扣除這些溝通的時間，一般人能好好坐在辦公桌前處理事務的時間僅占約20~25%。

然而，我們真的需要花這麼多時間在溝通上嗎？美國企業管理顧問公司「Juice Inc.」的共同創辦人Brady Wilson認為，如此多的溝通時間與溝通成效未必相符，因為人們在溝通時，往往會有認知落差，因此，確實增加溝通效率達到良好的雙向溝通，才能簡短溝通時浪費的時間。他整理出三個步驟解決團隊溝通時的認知落差：

步驟一、檢視團隊內的溝通類型

Wilson指出，團隊內的溝通類型分兩種，修復溝通與預防溝通。以大部分人最常遇到的開會狀況舉例，若今天某位同事正在台上提出某項計畫的規劃簡報，在簡報的過程中，台下大多數的人都邊聽邊點頭、透露出認同的眼神，最後提案也順利通過，會議結束後，這位同事才默默靠過來說：「其實在簡報時，我發現某些人好像不那麼認同。」

但在會議當下，這位同事並沒有直接引導相關問題、進一步詢問那些感覺有異議的人，這樣的狀況即是典型的修復溝通。相反地，若這位同事在會議當下感覺不對勁後，便進一步詢問是否有相關問題，引導同事說出覺得有疑慮處，則是預防溝通。

步驟二、釐清修復溝通與預防溝通的差異

研究顯示：修復溝通會因為一開始沒有立即解決疑惑點，導致事後需要花比預防溝通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情時，通常會很直接地感覺到他人的不認可，但大部分的修復溝通者，往往選擇忽略、裝作沒事，而在實際執行上，同個會議室中的人通常都是執行不可或缺的螺絲，一個環節不認可、隨意草草了事，都有可能影響整體的運轉，待到問題發生後，再一個個慢慢解決只會更勞心勞力。

預防溝通的目的，即是預防往後一連串亡羊補牢所消耗的成本，在一切還尚未實際前即詢問、了解、解決，達到真正有效的溝通。

步驟三、將修復溝通轉換為預防溝通

將修復溝通轉換為預防溝通，大部分人可以讓溝通更有效率，避免往後不停召開、綿延到天邊的會議。而要確實做到預防溝通，Wilson分享了三個方法：

（1）面對面的溝通

研究顯示：當主管與員工面對面溝通時，情緒是會有極大感染力的。面對面溝通能夠在第一時間最直接感受到參與者的反應，同時也能讓聽者更容易被報告者的情緒感染，雙向溝通間的阻力便會降低。

（2）有意義的溝通

全公司最厭倦的，莫過於一些無意義的流程會議。然而令人無感的會議，通常問題不只在主管，員工們的參與度更重要，主管應該避免不必要的會議流程、內容等等，而在會議進行當下，若要達到有意義地溝通，參與者需要專注地聆聽報告者並適時地給予回饋，如此一來，溝通才會有來有往，達到開會的意義。

（3）經常性的溝通

Wilson指出，經常性的溝通最能有效降低修復溝通。頻率太低的溝通，往往會在各部門執行一段時間後，才在會議上發現整體根本沒有良好地搭配運轉，小至一項新品的推出、行銷、定價，大則容易使得雪球越滾越大，最後難以收拾。溝通應該要能夠經常性地進行，培養參與者間的默契，同時定期確認進度，才能讓每一次的會議都達到精準的預防溝通。

【延伸閱讀】

工作上出錯，比道歉重要的三件事

本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載，原文：《提案沒意見、執行竟問題一大堆！3步驟解決團隊溝通認知落差》