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職場 | 職場修練

內文一行不要超過●●字!e-mail想看起來專業又清楚,注意這3個重要法則

撰文者:陳麗卿
好形象卿鬆學 2016.02.23 23,241
圖片來源:Dreamstime

商業社會裏,收發e-mail是日常處理的工作項目之一;然而,你有沒有檢視過你的e-mail是否能正確傳遞出你的專業形象?

e-mail,是職場上傳遞訊息、溝通想法、聯絡事務的工具,更是一種和對方「面對面」的文字溝通。e-mail中使用的「文字」、「顏色」、「間隔」、「簽名」、「版面」等等,就如同人的外表與肢體動作,隨時隨地都在傳遞我們的個性與專業度;那麼,要如何讓你的e-mail看起來專業清楚,且製造良好的專業印象?請掌握「5/5/25」法則:

每封信不要超過5個重點:

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商業社會裏,要讓時間分配更有效率,必須考量對方閱讀e-mail所花費的時間;我會建議,每一封e-mail都要有大標提示重點,因為沒有重點提示的e-mail,很容易讓閱讀者失去焦點,印象模糊。

而在分標說明重點時,最好以3點為主,最多不要超過5點。並且每一個重點標題,可以使用顏色標示,或是粗/細體字的分別,或是運用底部畫線來強調,都有特別加強視覺的效果,讓人注意它的重要性。 

每個段落不要超過5行:

要讓e-mail易讀,就要多運用「斷句」、「標點符號」、「空行」做分隔;就像我們說話會有呼吸一樣,適時的斷句、符號運用、以及段落分隔,能讓看的人有喘息的空間。

建議每個段落最好不要超過5行,段落和段落之間最好能空一行,讓閱讀者的眼睛得以喘息;因為人的眼睛一旦看超過5行以上的字,就會開始酸澀、吃力。 

每一行不要超過25個字:

現代人習慣圖像式的掃描式閱讀,建議你寫e-mail可以學習雜誌排版方式,也就是「掃描式」的閱讀編排方式:行字很少,因此閱讀者不需要轉動眼珠,一眼就看到一整行的文字。而e-mail屬於線上閱讀,為了讓閱讀者能舒適「掃描式」閱讀,每一行以不超過25個字為原則。

此外,e-mail 署名的方式也很重要;正如我們在信件上的簽名,你所使用的筆色、字體、問候等,都如同你的分身。建議你的署名最好不要超過5行;而署名資料可能包括個人名字、聯絡電話、e-mail、網址、地址到公司名稱等等,並且全公司都要統一格式,才能正確表達公司對外的整體形象。

作者簡介_陳麗卿

【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】總監,其科學化、系統化的形象教學體系影響上百萬人,而知名課程【衣Q寶典】也成功幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而贏得舞台、展現實力。著有《成功禮儀》、《穿對更成功》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿瘦》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

Perfect Image陳麗卿形象管理學院網站
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好形象卿鬆學
陳麗卿

「假如你的實力有100分,其中『被看見』的有幾分?」

陳麗卿是【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】總監,創造一系列科學化、系統化的形象教學體系,知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而展現實力、贏得先機。

擔任逾300家企業形象訓練師與顧問,如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團…等,2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《成功禮儀》、《穿對更成功》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿瘦》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

Perfect Image陳麗卿形象管理學院網站
陳麗卿Facebook專頁

作者: 陳麗卿
出版社:時報出版
出版日期:2018/05/08

從事個人形象管理顧問二十餘年,協助上萬人次打造專屬的衣著風格,陳麗卿老師首度公開最完整的衣櫥整理技巧,讓衣物篩選、處理、分類、收納變得輕鬆又簡單;創新的「dress flow」法則,讓你的衣櫥永遠保持最佳狀態。購書連結:https://goo.gl/Ym5yyu

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