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職場 | 教育趨勢

比E-MAIL、打電話更有效!TED:提筆寫信吧!讓信件不再被「已讀不回」

撰文者:郭慧
TEDxTaipei 2015.11.03 8,851
圖片來源:dreamstime_xl_48020118

常常需要寫信,卻不知從何下手嗎?

與人的聯絡、合作早已是現代工作中重要的一環。然而,「聯絡」這件事情往往不如想像中順利簡單。尤其當對方非常忙碌、高高在上,而這件事情又對他沒有好處的時候,要「傳達訊息並獲得回應」簡直是一大挑戰。

Omar Ahmad,基礎建設專家,以及前Discovery頻道員工,將分享自己工作的經驗,讓「聯絡」不再難如登天。

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最傳統的方式,卻是「出奇制勝」的關鍵!

由於早些年曾在Discovery頻道工作,Omar Ahmad有很多事情必須跟政府官員打交道。然而,要獲得對方的關注與回覆其實並不容易。在寄E-MAIL、打電話……都徒勞無功後,他突然發現,看似傳統、落伍、麻煩的方法,卻往往能夠達到最好的效果。而這個「繞了遠路的捷徑」,其實就是「寫信」。

「我們活在一個數位世界,但我們卻是非常重感情的生物。書信確實有效。」Omar Ahmad說道。Omar Ahmad認為,「主動寫信」這一點,不僅因「主動」使人印象深刻,更因「傳統」而顯得「新奇」,出奇制勝且誠意十足。

4個段落,讓你說清楚、講明白!

除了形式使人印象深刻外,信的內容也很重要。寫出一封精簡卻能打動人心、扼要又能兼顧禮儀的信,是需要訓練的。Omar Ahmad在此分享他的「4段落」訣竅。(相信這些訣竅在E-mail也同樣適用。)

首先,在第一段,「我要告訴你們的非常簡單,就是讚賞他們。」Omar Ahmad說道。讚賞不表示你必須要巧言令色,或者是說出一大堆違心之論。「你可以不讚賞這個人,但你可以讚賞一個事實,就是他們重任在身。」也就是說,在第一段,你必須告訴他們「為什麼我要找你,為什麼你對這件事來說很重要」。

經過了第一段的開場,到了第二段,就可以直奔主題了。「你可以真正地直言不諱,說說你真正在意的事。但是,記住,當你說的時候,對人不對事。」

而到了第三段,「你必須給他們一個退路。」Omar Ahmad這裡是以「寫給政府官員要求改善事情」的信來講。然而,這點也可以有更廣泛的應用:如果寫的是抱怨信,給他們臺階下;如果寫的是請求信,明確的告訴他們可以怎麼做。

到了最後一段,「提供幫助」是很重要的。舉例而言,「如果沒人向您提供這個訊息,讓我來幫助您。」、「如果有任何需求或疑問,歡迎你來找我。」都很適合為一封信作結尾。

下次需要聯絡時,不妨試試簡單的紙筆。或許看似傳統的方式卻能有出乎意料的效果,而簡明清楚的4段落,卻也能打動人心!

撰稿:郭慧

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2009TED開放授權後,TEDxTaipei隨之成立,由策展人許毓仁和一群年輕的朋友共同創立。四年來,每年舉辦一次大型的年會,以及數次中、小型活動。累積將近150支演講,包含舞蹈家許芳宜、極限運動家陳彥博等等,這些影片可於TEDxTaipei.com上瀏覽。

「打造華人的說故事平台」是TEDxTaipei的願景,透過發掘台灣的明日之星和在地故事,把跨領域的智慧向下紮根,讓孩子們有新的學習內容,也讓好點子遍地開花。

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TEDxTaipei:留18分鐘給自己 TED是世界頂尖的知識聚會,講者透過18分鐘的短講向世界闖述他們的故事,並相互交流。TED取名自科技 (technology)、娛樂 (entertainment)、設計 (design),三個領域的交會。TEDxTaipei,致力於打造華人說故事的平台,內容從雲端科技到極限運動家陳彥博等等,應有盡有。在一天忙忙碌碌的工作後,我們邀請您留18分鐘給自己。

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