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職場 | 職場修練

為什麼把「待辦清單」貼在辦公桌前,會讓你工作效率更低落?

撰文者:喬許.戴維斯
非讀BOOK 2015.11.16 12,507
來源:dreamstime

想要做事有效率,關鍵在配合人體的生理系統,當生理系統處於最適運作狀態時,我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現。從運動量、睡眠量,到吃下肚的食物,都能大大影響我們心智功能的短期運作,甚至是幾個小時內的運作。此外,我們在處理某項工作之前所從事的心智活動,也會影響到我們能否把工作做好。

心理學與神經科學等領域的研究發現,對何時、與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示,運用這些豈是創造出來的策略,最能幫助忙碌的人們,創造出每天至少2小時的高效率狀態。

每天最關鍵的2小時

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了解哪些環境因素最有助於你的工作效能,並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心,或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式,便能據此調整工作環境,讓自己做起事來更有效率。

至於「2小時」這個時間長度,其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議2小時,是因為我發現這個時間長度既可以做到,也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要,對這些策略獲得一些經驗後,你可以建立4小時或僅僅10分鐘的心智運作高峰狀態,視你當天的工作需求而定。

配合生理狀態安排工作,為自己規劃最有效率的工作方式,每天都能善用時間完成最重要的事,這不僅對長期的成功有益,也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。

安靜,是最有益的工作環境

斷斷續續的談話聲,是專心工作的頭號勁敵。

在各種噪音源頭當中,最難阻絕的是周遭斷斷續續的談話聲。時不時,你會聽到左前方發出一言,右後方也發出一句,此起彼落。在開放式辦公空間裡,坐你後方的同事彼此詢問問題,或是某人在電話上聽了一會兒後,開始間歇地說話。

有關噪音對生產力和創意的影響,諸多研究的結論相當明確:對知識經濟時代的大多數工作而言,安靜幾乎總是勝過嘈雜。

》你可以做下列這些事,來幫助自己專注在重要的事務上

●如果你有自己的辦公室,請先把門關上。如果你沒有個人專屬的辦公室,可以事先預留一間會議室,或是找一個大致上沒有噪音和其他潛在分心事物干擾的地方。一個清靜、遠離噪音干擾的地方,通常比較有利於生產力。

●如果公司的辦公桌是連在一起的,而且你必須待在那裡,不妨戴上抗噪耳機。如果有防噪音耳塞的話也很不錯,而且你還能隨時帶著。戴上抗噪耳機或耳塞,也許會讓你看起來或感覺有點怪,但你可以變得更有生產力。

●不要聽音樂,也不要聽談話性節目。

●如果你在家裡工作,關掉電視。

●如果你正在做的工作需要發揮大量創意,可以享受一下背景音樂。你甚至可以考慮前往嘈雜的公司餐廳或附近的咖啡館做事,或者選擇播放一些音樂。

光線對工作表現的影響

影響工作效能的環境因素並非只有噪音,光線是另一個你通常可以掌控的外在刺激。

生理時鐘司掌我們一整天的睡眠、清醒、進食和精力循環節奏,使細胞活絡的光,能夠幫助重設生理時鐘。雖然科學家至今仍未能充分了解箇中原因,但科學研究正陸續探察出光對認知能力和情緒的影響作用。

有研究顯示,加入藍光的白光,能夠使你感覺更機敏、思考更清晰。英國一群研究人員想知道,在這種帶有藍光的白光辦公室環境中工作(它感覺起來就像晴朗藍天的光線),對工作者有什麼影響。

研究人員發現,白天在帶藍白光下工作的員工,比較可能回報自己在機敏度、專注力、清晰思慮、工作績效、睡眠品質等方面有所改善,同時感覺在傍晚時比較不那麼疲勞。該研究也顯示,帶藍白光能夠增進自制力和心像旋轉能力,而心像旋轉能力對從事工程、設計及許多科技領域的工作者相當重要。

》想要不同的工作表現,你可以這樣調整光線

●打開更多盞燈,讓環境變得更亮一點。明亮的房間比光線較暗的房間,更容易引領你進入最佳心智狀態,尤其是在陰天或冬季。有必要的話,你可以自己帶盞檯燈到辦公室。

●可以的話,在晴朗藍天時,前往充滿自然光線的地方工作。

●不妨考慮把你的工作場所的燈泡,改換成帶有較多藍光的白光燈,就算只是更換辦公桌上的檯燈燈泡也行。研究顯示,這麼做有助於活絡和你大腦內生理時鐘連結的視網膜光受體細胞,幫助你變得更機靈。

●當你想做需要發揮創意的工作時,可以把燈光調暗一點,或是找個比平時光線稍微暗一點的地方。

桌邊的雜亂囤積,會影響你的專注力

雜亂或許對極少數人有助益,但對絕大多數的人而言,卻有礙我們的心智運作效能。如果認為雜亂對生產力沒有多大影響、不需要理會,那是在自我欺騙。人類大腦是非常擅長尋找分心事物的機器;更確切地說,研究顯示,當競相爭取我們注意力的事物愈多,我們就愈難掌控正在聚焦的事務。

因此,你近身工作區的雜亂,諸如各項會議紀錄、早已忘了打哪來的資料和文件、偶然借來的書、產品包裝、訓練手冊、買來後從未使用過的耳機或其他小物等,很可能都是讓你分心的源頭。

當然,亂堆在你辦公桌上的許多東西,很多都是你的待辦事項提醒物,例如一張有關一位潛在客戶的便條紙,你遲遲都沒有聯絡、感覺有點不安,或是某項專案的一份文件,你只要想到就壓力很大。這些桌邊雜物,不僅和待辦事項一起搶走你的注意力,也會影響你的情緒,構成威脅感。

當我們偵測到具有威脅性的東西或事件時,大腦中和此東西或情況有關的訊號便會擴大—這是大腦中的杏仁核(amygdala)部門所司掌的活動。當訊號擴大時,就會讓那些具有威脅性的東西或事件,更加攫取我們的注意力。

所以,把這類物品任意雜亂地堆放在工作桌上,特別有害。把東西擺在桌上作為提醒之用,或許能幫助你想起這些事,也是許多人使用的策略之一,但如果你需要一個地方好好發揮工作效率,這些提醒物會使你分心想起它們,其實也是一種干擾。

如果你必須專注於一項計劃或事務時,請先整理一下雜亂堆積的文件和物品,或者你可以去找個能夠專心工作的整潔空間。堆積物品的習慣,會跟著我們到所至之處,如果能夠了解自己花了多少額外的心智能量在對抗分心事物上,或許有助於激勵各位在想要完成重要的工作之前,趕快清理一下你的工作區。

》你可以這樣調整工作環境,做事會更有效率

●清理一下辦公桌或辦公室的雜亂堆。你可以在心智能量剩下不多、無法做更有生產力的工作時,例如某個下午時段或傍晚時分來做這件事。如果你沒有時間做這類清理工作,就把雜亂堆移到你視線之外的地方。

●不妨把一些物品放到桌面上較遠的角落,讓自己要動作更大一點,才能夠拿得到。例如:辦公室電話、手機、水杯、筆等工作用具,你都可以試著這麼做。當你感覺緊繃時,可以把身體往後靠向椅背一分鐘,擴胸、向上伸展手臂一下。你甚至可以考慮買個腳凳放在辦公室,這樣可以不時抬放雙腳—做做這類「高權力姿勢」,能夠改變你的心智狀態。

●別在辦公桌前坐太久。我們往往過於投入工作,所以當你想要站起身時,就這麼做吧,因為頻率應該不會太過頻繁。如果你可以選擇自己的工作區域,應該選擇能讓你很容易站起來走動一下的工作區域。

●個人化布置一下你的工作空間。你可以考慮擺放一些植物或水景的相片或圖畫,但切記,在個人化你的工作空間時,千萬別讓你的辦公桌增添雜亂。

你如何整理、布置你的近身工作區—保持雜亂或整潔、有沒有足夠空間伸展身體、是否設置一台跑步機、是否擺放了一盆蘭花或一張海洋畫,都會影響這個環境在你需要時能否讓你展現高工作效能。

書籍簡介

每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作


作者:喬許.戴維斯(Josh Davis, Ph.D.)
譯者:李芳齡
出版社:大塊文化
出版日期:2015/08/07

作者簡介

布朗大學機械工程學士、哥倫比亞大學心理學博士,曾任教於紐約大學、哥倫比亞大學巴納德學院(Barnard College),在巴納德學院心理系全職任教5年後轉任現職。現任神經領導力研究院(NeuroLeadership Institute)研究總監暨首席教授,指導該學院把基礎科學研究轉化為商業與領導用途的工作,推動新研究內容的各種策略。

戴維斯博士的文章散見各主流媒體,包括《哈佛商業評論》、《策略與企業》(strategy+business)、《人力與策略》(People & Strategy)、《今日心理學》(Psychology Today)、《神經領導力期刊》(NeuroLeadership Journal)等處。他經常在神經領導力研究院和世界各地舉辦的研討會及組織活動中演講與授課,也為個人提供公開演說和生產力方面的指導與訓練服務。他的學術研究主要側重「體現認知」(embodied cognition)、情緒調節,以及情緒神經學,論述刊登於許多專業期刊。

於美國維吉尼亞州成長,現與妻子居住在紐約市。

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