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從被動等待到主動解決問題 美國紅十字會透過Power Platform大幅提升服務效率

廣編企劃
2020.04.01 611

微軟Power Platform解決過去美國紅十字會仰賴紙本造成流程不透明、效率不彰的問題,後來各地志工甚至一起投入思考如何改善更多營運流程。

作為公益團體,更需要在資源與人力有限的情況下,透過IT工具提升運作效率。美國紅十字會利用微軟Power Platform開發解決方案以加速急救訓練耗材品的訂購流程,從過去訂購到收到耗材需要3至4週的時間大幅縮短至5個工作天,使急救訓練的推廣更為順利。這項解決方案廣受訓練指導員愛用,也催生出其他應用方案的需求,就連各地志工都一起投入利用Power Apps開發應用程式,以加速救災工作、提升效率,並省下委外開發的高額費用。

Power Apps輕鬆上手 人人都能成為App專家

美國紅十字會致力於提供賑災、支援等緊急救難服務,平常並有開設各種急救訓練課程幫助人們在危難時採取正確行動。每天,一個由650名指導員(含職員與志工)組成的團隊在全國各地教授急救、CPR及其他救生訓練課程。他們在課程中會使用手套、面罩、人工呼吸面罩、急救訓練模型人等耗材,過去的採購流程是透過紙本方式進行,講師需要填單、掃描並發送電子郵件到群組中,當地的物流人員會去下單採購耗材,但過程中無從得知訂單的狀態,甚至無法確認物流人員是否已收到訂單。當主管要求提供每月訂單數量以及耗材使用量數據時,紅十字會的工作人員也無法回答這些基本問題。

美國紅十字會培訓專員Nick Gill在Office 365應用程式啟動首頁中看到Power Apps圖示時,開始去摸索這套工具,不久他就發現Power Apps正是改善耗材訂購流程的絕佳工具。Gill並非IT本科出身,但過去有一些SharePoint使用經驗,他利用Power Apps的文件、YouTube影片以及社群論壇來自學這項工具。他開發了一個名為“Supply Hub”的購物車應用程式,並且把它連結到用SharePoint清單所建立的後台。透過大家熟悉的線上購物流程,讓指導員一步步完成耗材下單、輸入送貨地址等動作,在品項建立後就啟動審核流程,並提供查看餘額的功能,這是過去流程所沒有的。而系統也會發送通知給指導員告知其訂單處理狀態。

這支App在6個月的試用期間中,已有3個地區共約200位講師上線使用,Gill也在過程中發現Power BI可以輕鬆連結到SharePoint資料,並提供每日進度更新。如今已有650位職員及志工上線使用Supply Hub,而原本用SharePoint進行審核流程也替換為Power Automate。經過此專案,Gill被晉升為全國備災、安全和服務部門的物流經理,他也計畫用Power Platform取代其他過時的流程。

改善過時志工作業流程 讓創新點子彈指成真

在Supply Hub成功上線後,美國紅十字會也繼續透過Power Apps來解決其他營運難題,同時利用Power BI與其他業務單位合作,去除過去資訊系統各自為政、各自獨立的問題,進而創造資料可以交流共享的平台。以下是其中三個應用方案介紹:

資產追蹤與分配系統“Gear Hub”
Gill開發資產追蹤系統以及投入倉庫管理系統,他的團隊採用平行處理的方式,將大任務分解成為許多小項目。首先檢視資產物件,接著掃描條碼,後續是稍微複雜的倉庫管理系統。所有系統皆自行開發,但都是單純的小系統,這樣比較不會太複雜困難。

救災運輸工具
這是由志工開發的工具,用來讓共赴相同救災地點的工作人員集合以共乘車輛,可節省車資。

哈維颶風志工狀態顯示
這是一位在哈維颶風期間派駐休士頓的志工所開發的工具,這位員工所屬的團隊是負責災難後勤與科技支援。當時此員工認為有需要去簡化新志工抵達災難現場後的報到程序,因此立刻用Power Apps開發一個簡單的表單。

透過Power Platform,不僅縮短了困擾急救指導員許久的耗材品申購問題,使整個訂購流程以及物流人員的處理工作量都一目了然並易於管理。也由於系統是由業務單位自己開發,要修改頁面的功能也可以彈指輕鬆搞定,讓使用者感到意見需求深受重視。尤其後來志工都加入了Power Apps開發行列,持續為美國紅十字會的營運建置新的解決方案。

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