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職場 | 職場修練

當主管對你說「今天這麼早下班啊?」,最好的回答是......

撰文者:樋口裕一
非讀BOOK 2014.12.07 116,244

你厭倦跟主管對話了嗎?

明明主管的工作能力也沒比較優秀,卻總是在眾人面前耀武揚威;眼中只有大老闆,逢迎拍馬屁;太晚接手機便立刻翻臉......,面對令人討厭的主管,但又避免不了得說話的時候,你該怎麼辦呢?

而這位笨蛋主管,無論今天、明天,甚至可能將來的每一天,都將與你比鄰而坐。雖然光看他的臉就已經不耐煩了,但卻又不能讓自己的情緒形色於外。如此地日復一日,工作也變得索然無趣!

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「這種爛公司就辭了吧!」——當你忍不住想爆發這種情緒時,請試想,在景氣持續低迷的現今,想找一份新工作並非太容易之事。況且,為了主管而辭掉工作的做法,正是最笨的做法。因為,風水輪流轉,有問題的主管做不久的。

只要當員工的一天,就無法逃過這種笨蛋主管的魔掌。然而,我希望你能清楚瞭解一點:這個世界上,不只你的主管是笨蛋,幾乎所有的主管,都沒想像中的聰明!

當然,一定有能力過人、在公司裡是一顆閃亮的未來之星,並讓人充滿期待的主管。可是,這樣的例子少之又少,而且即使是這等優秀人物,當他們碰到特定對手時,還是會免不了耍一下笨蛋。

愈糟的主管,才愈有可能造就成功的你。想想看,當你連這種難搞的狀況(人)都能應付,還有什麼問題是不能解決的嗎?5道職場實境QA,教你在面對各種主管時,都能立刻分析現況、評估利害,聰明回覆對自己最有利的答案。

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一、「今天這麼早下班啊?」愛挑小毛病,讓人不舒服

主管的重要工作之一是教育部屬,這是天經地義的事,因為主管一定有比部屬更多的實戰經驗,克服了更多的困境,才能爬到管理職。在這樣的經驗累積下,主管理應為部屬開設一條通往美好未來的正確道路。

原本一切應該是如此的,但對一位不是很優秀的主管來說,這點並不容易。就算他自知自己「說了尖銳的話」,但有時部屬以更尖銳的話語回覆主管時,主管因為自尊心作祟的關係,可能以一句「原來如此」帶過,但其實心裡十分氣憤,部屬居然敢這樣回話。

這時候,憤怒的心情在主管的心裡愈積愈高。因此,面對部屬所做的任何事情都想插一腳。

比較常見的是,他會一一地檢視部屬的行為。例如:「今天好像比較早下班喔」,看到女性員工的服裝,也會插上一句:「今天有約會嗎?」。就連放完連假的隔天,看到部屬因外出遊玩而曬黑,也會故意說:「如果你對工作的熱情,能像對玩樂一樣高就好。」

不管說什麼話都帶有試探性、諷刺的口吻,讓部屬感覺愈來愈差。

這種主管可能原本就是比較雞婆的個性,會記住每個部屬還是菜鳥時所犯的錯誤,並且不時提醒該當事人、曾經在新人時犯了什麼樣的錯誤。或許他原本是懷著好意提醒,但卻不知道這樣的善意,已經讓部屬在後輩的前面丟盡了臉。

而且,主管也會緊盯部屬的一舉一動:少印的一張資料,或是約好的時間遲到了一分鐘。

「今天的工作都做完了。」主動向他報告,表現負責任的態度

像這種凡事都要管的主管,對部屬來說,就好像難相處的小姑一樣。可是,倘若主管是真的為了你好,有時還是可聽聽他的意見。

但有些人就是喜歡挑人小毛病,這時候,你只要把對方的挑剔,視為以善意為出發點的提醒即可。只要回答「是啊」,主管就知道「嗯,他聽到我說的話了」。當然,可能他還是一直想挑你的小毛病,但至少不會再一直無限上綱。

可是,如果主管是為了轉換自己負面的情緒才口出此言的話,對部屬來說是一種精神傷害。面對這樣的笨蛋主管時,不能像提出創意提案時一樣,提出不同的意見,所以就先以冷處理的方式來反擊。

依主管的狀況而定,有些主管可能在得到你冷處理的回應後變本加厲。當你發現這種情形時,先觀察看看,主管是不是只針對自己做攻擊,還是對所有的部屬都一樣?冷靜地判斷當時狀況,找同事商量也不失為一個好方法。

假如主管只針對你,在你下班打卡時開始找麻煩的話,可以在下班前清楚地向主管傳達「今天的工作已經全部做完,我先回家了」的訊息。這樣的告知可以清楚且明白地告訴主管:「我可以對自己做的事情負責」,如此一來,主管就再也沒有立場囉嗦了。

二、「怎麼沒看臉書的訊息?」濫用社群網路的便利性

有些主管會一副理所當然的樣子,叫部屬加他為臉書好友,就算你沒事先拒絕,但主管卻在你毫無防備時,突然送來了臉書的好友邀請。

主管非常清楚,部屬無法拒絕他的臉書好友邀請,主管們認為這是理所當然的,加入好友後,還開始透過臉書和部屬說一些跟工作毫無關係的事情。比方說,主管自己的興趣:「你有看我昨天上傳的釣魚照片嗎?那條魚很大吧!」等,淨是說一些無關緊要的私事。

「我還沒看耶!」假如你這麼回答的話,他便露出不悅的表情,有時還會開始說教:「你就是這樣子,難怪你始終還不能在工作上獨當一面」。因為部屬怕麻煩上身,因此便開始每天檢視主管上傳的狀態,結果主管竟然得寸進尺:「你怎麼都不留言?」

這樣的主管平常應該缺乏跟他們閒聊興趣和私事的朋友,就算他們想吹牛一下也苦無聽眾。因為想增加說話的對象,才要求部屬把自己加為臉書好友。可是,這樣子的行為其實與騷擾只有一線之隔,應該要特別注意。

最近似乎有公司已經開始要求全公司的員工都必須使用臉書。如果全員皆加入的話,公司在業務聯絡上便可完全透過臉書來取得聯繫。當然,這是一種極有效率的聯絡方法,可以讓所有員工共享情報,也可以順利互相取得聯絡,這樣的模式本身對現代組織來說是很重要的。

可是,因為公司是以「放在臉書上的資訊,大家都不能漏掉」的原則為前提,假如有些人漏看了重要通知,就會被視為如同缺席一次重要會議一樣。

有些主管還會對漏看通知的部屬發脾氣,大聲斥責:「你為什麼沒看臉書上的聯絡事項!」尤其那種平常喜歡發一些無關緊要訊息的主管,假如偶爾發了一、兩件重要訊息,但部屬卻漏掉時,便會遭到無情的責罵。

同樣地,有些公司已經將LINE做為日常業務聯絡用的通訊軟體。我聽朋友說,他的公司內部中,課長與課內的工作人員在LINE上面設了一個工作群組,互相交換情報。但如各位所知,當閱讀了訊息之後,就會出現「已讀」的文字,大家可以立刻檢視某人是否已閱讀過該訊息。

朋友抱怨課長太過嚴格,一透過LINE發出訊息後,便一直檢視工作人員的訊息讀取狀況,甚至還會再次發出訊息說:「似乎還有一個人未讀我的訊息」,這種緊迫盯人的模式,照三餐纏著每個人。

而且傳的訊息內容,大多一點都不緊急,例如:「今天的企劃會議照原訂計畫,下午四點開始舉行」。假如在這個訊息發出三分鐘之後還未出現「已讀」字樣的話,主管的責備訊息便立刻接著傳來。

「重要的訊息,還是要當面溝通。」讓他少用網路發號施令

就算主管再怎麼耳提面命、怎麼責備大家,無法看訊息的人就是無法及時看到,因為大家都是利用工作休息時間才能檢視LINE的訊息。碰到這種陷入數位陷阱過深的主管,你只能提出廢止或修正使用方法的要求。

臉書、推特、LINE……等等,與電子郵件不同的是,這些通訊工具的字數有限定。雖然能夠透過這些軟體立刻傳達重要訊息,但也因為能打字的字數較少,可能容易導致誤解產生,讓業務工作增加不少麻煩。主管或許未曾注意到這一點,你要將事實告訴他。

一個人的建議容易顯得勢單力薄,最好整個團隊一起向主管反應。或許主管只是很喜歡享受於使用臉書或LINE的感覺而已,所以你必須告訴他,工作現場的同事有多麼辛苦。

另外,你也可以其人之道還治其人之身,主動向主管傳一些無關工作的私事和興趣分享,或許主管就可以知道,下了班還必須接收同仁無關緊要的訊息是一件十分麻煩的事。

三、「為什麼沒照我說的做?」把責任全推給部屬

「工作無關乎能做或不能做,反正先做就對了。」有些主管常喜歡把這句話掛在嘴邊,總是喜歡勉強部屬做事,就算部屬認為此法行不通,正想提供意見時,他就會冒出剛剛那句話。

結果,儘管是遵照主管的指示,部屬最後還是失敗了,但主管還是以一句:「都是你沒照我的指示去做,全都是你的錯。」將所有責任撇得一乾二淨。接著,他又轉身跟頂頭主管說:「都是這傢伙一意孤行導致的結果。我已經試著阻止他了」,這些反應都讓部屬瞠目結舌。

雖然這類型的主管聽起來很可惡,但世上真的有這樣子的人。

人一定有失敗的時候,失敗本身並沒有錯,因為失敗的經驗可幫助我們成長。可是,讓這句話成立的背後,必須是失敗的人負起責任,接著能夠回首過去修正自己不足之處才行。完全依照主管的指示,在自己也無法認同的情境下行事所得的經驗,是無法幫助自己成長的。

「這是主管下指示的內容。」保留證據,向高層說出實情

當部屬碰到這種狀況時,應該怎麼辦呢?

首先,我們先剖析一下這種主管的心態。為什麼這類型的主管會這麼多?大部分都是因為他們較膽小,為了保全自己。他們內心只感受到一點點的良心譴責,或許他也曾受到相同的對待。因為他沒看過好的主管模範,便認為諉過才是身為主管應有的態度與作風。

此外,這類型的主管中,也有些人是完全不會為自己的行為感到不好意思的。一般來說,當你在把話說出口之前,應該都會想到:「假如有人跟我這麼說,我一定會感到相當不舒服」,接著會試著站在對方的立場思考。這樣子的態度才能夠創造愉快的溝通模式,建構良好的人際關係網絡。

可是,這類型的主管對別人的情緒感受十分遲鈍。與其說是「遲鈍」,不如說他們是「冷酷」,因為他們從不考慮對方的情緒,所以有時候連自己都會欺騙。

這類主管常說一些道理不通的話,因此他們的命令對部屬來說就只是一種職場霸凌罷了。他們對於自己所做的事毫無愧疚之心,說得更明白一點,他們根本沒有讓別人協調的空間。

如果你的主管屬於後者,而你只知道在夜晚含淚入睡的話,同樣的事情將不斷發生。有個令人感到難過的事實是,最近似乎真的出現了這種「黑心企業」。就算是一般的小事,當你發現主管做法太超過時,必須跟更高層的主管談一談!

你可以老實地說出真相:「這次失敗的原因,都是課長的決策錯誤所導致」。另外,記得保留與主管的書信往來、電子郵件或文書等,以備萬一。

當然,也可以一同召集有相同經驗的部屬,向高層申訴「目前十分離譜的狀況」,藉此尋求改善,這也是一種解決辦法。

四、「為什麼擅作主張?」大小事都要干涉

有些笨蛋主管十分喜歡自己的「主管」頭銜,不管如何,被稱為「主任」、「課長」、「部長」時,將讓他們感到至高無上的喜悅,不管到哪裡都想與別人交換名片,這樣的人在當了主管後,自然就會做出現許多難相處的無能行為。

或許他原本是個野心勃勃的人,但光只這樣是不夠的。在自己意料之外地被推上主管位置之後,他就忘了身為一個商務人士應有的氣度。

假如只是因坐上高位而得意忘形的話,那還有救。對部屬來說,最令人感到困擾的是,這類型的笨蛋主管通常十分在意自己的頭銜。

假設通知會議日期變更的電子郵件忘了傳給主管,到了會議時間發現主管未到,前去請他參與會議時,就算是這麼點小事,他也會不高興地說:「我不知道時間改了」。甚至無限上綱,要求部屬之後的信件都要寄給他一份副件。

部屬依照現場狀況所做出的判斷,也一定都要唸個幾句才會善罷干休。

「為什麼你要縮短交貨期呢?」、「之前我們就跟A公司說我們辦不到了」、「為什麼你還要接受他們的要求呢?」、「的確,我們以前曾這麼配合過他們」、「可是,我完全沒聽你們跟我說」等等,愈說愈激動。

這類型的主管生氣的不是因為部屬接受客戶的無理要求,而是自己未能進入決策圈,怪罪部屬竟然自作主張。這個理由十分明顯,他認為「我沒面子」!

以前的職場十分注重原則及氣氛,但不知道有多少人心中在吶喊:「那已經是古早時候的事了!現在應該注意工作自由度及個人特質。」

「文化」指的是無意間進入人的腦中,不知不覺牽制了人類的行動與思想之規則。不管是誰,活在這個世界上,都會受到所屬社會的價值觀影響,這個道理在一間公司或一間辦公室裡更是如此。

「先和您報告,我會這樣處理。」讓他產生決策參與感

長久以來存在於組織當中,遵循上位者的領導,使得原則、前例與先知們的智慧更受到大家的重視,因此,大家便自然地以遵守前例為優先,以前輩的經驗為尊。

這類型的主管口中所說的「為什麼我不知道」,其實等於「請注重我的面子」。如果因為這麼一點小事便讓業務停滯不前的話,將降低工作效率,所以最好快速處理。事實上,解決方法十分簡單,只要多做一些繁瑣的動作就可以了。

雖然有點麻煩,但在開會之前務必取得主管的確認答覆,然後再一起到會議室去。與客戶的交易內容必須突然變更時,就算你已經由自己的判斷做了決定,也可以打個電話跟主管回報:「我想先取得課長的許可後,再正式回覆對方。」

在會議上發表新提案時,也可以事先告知主管:「其實,我想在這次的會議上發表新的提案」。

透過口頭傳達、電話、電子郵件等各式各樣的方式,讓主管認為你先詢問過他,就可同時兼顧主管的面子問題了。雖然討主管歡心必須做一些額外的行動,但總比事後主管來興師問罪:「為何我不知道這件事?」,而打亂工作進度、削減了自己的工作士氣要來得好。

五、「這對你來說太難了。」總是不自覺刺傷部屬

主管最大的作用,應該是提振部屬的工作士氣。面對失敗的部屬時適時給予安慰,「這樣的失敗經驗才可以讓一個人更強大」,並且讓部屬覺得「我可以跟著他!」,這樣才稱得上是一個好主管。

但是,大部份的主管卻離這樣的標準十分遙遠。比方說,當賦予部屬一個新任務時,竟然丟下這麼一句話:「我想這工作對你來說有點難度,你就做做看吧!」

聽到這句話後,你覺得部屬還能有動力做事嗎?對自己開始沒自信、覺得自己未獲得主管信任等,出現這種低落的情緒也是人之常情。

最近大家十分認同對年輕人的「草莓族」稱呼,如果不給予適當鼓勵的話,便立刻失去自信、退縮。在這些部屬裡面,有些人也希望從主管的口中聽到「沒問題的!你一定可以辦到」如此的鼓勵話語,因此在聽到潑冷水的話時,就會退縮,表現出「我辦不到」的樣子。

事實上,從能幹主管的立場看來,笨蛋部屬的確很棘手,但笨蛋主管卻從未能察覺部屬的心理,而且還多此一舉地跟對方說:「我知道這件事對你來說很難」,反倒削減了部屬的工作士氣。

說出這種沒經過大腦思考的話,這種主管不僅不及格,可能需要重修做人道理的學分。這樣的主管除了對部屬是這樣,恐怕對朋友或家人也是採取類似的態度,十分不受歡迎。可是,當事人卻完全沒察覺這點。

「如果是您,會怎麼做呢?」示弱回問法

假如是一位大家都望塵莫及的天才型主管,大家或許能漠視這點,接受天才主管的領導,因為部屬們會認為「從這個主管身上可學到東西」。可是,偏偏這個錯誤常發生在平庸的主管身上。

通常這樣的主管都曾在升遷競爭裡落敗,能力也不是極佳,所以他們才會常說出這種潑冷水的話。

可是,對這樣的主管來說,當工作或新任務「真的」十分困難時,他們認為只能這麼跟部屬說。或許他們的出發點是好意,但他們這樣的想法,還真的是值得同情的可憐主管。

在你的心裡,對這種主管的抗議情緒應該已經積怨已久,但建議你當下請將怒氣先嚥回去,試著反問主管:「這工作對我來說應該很困難吧!那麼,如果是您的話,您會怎麼做呢?」。我想他只會心跳加速,但卻說不出什麼好主意。不過,經由你這麼一發問之後,主管的工作魂將瞬間被你點燃。

「這傢伙果然不行!看來我得好好教他!」——假如你可以激發出主管的這種想法,主管本身的工作衝勁便會燃起。藉由這樣的動作,部屬也可以靠自己的力量改變工作環境。

七個秘訣,教你聽出主管真心話,成為NO.1好部屬
(1)主管說話一定會大離題,你一定要表現出「我一直在聽」,別急著糾正打斷。
(2)適時回應「然後呢」和「好厲害」,加上認真的眼神,代表你有在聽。
(3)用發問滿足主管「想被尊敬」的願望。
(4)主管能力不好,95%的話可以聽聽就好;主管能力好,你就要力求表現。
(5)沒能力的主管會對上頭指示照單全收,跟著照做的你一定會白做工。
(6)主管的決定,有90%來自個人喜好。
(7)「的確~可是~」的後面,才是真心話。

書籍簡介


書名:與主管相處,一定要學會聰明回話術:破解34種上司的行為模式,不必刻意討好,也能掌握他的心
作者:樋口裕一
出版社:核果文化
出版日:2014/11/07

樋口裕一

1951年生於日本大分縣,多摩大學經營情報學部教授。自早稻田大學第一文學部畢業後,於立教大學研究所修畢博士課程。現在以小學生到社會人士為對象,擔任小論文及作文通訊指導補習班「白藍塾」的班主任,從事文章寫作技巧的指導工作。

主要的作品有超級暢銷書《聰明人和笨蛋的說話方式》(PHP研究所)、《文章的鍛練術》、《善用笨蛋部屬的技巧》、《傾聽方法佔了九成》(以上為中經出版的文庫作品)、《音樂讓人發亮》(集英社)、《把教養做為最強武器的讀書術》(大和書房)、《只要一分鐘讓對方認為自己辦得到》(幻冬舍)等多項作品。

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