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財經 | 產業動態

微軟Power Platform協助世界台灣商會聯合總會化繁為簡 快速打造會員管理平台 成為全球台商堅實後盾

微軟Power Platform協助世界台灣商會聯合總會化繁為簡  快速打造會員管理平台  成為全球台商堅實後盾
世界台灣商會聯合總會 第二十八屆總會長王德
廣編企劃
2022.07.26

在全球奔走的台商,是接軌台灣走向世界的重要橋樑,而成立於 1994 年的世界台灣商會聯合總會更是串聯遍布全球各地台商,進行交流合作的關鍵平台。在疫情催化下,世界台灣商會聯合總會也加速數位轉型,並透過微軟 Power Platform 中的 Power Apps 化繁為簡、快速打造會員管理系統,讓全球台商會員保持交流連繫,持續生根茁壯!

從拎著一卡皮箱征戰開始,於各地打拚的台商,憑藉著超強適應力與韌性,遍地開花結果。有鑑於大部份地區台商多是單兵獨鬥,商機無法貫通,為促進海外台商企業發展,催生世界台灣商會聯合總會(簡稱世總)的成立,協助分散於世界各地的台商,透過世界性的總會,彼此串聯、交流合作。

疫情催化轉位轉型 以最新科技提供交流解方

走過快近三十個年頭,如今世界台商總會的會員遍布在全球六大洲、七十一個國家,共計有一百七十五個地區商會組織、四萬多個廠家,就如同開枝散葉的大樹,不斷拓展綿延版圖。「世總的組織就是一個龐雜如樹狀的團體,每一次開會、舉辦媒合活動或是跨區域的交流活動等,都是從下而上推動,光是各地區的商會,平均一年就要舉辦三次年會活動,世總總部也是一樣。」對此,世界台灣商會聯合總會第二十七屆秘書長張崇斌指出,「我們這些成員,特別是位於組織最頂端的總會長,在疫情尚未爆發前,一年平均就得繞上地球三圈。」

世界台灣商會聯合總會 第二十七屆總會長梁輝騰

由於商會幅員廣大,成員間會晤開會不僅得舟車勞頓,就連要媒合交流,儘管已有電子商務輔助,也多以面對面為主,2020 年在新冠疫情影響下,實體活動都中止,時任世總第二十七屆總會長梁輝騰總會長倡議應與時俱進,建構數位化會議準則,遂指派秘書長張崇斌進行會議系統更新方案,除了以智慧會議室解決過去高度依賴面對面實體活動的需求外,也趁此機會進行數位改革,針對會員資料庫、聯絡系統等進行優化管理。經兩次大型會議使用達到預期成效後,2021 年9月底接任的第二十八屆總會長王德總會長也給予肯定,並決定要深化數位改革及擴大應用範圍。

Power Platform一條龍作業 減少人力作業與時間的成本

「世總會的會員資格的審核非常嚴謹,從理事、顧問到諮詢委員層級分明外,針對固定重要的大型活動,會員更是被要求要落實報名、報到、簽到及繳費,才能夠維持會籍,只要缺席一次,就會失去資格,由於粥少僧多,想要遞補的人非常多,相較其它會員資料庫,我們的系統管理上非常複雜。」張崇斌說,「以前舉辦實體會議,多透過紙本或 Email 報名,相當耗費人力。在 2020 年3、4 月的時候,世總便在合作夥伴安然科技的協助下,採用了微軟Power Platform 低程式碼平台中的 Power Apps,藉由低程式碼開發平台具備的簡單、易用特性,在短短三個月的時間就讓會員管理系統快速上線。」

報名、報到、簽到及繳費是世總會員管理的四大重點,透過 Power Apps ,從會員前台介面、活動報名、整合會員繳費的金流確認等流程的自動整合,這也讓第 28 屆總會長王德 2022 年 3 月在美國召開的理監事聯席會議,能透過系統一條龍的作業模式,大幅減少報到的人力作業與時間的成本,報名率也跟著提升。

值得一提的是,世總會藉由 Power Apps portals 打造會員前台登入介面,不僅建置快速容易,輕鬆達到一站式會員管理服務外,還能透過 Microsoft Dataverse 以權限設定存取方式,更讓使用者能夠隨時隨地與資料互動,做更延伸應用,像是串接 Power BI 可即時分析圖表、掌握報名狀況。

了解更多Microsoft Power Apps:https://powerapps.microsoft.com/zh-tw/

數據整合自動彙入產生報表優化作業流程 資安嚴密保障確保隱私安全

過去,世總會的資訊散佈於 Excel、紙本及其他第三方系統等地,資訊整合就是一個大工程,透過 Power Platform 中的 Microsoft Dataverse 不但能快速建構出如同小型資料庫的數據中心,也能快速建立表單、調整會議內容,由於Microsoft Dataverse 也是承襲 Power Platform 的低程式碼語言,能夠快速建立,三個月內就完成克服緊迫的上線壓力。

此外,Microsoft Dataverse 在資安範疇,也與 Azure AD 整合,能做到嚴密權限控管,保護會員機敏資訊,當初提議建構系統時,梁輝騰總會長便特別強調「會員個資控管」問題,而王德總會長與陳世修秘書長在剛接觸系統時,也就個資保護的部分提出檢視,並特別補充,「我們的成員遍布全球,大多數是企業老闆,因此在建資料庫時,個資的保護就非常重要,為了確保資訊安全,因此使用 Microsoft Dataverse,便是仰賴微軟在資安的專業及對各國資安法遵的熟稔,能夠強化成員對於我們的信賴度,畢竟微軟在資安投入及規格層級是有目共睹的。」

世界台灣商會聯合總會 第二十七屆秘書長張崇斌

過往,世總會的會員資料是以存在老舊系統的地端方式處理,現在改將資料放置 Azure,透過 connector 進行數據交換,無縫接軌數據整合外,也把 Email系統轉換成 Exchange Online,平常也能使用 Microsoft 365 中的 SharePoint、OneDrive、Microsoft Teams等工具,打破地域藩籬,協同合作更順暢。

此外,有鑑商機媒合是世總會的一大重點任務,王德總會長特別希望在未來能將轉型觸角延展到企業核心系統,利用 Dynamics 365 中的 Sales 做到商機管理,從前端掌握商機到後端媒合會員,更全面性地合作。「以前聽到數位轉型,會直覺地覺得它一定是所費不貲,但經過這個歷程,就發現數位轉型的必要性,它是真的能夠簡化作業流程及提高效率,甚至整個服務的提升。之後,世總除了加深與微軟的合作,也將拋磚引玉分享經驗,希望讓更多企業、成員看到數位轉型的效益,也成為台商最堅實的後盾!」。

了解更多Microsoft D365 Sales:https://dynamics.microsoft.com/zh-tw/sales/overview/

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