專案管理:玩一場從不確定到確定的遊戲

出 版 社:商業周刊

出版日期:2022/3/17

定價:320元

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專案管理:玩一場從不確定到確定的遊戲

郝旭烈 (郝哥)

淡馬錫集團前財務長、台積電前財務主管──郝旭烈(郝哥)
帶領高效團隊必懂的「專案管理」
一本老闆送主管、主管送部屬、部屬會團購的專案隨身讀!

 
  專案大白話,帶你認識
  3大核心觀念╳5項重要心法╳6個執行架構
  14招開講,快速了解專案到底玩什麼
  。經營者。新創團隊。專案經理。專案成員。商務人士
  通通都適用!
 
  如果你的公司或團隊有以下問題:
  專案目標不停改,甚至到了朝夕令改的程度?
  專案成員總是卡在例行工作與專案工作之間無法發揮潛力?
  專案類型是選瀑布式管理好、還是敏捷式管理好?
  數位轉型到底何時是執行的好時機?
  專案一旦執行了,可以終止嗎?
  專案工具千百種,怎麼挑最適合的?

 
  「專案」應是公司「高效協作」的利器,
  卻時常成為拖垮公司績效的「絆腳石」
  無論你是:
  急需專案實做觀念與心法的新手小白──想知道什麼是專案管理?
  在專案地獄輪迴無法脫身的專案人──如何順利執行專案管理?
  理解專案知識、卻無法實際掌握專案的領導者、企業主、新創團隊──如何把專案落實到組織中?
 
  專案大哉問,一次將給你最「極致簡單」的答案!
  【3大核心觀念】

  ˙專案本質:玩一場「不確定」到「確定」遊戲
  ˙專案理論:從「最終可見」到「最小可用」
  ˙專案迷思:評估「朝令夕改」是否為常態
  【5大重要心法】
  ˙成功核心:「好處」隨時放在心
  ˙執行關鍵:「數字」方能客觀比較
  ˙數位轉型:「數據」及時為回饋
  ˙專案時機:「平時」就是在養成
  ˙專案經理:「願意」、「利他」、「好奇心」
  【6大執行架構】
  ˙專案主題Theme:努力,更要關注「選擇」
  ˙專案目標Target:「少」,就是多
  ˙專案任務Task:隨時「同步」,緊「盯」目標
  ˙專案工具Tool:「夠用」、「好用」、「常用」
  ˙專案時間Time:有「意義」、有「壓力」
  ˙專案團隊Team:「意願」、「能力」、「默契」
 
本書特色

  •台灣第一本「專案管理」大白話:甩開專案管理生冷硬知識,簡單直白告訴你:專案要幫助企業做什麼?為什麼專案經常變動?工具哪種好用?時下數位潮流到底要不要follow?……

  •「超務實」心法與思維:工具只是輔助,人的思維與執行心法才是專案成功與否的關鍵,郝哥將多年來自身執行專案與輔導企業的經驗,用生活化的語言總結一次告訴你。

  •對照人生案例與郝哥金句:拿減肥、三鐵、馬拉松、選科系等生活案例,以及讓人瞬間領悟的郝哥生動金句,與實際專案交叉對照,讓你知道專案無所不在,並沒有想像中難。

  •舉一反三課後練習:隨章附上課後練習,教你用生活案例類比職場情境,將生活抉擇與方法套用在職場上,同理心看待專案,不要妖魔化專案的恐怖等級。

專業推薦

  朱志洋/友嘉集團總裁
  朱憲國/力晶積成電子製造股份有限公司執行副總經理
  何麗梅/台積電歐亞業務資深副總經理暨企業社會責任委員會主席
  吳和臻/東湧實業股份有限公司董事長
  李森斌/王品集團副董事長
  林宏遠/可爾姿(Curves)台灣區執行長
  林裕閔/百鮮企業有限公司總經理
  林毅桓/創維塑膠股份有限公司總經理
  邱鴻仁/信鍇實業股份有限公司總經理
  侯劭諺/喜特麗國際股份有限公司總經理
  徐清航/鴻盛建設機械有限公司總經理
  張永昌/鬍鬚張股份有限公司董事長
  郭仲倫/前展顧問股份有限公司總顧問
  郭奕伶/商周集團執行長
  黃遠明/卡爾世達集團(Carstar)總經理
  楊子儀/經緯度企業有限公司共同創辦人
  鄭文宏/明興紡織有限公司董事、SOLIS執行長
  謝世賢/高賢企業有限公司總經理
  (依照姓氏筆畫排序)

業界好評

  認識郝哥是在商周課程及大大學院的「專案管理」介紹上,郝哥熱衷鐵人運動,用「專案管理」來看就是在有限資源(體能、時間、練習)下來完成一場挑戰自己的賽事。企業中資源(人力、時間、金錢)寶貴,如何有效運用來創造價值,就得回到「專案管理」執行結果。本書是郝哥在職場上經歷風浪、串習「專案管理」諸多觀念所凝聚之智慧,在此特別推薦。──邱鴻仁/信鍇實業股份有限公司總經理

  郝哥的專案管理課程是給予面對「不確定」變局的領導者一劑「確定」的強心針。本書的精妙一定要親自體會!──林宏遠/可爾姿(Curves)台灣區執行長

  這些年百鮮的行銷從線下導入線上,以「量身訂做」為口號,大部分的客戶都是線上而來。針對不同客人的不同需求,生產與業務常為了這些「不按牌理出牌」發生衝突。拜讀郝哥的專案管理,才明白我們的業務類型從傳統進入了「敏捷時代」。我們都知道企業要「擁抱變化」,可是對於變化之後該如何管理摸不著頭緒?這本書,有邏輯思維、案例分析,更有工具方法讓我們檢視自己的現況,而且容易讀,非常適合正在轉型路上的我們學習的最佳讀物。──林裕閔/百鮮企業有限公司總經理

  任何的決策執行都是專案,如果不懂專案管理,等於不懂公司經營!專案管理力=公司競爭力!推薦本書讓我們可以快速掌握專案成功關鍵。 ──林毅桓/創維塑膠股份有限公司總經理

  與郝老師相識是在商周CEO 50的課堂上,在課堂上老師總能將理論及實務完美的結合,務實的教學方式,每每讓我有所思省及啟發,獲益良多。誠心推薦老師的新書給大家。──徐清航/鴻盛建設機械有限公司總經理

  推薦每一位工作者都要擁有的一本書,郝旭烈老師透過專案管理這個架構出發,從心理層面的培養到外在環境變化的應對,由內而外的架構,看完真的不單純只關於專案管理,更延伸出人生管理的心法。

  朝夕令改是一個常態,專案是「一場從不確定到確定的遊戲」,確定的階段性目標,不確定的執行過程,貫穿不確定到確定的關鍵因素就是「嘗試」,並且「全力以赴」做好當下每一個目標!如同佛家所謂的「活在當下」,本書透過專案管理告訴我們,如何讓自己調整心態以不變應萬變。

  與其不斷疲於解決問題,不如建立一套解決問題的系統,本書第一篇觀念建立:告訴我們專案的本質;第二篇心法養成:告訴我們推動專案的關鍵因素,第三篇架構執行:告訴我們如何掌握專案執行的重點,一步一步為自己、為團隊、為公司建立一套有效系統。──楊子儀/經緯度企業有限公司共同創辦人

【第一篇】建立觀念

 

第1章 專案本質:到底什麼是專案管理?

我的志願

公司志願

課後練習

 

第2章  專案理論:瀑布和敏捷哪個比較好?

繳交簡報

室內裝潢

生產製造

課後練習

 

第3章  專案迷思:朝令夕改到底對不對?

一、朝令夕改,到底對不對?

二、不論對錯,該如何因應?

課後練習

 

【第二篇】心法養成

 

第4章  成功核心:專案順利進行的重點為何?

小人物大關鍵

課後練習

 

第5章  執行關鍵:如何讓決策兼具效率和效能?

一、專案前:目標到底合不合理?──該不該做?

二、專案中:目標該怎麼調整?──該做什麼?

三、專案後:怎麼把經驗落實下來?──該怎麼做?

課後練習

 

第6章  數位轉型:為什麼需要數位轉型?

一、數位轉型到底該不該做?

二、數位轉型到底又是什麼?

三、數位轉型到底怎麼執行?

課後練習

 

第7章  專案時機:什麼情況下適合推動專案?

第一階段:練兵──培養獨當一面人才

第二階段:整合──打破組織之間藩籬

第三階段:革新──推動企業重大改革

第四階段:興利──從無到有新創專案

課後練習

 

第8章 專案經理:什麼樣的人適合做專案經理?

一、願意:擁抱不確定性,接受挑戰

二、利他:善於幫助他人,成全他人

三、好奇:喜歡解決問題,樂於學習

課後練習

 

【第二篇】架構執行

 

第9章  專案主題(Theme):要怎麼選擇專案?

一、怎麼選擇會最好?

二、為什麼要這麼選?

三、選擇是否可以改?

課後練習

 

第10章  專案目標(Target): 該怎麼設定專案目標?

一、目標設定內容要注意什麼?

二、目標設定到底是合不合理?

三、目標設定如何有利於執行?

課後練習

 

第11章  專案任務(Task): 該怎麼安排專案任務?      

一、任務有沒有同步更新?

二、任務有沒有對準目標?

三、任務有沒有有效產出?

四、任務有沒有清楚分工?

課後練習

 

第12章  專案工具(Tool):怎麼選擇專案工具?

一、有沒有匹配需求? 

二、會不會很難操作? 

三、要不要花時間學? 

課後練習

 

第13章  專案時間(Time): 怎麼訂有效專案期限?

一、法定時間

二、約定獎懲

三、公告天下

課後練習

 

第14章  專案團隊(Team): 如何籌組強大專案團隊?

「兩少」之一:減少專案進行數目

「兩少」之二:減少例行工作負擔

「兩加」之一:增加專案遴選高度

「兩加」之二:增加參與的組織獎勵

「兩共同」之一:專案成員共同計畫

「兩共同」之二:管理決策共同參與

課後練習

 

專案人生 

  

何麗梅 

台積電歐亞業務資深副總經理 

暨企業社會責任委員會主席 

  

        記得一開始認識旭烈Caesar的時候,就是台積電內部合作進行流程改善的專案。 

        後來邀請他從工業工程部門轉入財會部門,然後又參與台積電大陸第一座晶圓廠的專案。一路走來,可以感受到他對專案管理的熟稔應用與不斷成長。 

        不管是整合規畫、解決問題能力,以及圓融待人處事方式,都可以看得出來他雖然執著於專案管理達成目標的精神,但是卻不會受限於一般專案管理理論上的條條框框。 

        就像他說的,「專案管理是玩一場從不確定到確定的遊戲」。目標雖然是確定的,但是不確定的過程, 要有隨時因勢利導應變的能力,這個才是專案管理的精髓。 

        這本書沒有太多說教,更沒有艱深難懂的理論,讓人愛不釋手的,是順著很多Caesar自己的小故事,就可以理解如何做好「對事更對人」的專案管理。 

        誠摯推薦,相信這本書不管對人生成長、對工作職場,都可以有很大的助益。 

  

  

「心法」比「方法」更重要 

  

朱憲國 

力晶積成電子製造股份有限公司 

執行副總經理 

  

        接到老友的Line,邀請我為他的新書寫推薦序,感到開心之餘自然也是義不容辭。 

        然而一開始知道書名叫做「專案管理」,心理還真的有點為他擔心,因為這個題目實在有點大,但經細讀之下,也就慢慢釋懷了。 

        這本書寫的不只是專案管理的「方法」, 還包括了「心法」。「方法」談的是如何運作專案的「機制」,「心法」則多著墨於「人性」。 

        專案管理的「方法」,不外乎是整合人、事、時、地、物 ,推動專案的「規畫」與「執行」,以達到專案設定的目標。但是一個專案(尤其是大型專案)要推動成功,絕對不可能100%依最初的規畫,過程中必定會遭遇因內、外在的環境變化,產生層出不窮的大小意外,有時甚至連專案目標都要修訂(re-targeting)。 

        此時,一個PM(project manager,專案經理)要如何調整及克服這些問題,則需要用到書中所提的「心法」。 

        郝哥與我皆是IE(Industrial Engineering,工業工程)專業,他的職涯內容豐富多樣,本身就是一個專案管理的良好示範。 

        本書不談深奧理論,單純就日常生活及工作的經驗俯拾皆是,可讀性高,足以做為PM的入門參考。 

  

  

理解不確定,才能玩出好專案 

  

李森斌 

王品集團副董事長 

  

        第一次結識郝哥是在商周CEO商學院專案管理的個案分享上,講述內容沒有太多艱深難懂的專有名詞,生活化和接地氣的描述,把我們一般覺得很有距離感的專案管理,交流得生動有趣。 

        尤其是很多平常令人糾結的專案管理觀點,都有了耳目一新的感受。 

        例如老闆主管們常常在進行專案管理時,會被員工抱怨「朝令夕改」,讓屬下莫衷一是。 

        但是郝哥說,「朝令夕改」本來就是個常態。因為明天是不確定的,未來的每分每秒都是不確定的,真正造成朝令夕改的,並不一定是老闆或主管,反而是公司的每一個屬下、每一位員工。 

        因為組織所有人都是資訊的末梢神經,一旦未來資訊有所改變,過去決策的改變就會成為必然,那麼朝令夕改就是一件有利的事。 

        這就是為什麼我特別喜歡郝哥所說的:「專案管理,就是玩一場從不確定到確定的遊戲。」 

雖然「目標」是「確定」的,但是達成目標的「過程」有各種不同方法,會遇到各種不同情況,這些肯定都是「不確定」的。甚至我們都「不確定」所使用的方法,會不會「確定」達到我們的目標。 

所以把長時間的大目標切割成短時間的小目標,便成為非常重要的概念。 

這就是郝哥說的,「少就是多」、「小就是大」、「慢就是快」。 

例如我們每個人或每間公司都會在新年開始時訂定新計畫、新目標。如果我們每一季檢視目標一次,那麼一年只有4次修正機會;每一個月檢視目標一次,那麼一年就有12次修正機會;每一週檢視目標一次,一年就有52次修正機會。 

所以說,把一年的目標切割成52次,變成每一週一個小目標,不僅達成目標的壓力變小,也讓修正頻率變高,使得調整成本和走錯冤枉路的回頭成本也相對降低。 

這也就是「少就是多」(Less is more)的本質。小小的目標,會降低努力的抗拒感,也會讓修正變得容易,最重要的是還會建立一種持續前進的「好習慣」。 

        就像我們常聽到的,好的人生源自於好的習慣,好的習慣透過時間的力量和複利效應,就會讓成功開花結果。而「小目標、勤修正、好習慣」也是「敏捷式」專案管理的精神。 

        諸如此類白話又親民的專案管理內容,在書中每個章節俯拾皆是。郝哥用非常務實又深入淺出的故事和案例,讓大家可以輕鬆的吸收和學習。 

        真心的推薦給大家,一本讓你回味無窮又能輕鬆掌握專案管理的好書。 

  

  

專案管理不如你所想的艱深難懂 

  

侯劭諺 

喜特麗國際總經理 

  

        我跟郝哥是在專案進行下認識的。 

商周有個很有特色的課程,其中會找學員來參與下次課程的製作,在一次由我擔任課程共同策畫的角色時,數次和郝哥參與討論該怎麼讓同學了解專案管理, 當然在課程開始之前,就得由郝哥來說明他要怎麼在有限的時間內,讓同學對「專案管理」有個初步認識 

一開始,他就用了一句話讓我印象深刻,郝哥說: 「專案管理就是玩一場不確定到確定的遊戲。」又說: 「它就是有個確定的目標,但不確定的過程。」是啊! 跟我之前學到的生硬定義來比,這樣的解釋讓人更能夠體會呀!這就是郝哥神奇的能力,可以用生活化且活潑的比喻來傳授知識,再加上很多有趣的順口溜,讓讀者可以快速抓到重點,並且很容易地產生共鳴。 

        書中沒有艱深的專案管理術語,也沒有很難懂的理論學派,而是郝哥透過自身的職涯經歷來舉例,道出讀者心中的疑惑同時給予心法傳授,讓我在讀這本書時, 就像在看一本有趣的故事書,引人入勝。 

        其實不要以為專案跟你沒關係,本來人生就是一個專案,所以每個人都應該學習如何「專案管理」,如果你害怕艱深難懂的管理書籍,那麼你就更應該好好看這本書,書中用了許多生動的順口溜替讀者把重點都淬鍊好了,而且字字精彩、句句單押(好吧,沒有單押)。 

        只要每天進步1%,一年後可以強大37倍,小快步成功就從閱讀開始。這是一本節奏明快、深入淺出的好書,推薦給各位! 

  

修!才是專案的本質 

  

郭奕伶 

商周集團執行長 

  

「如期、如質、如預算」,是以前學專案管理的三大原則,守不住這三條底線的,就是失敗專案。 

但一進到數位時代,尤其是跟數位轉型相關的專案,你會發現,這三大底線要守住……好像變得很難? 

光是一個專案目標,就不容易定! 

為什麼?數位轉型,所有企業都還在路上,沒有一家公司敢說自己轉型完成,尤其是商業模式,很多企業都還在摸索,不是還沒找到答案,就是進化中。 

所以,如果你帶領的是數位專案,你今天定下的專案目標,真的做得到?甚至在執行過程,你可能發現, 當初的目標設錯方向、設錯數字。這時候怎麼辦? 

在後疫情的數位時代,市場一日三變是常態,產業典範轉移快到超乎你的想像,你會發現,專案管理跟過去很不一樣。 

        我喜歡郝哥對專案管理的形容,「它就是一個摸底的過程」,不斷摸市場的底。只是在數位時代,你摸底的頻率、次數都跟過去不一樣了! 

        過去,如期、如質、如預算,這三大緊箍咒動彈不得;如今的專案卻是朝令,可以夕改;它跟過去最大的不同有二: 

                一、目標的修正會比過去更頻繁、更迅速。 

                二、 成功的機率比過去更高。因為數位科技,讓專案能以最小可行性產品(MVP),迅速得到市場反饋, 據此不斷修正,更容易打中市場。 

        所以,專案管理的本質只有一個字:修。 

        「有道無術,術尚可求也。有術無道,止於術。」老子說,如果我們掌握了事物的原理,即使沒有技術, 仍可學習而得;若只學了技術,卻不了解其本質,就只能停留在術的低層次了。 

        這本書最獨特之處,就在於郝哥講的是「道」,而非「術」。 

        擁有跨科技、金融各領域的專業,加上縱橫職場數十年的心得,郝哥對專案管理之道,有比別人更深刻的反芻與精鍊,因此你可以跳過許多技術障礙,直接掌握本質。 

        在數位時代,這本書是新專案管理的寶典,值得你細細咀嚼。 

  

  

經營管理者必備的武功秘笈 

  

張永昌 

鬍鬚張股份有限公司董事長 

  

非常開心在2021年7月16日在商周CEO 50聆聽「晶華酒店—潘思亮董事長」分享2020年1月23日COVID-19疫情肆虐,觀光客瞬間跳水式減少、宴會餐廳禁止內用,營收大幅下滑之際激發出生死存亡的急迫感,親自上陣主持各事業團隊進行危機處理,一個月內透過70至80個專案會議密集討論,穩定軍心、共商策略、凝聚共識、撥雲見日,帶領集團找到生存下去的方法,整個集團事業脫胎換骨順利度過難關。 

緊接著聆聽郝旭烈老師主講「專案管理」,聽講過程多次出現心有戚戚焉的感受,結合書中章節分享 如下: 

  

瀑布式管理和敏捷式管理哪個比較好? 

        讓我想到「孫子兵法九地篇」說到:兵可使率然乎?故善用兵者,譬如率然;率然者,常山之蛇也,擊其首,則尾至;擊其尾,則首至;擊其中,則首尾俱至。 

        這個問句的答案是:任何人面對生死存亡之際,莫不分分秒秒、心心念念結果如何? 

        此時敏捷式管理方式最恰當。 

        客房部沒了觀光客,客房部主管和同仁全部投入餐飲事業群,一個月內必須轉型成功,最少讓員工有工作維持生計,讓集團保有最起碼的現金流量支撐財務運作順暢。 

        這就是每天密集進行PDCA專案管理活動而日見有功,每天早中晚修正,比每週修正一次或一個月才修正一次要強上千萬倍。 

        為了達成公司總體目標, 各種業務進度隨著COVID-19疫情變化,應對措施持續調整、修正。身為事業負責人或總經理,授權之後依然要負起總責任,所以非常需要得到即時回饋、即時修正的訊息方得以安心。 

        參考本書「三大核心觀念篇」的圖2-1可知其觀念: 經營重成果、管理重過程,寧願每天敲鐘,關注先行指標訊息因應變化,也不要過了一個月才根據落後指標的損益表再舉行追悼會,這就是「敏捷式專案管理的精髓」。 

        日常經營過程,董事長、副董事長、總經理理當是最大的專案經理人,公司治理想要有風險管理與良好發展,平時就要透過專案管理來選才、育才和用才,為公司有效培育更多後繼經營管理人才,確保公司永續經營、成長發展而基業長青。 

如同棒球隊的板凳球員隨時隨地都能上場出戰的備援機制。事業單位主管或是具有潛力的明日之星,都可以選任為專案經理人。 

  

什麼樣的人適合擔任專案經理? 

他是一個僕人的角色,善於溝通幫助別人成功,具有謙沖為懷的個性,會把成員的成功放在自己前面而加以表揚的人。 

他是一個將心比心堅持專業,懂得團隊贏就是個人贏,互利共榮命運共同的道理;完全把公司的利益擺在第一位的人,一切以公司利益為主要依歸。 

他是教練不是控制狂。 

本書中所說「問題是專案經理解決,麻煩也是專案經理承擔」,這就需要具有「願意當責」、「利他主義」、「強烈好奇心」的人來擔當,始能獲得事半功倍的效果。 

專案經理打破組織藩籬,是跨越部門別、統合事務指揮作戰的人,在該任務上他就是總經理的分身。這是一個手握尚方寶劍,推動企業重大改革的人,更是一個可以鍛鍊能力的表演舞台和建立戰功的機會。 

如果專案成功,可以提升經理人在企業內的能見度,培養人望、聲望與威望,成為受人尊敬的人。 

        若要如何全憑自己,挑選一個有能力又願意承擔責任的人選,開始練兵就可創造出無限的可能性。 

  

可學習與思考的重點繁多…… 

        像是「圖表7-2 專案4階段的學習重點」對於公司想做的事,不管目標合不合理,只要找到對的人上車,自然就會激盪出可行的辦法,找到出路。 

        還有「圖表5-1 專案前、中、後應該關注的問題」, 看圖表可以理解願景目標要簡短有力、清晰動人。 

        以及「目標設定如何有利於執行?」,目標設定猶如螞蟻吃掉一頭大象的道理,將一頭大象細分切為幾千幾萬個小單位,然後分日、分週、分月、分年,有紀律地執行分解行動,再大的大象也會被千千萬萬隻螞蟻瞬間分解。另外,「圖表10-1 時間與數字的意義」就是制定有具體數據、有時間期限加上實現目標的意義,讓專案經理人和團隊成員知道為何而戰、為誰而戰。 
        郝老師嘔心瀝血為企業界開發出「3大核心觀念」、「5大重要心法」、「6大執行架構」,讓新手有所依據,讓熟手溫故知新,是一本企業經營管理人才不可或缺的武功秘笈,我很開心可以向大家推薦。


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第三章  專案迷思:朝令夕改到底對不對?

其實,誰不知道從小到大「朝令夕改」就是一個負面的代名詞,相信在老闆們心中,每次只要改、只要變,而且頻繁度又高,給員工「朝令夕改」的壓力,應該不亞於員工接收到「朝令夕改」的壓力。所以在這裡,主要探討的是兩個關鍵問題:

 

一、朝令夕改,到底對不對?

二、不論對錯,該如何因應?

 

一、朝令夕改,到底對不對?

        首先,我們來看看朝令夕改,到底對不對這件事情,我先舉幾個自己在職場、生活或家庭的情境故事給大家分享。

        同時,大家也重新回味一下,我在書中一開始對專案管理所下的定義:「從不確定到確定的遊戲」。

 

 1.改變財務預測

        記得在半導體工作的那十幾年,有很大一部分工作內容,都是「預測」和「規畫」未來公司的發展和計畫,簡單來說,就是要根據趨勢來假設未來消費市場可能會有哪些商品,這對於我們 IC 產品會有怎麼樣的需求變動,而這種需求變動需不需要我們擴充產能,增加產能後能帶來多大收益,需要花費多少資金,然後我們現金流和人力資源是否跟得上,等等。

        接著這些計畫,最終目的,要不就是和董事會申請預算,要麼就是和合作夥伴報告,甚至需要政府的核准。

        前面說了這麼多過程,最主要是凸顯專案牽涉層面非常廣,變動因素非常多,甚至有時候計畫長達五到十年,也就是說預測時間非常的長。在這種情況之下,為了能夠盡可能完整,忙著收集各種不同資訊,幾乎是每天在建立財務模型,或者說,調整數字的時候,可說是天天變、時時變、分分變。

        還記得有一次為了跟董事會報告,一週的時間內,針對未來長期的五年計畫,在我電腦裡面,就儲存了將近快 200 多個不同的版本。(那時真的快瘋了。)

        最令人嘆為觀止的是,到最後呈報的版本,竟還是一開始模擬的版本。

        看到這裡,會不會覺得很機車,又心有戚戚焉,一整個腦袋裡面想的,會不會是:

 

        「早知如此,何必當初?」

        「老闆何苦,為難小的?」

 

        經過了這麼多年,等到回首來時路的時候,我才深刻的體會,就算最後選擇的仍是最初那個模擬版本,但那也是千錘百煉之後認定的最真實反映未來的版本。這些過程是為了選擇,選擇是為了更好。

 

        過程是為了選擇,

        選擇是為了更好。

 

2.改變研發項目

        後來因緣際會,和同事一起參與了流程改善的專案,其中有一個專案是專門幫研發單位「整理」他們服務客戶的專案和流程。

        而「整理」的目的,竟然是要從將近 30 多個研發的趨勢產品裡面,砍掉 20 多個產品,要求最後只能留下10個以內的研發項目。

        那時候聽到這樣子的消息,心中非常納悶與不解,尤其砍掉的這些專案,都已經投入了非常多資源,甚至有一些,可能都已經接近了可以進入生產或銷售的階段。

        這種雖然不是「朝令夕改」,可能只是「春令秋改」或「夏令冬改」,但是對於公司投入資源,還有人力變動,都是非常茲事體大的,為什麼可以在短短的時間之內做出這麼大的變動和決定?

        幸運的是,我剛好有機會近距離接觸到研發部門大老闆,還有負責整個縮減項目的專案經理,我就請教他們這樣子重大項目變動的原因是什麼?

        當然,過程還是聊了許多其他細節,但是最重要的反而是他們幾乎一致說出的這兩句話:

 

        「情況和當初不一樣了。」

        「這樣子對公司比較好。」

 

        他們輕描淡寫地回答,卻給我留下了非常重要的啟發和新的思維:不一樣就要跟著變;哪裡好就往哪裡去。

 

        不一樣就要跟著變;

        哪裡好就往哪裡去。

 

3.改變職場賽道

        記得當時從台灣半導體公司,被派駐大陸工作的時候,我內心肯定且信心滿滿地認為自己會把任期坐滿才回台,甚至還想看看大陸有沒有還不錯的機會,就可以繼續待在那裡發展。

        誰知道,大概工作了將近一年半的時間之後,我突然發生了重大車禍,還好雖然整台車毀了,人卻沒有大礙,也因為如此,突然覺得生命無常,就決定提早回來台灣,結束了外派的日子。

        也是在那個時候,心中暗暗下了決定,以後絕對不要再跑這麼遠去工作了,尤其是「父母在,不遠遊」。再加上回台之後的工作內容,還有跟隨的老闆,都讓我滿意到不行,所以一直不覺得自己有一天還會再踏上中國那片土地,延續職場生涯。更不要說,轉換和半導體產業幾乎不相關的領域,真的只有你想不到,沒有做不到。

 

        只有想不到,

        沒有做不到。

 

        這個轉機是學生時代超級好友的推薦,除了讓我從電子業跨足到金融業,還因為工作職掌的關係,可以跑遍中國大江南北。所以,我做了一個我原來覺得不會再做的決定,「重返中國工作」。(附帶說明一下,薪資條件的提升當然也是一個很重要的決定因素。)

        就是這樣,一個工作轉換,相信對我人生接下來的蝴蝶效應,也非常顯著。人算還不如天算,計畫趕不上變化。至少在履歷表上,就會有兩個截然不同的產業經歷,看似突兀,實則增值。

 

        人算還不如天算,

        計畫趕不上變化。

 

4.改變選讀科系

        另外,像大女兒三年前從台灣前往美國唸書,才念了不到一年多,就碰上新冠疫情,又剛剛好她所在的州,就是第一個發現染疫的地方,在短時間之內,疫情迅速蔓延,所以我們很快以迅雷不及掩耳的方式,讓她回台。至少在自己身邊感覺上比較安全。

        重點是,誰又能想到,以為只是短暫回台,結果線上網課的這種形式,一上就搞了一年半。這一招讓一堆原來要海外求學的遊子,最後都用連線的方式,「在家裡」感受不一樣的「留洋」體驗。

        尤其是,大女兒本來是在美國念醫科先修班,所以很多需要在學校實驗室上的課程,或者是需要一些現場手動的課程,完全沒有辦法進行。

        陰差陽錯的情況之下,她除了了解更多美國以外的醫學進修方式,更因為待在台灣有更多時間,更多機會,甚至更多實習,接觸到其他各種不同領域的人事物。

        後來有一天,她告訴我說,她想要從原來的醫科,轉向心理系的時候,我想都沒想就舉雙手雙腳贊成。

        其實我心中的 OS 是:「怎麼轉都沒關係,人生本來就該轉來轉去,所有的過程,只不過是階段性的任務,階段性的目標」

        誰知道她哪一天,不會從心理系轉到哲學系,從哲學系轉到園藝系,然後再從園藝系又轉回醫學系。看她這麼喜歡看動漫,看韓劇,難保有一天她不會跑去開始演戲。轉來轉去又怎樣,變化無常本這樣。

        But,「So What!」我還不是一樣。

 

        轉來轉去又怎樣,

        變化無常本這樣。

 

二、不論對錯,該如何因應?

        透過前面這麼多案例,我想大家心裡都應該有個底,就是「朝令夕改」其實是個常態,「朝令夕改」其實是個結果。主要的原因是,我們都在玩一個「從不確定到確定的遊戲」。

        既然,整個過程是不確定的,而且,就算有確定的目標,也是階段性的。所以,「朝令夕改」就是一個必然的結果。

        既然知道「變」一個是常態,「改」就是一個必然的結果。

        那麼我們應該怎麼樣來因應,這個大家常常會把它看待成一種抱怨,甚至是老闆員工「上下不同心」負面情況的「朝令夕改」?

        簡單的來說,可以從「原因」和「對策」一起來「雙管齊下」:

 

1.知其然,知其所以然:讓大家都知道「原因」

        很多時候,並不是員工不想改,或者是團隊的成員不想改,最重要關鍵是,「不知道為什麼要改」?也就是不知道「朝令夕改」的原因是什麼?

        就像有一次我在針對大陸投資案做財務模型,後來老闆叫我調整模型中有關所得稅費用的參數,降低 50%。同時,給了我一份大陸公文,說我們的投資案符合這份文件上的優惠政策,如果到時候我們把文件齊備了,說不定未來公司所得稅費用就可以有 50%的抵減。

        所以說,老闆請我把財務模型中的所得稅費用減少一半之後,看看未來資金需求是不是可以大幅減少?如果情況真的是那樣,或許我們就不用向銀行借這麼多的錢,可以省下利息費用。另外,針對本來要延後的投資案,說不定有多餘的資金可以提前執行。

        大家想想看,像這樣子的老闆和員工互動場景,你覺得我還會抱怨老闆變動財務模型,和更改財務數字嗎?

        就算 10 分鐘之前他叫我做了一版財務預測,接著 10 分鐘之後他突然接到了那份公文,然後叫我迅速模擬另外一版,過程前後雖然只有短短 10 分鐘,甚至不是「朝令夕改」,而是「當下立改」,但是透過他的解說和告知,我心中對這個原因非常的清楚,自然而然會和老闆站在同一條陣線上,共同來處理這樣的「議題」(Issue),而不會因為搞不清楚狀況到底為何而改,在心中和老闆對抗,到最後變成我們兩個人之間的「問題」(Problem)。

        所以說「知其然,知其所以然」是避免矛盾一個非常重要的關鍵。

 

2.既然改,大家一起改:讓大家一起想「對策」

        還記得,有一次做專案簡報的時候,其中有一塊是預測未來商品價格的漲跌幅度,由於那段期間的市場供需變化非常大,實在很難針對未來是漲、還是跌,估計得非常準確。

        這時候,老闆並沒有給我一個確實漲跌幅度的假設,反而是問我,根據過去這段期間的市場變化,我覺得未來的價格趨勢應該是什麼樣的變動比較合理?

        哇,我的老闆竟然問「我覺得」耶!

        原來只是「被動的」接受指令,現在竟然可以「主動的」參與意見,那一整個「好為人師」的爆棚自信,簡直是瞬間噴發。到最後,我不僅沒有給老闆一個單一的答案,反而自動自發地做了好幾個價格可能變動的模擬。

        換句話說,就是老闆沒有叫我改這麼多版,但是我卻求好心切,自己做了好多版本。然後拿著這些不同的可能版本,和老闆一起做討論。

        簡單來說,那一次的經驗,重新開啟了我對朝令夕改不同的感覺。突然發現,當我是團隊中的一員,有著參與和建議權的時候,任何的修正,都變成的「必然」,就算老闆指令非常「突然」,整個心態也都非常的「自然而然」。

        所以說,簡單覆盤來看:

 

ü   朝令夕改本來就是個常態,因為所有公司、企業或是個人,都是在持續做一個接著一個的專案管理;玩著「從不確定到確定的遊戲」。既然過程一直不確定,那麼改來改去的修正,肯定就是個常態。

ü   因應朝令夕改這個常態,有兩個建議,可以讓大家上下一心,避免把常態變成變態:

l   知其然,知其所以然:讓大家都知道「原因」

l   既然改,大家一起改:讓大家一起想「對策」

 

第六章  數位轉型:為什麼需要數位轉型?

二、數位轉型到底又是什麼?

        說到理解「數位轉型到底是什麼」,可說是前面「認真做」的重要關鍵。

        自己本身投入創投工作近十年,接觸了很多慢慢進入數位轉型的傳統行業,也接觸了非常多打從出生就是數位靈魂的新生代,這兩種不同世代,各自看待用數位來經營個人或公司的方法,就有極大不同。接下來,我就用一般在經營上的五個過程,以稍微「誇飾性」的問答來比較一下,數位轉型到底是什麼。

        現在,我充當主持人來問問題,接著再請「傳統行業」的代表和「新生世代」的代表來做答覆。(提醒一下,這些答覆並非數位轉型的標準答案,只是要呈現數位轉型的「思維」,給大家一個鮮活的概念,好作為未來執行思考的方向。)

 

問題(1線上銷售:你們是怎麼樣規畫網路銷售?

        傳統代表:「當然是建立自己官網,也會把商品放在各個不同電商平台,還有 FB、IG 社群平台,增加自己曝光度。」

        新生代表:「我們會收集各個不同的網路『數據』,了解自家產品的目標客戶長相(特徵),包含性別、年齡、職業、其他關聯的喜好等等『資料』,然後再設計銷售文案、圖稿,選擇匹配的目標客戶平台來上架商品。」數位的目的:分析數據資料,選擇匹配平台。

 

        分析數據資料,

        選擇匹配平台。

 

問題(2投放廣告:你們是怎麼樣投放網路廣告?

        傳統代表:「就是先規畫一筆預算,然後製作廣告文案或影音之後,針對新品或促銷計畫,在不同平台投放廣告。」

        新生代表:「會針對我們目標客戶存量或流量比較大的平台投放廣告,也會準備不同的廣告文案腳本進行測試,看看哪一個腳本客戶的反應或下單量大,再繼續追加廣告預算,如果數據顯示交易量持續增加,就再繼續加碼廣告預算。」數位的目的:廣告關注回饋,預算彈性調整。

 

        廣告關注回饋,

        預算彈性調整。

 

問題(3直播互動:你們會怎麼樣進行直播銷售?

        傳統代表:「就有點像電視購物,透過直播銷售商品或者服務,當然也會和觀看群眾互動,並且給予折扣,讓他們產生購買欲望和動力,加速買單完成交易。」

        新生代表:「我們會測試各個不同直播時段,看看在什麼時間點上線的客戶比較多,同時也測試一下各個不同的文案腳本,看看什麼樣的文案腳本比較容易吸引客戶注意,進而買單。當然,在直播過程當中,也會關注與檢討那些,觀看人數暴增或者驟降的時間點,作為未來直播節奏和文稿設計的基礎。」數位的目的:測試尋求回饋,持續不斷優化。

 

        測試尋求回饋,

        持續不斷優化。

 

問題(4會員管理:你們是怎麼樣看待會員管理?

        傳統代表:「只要加入會員的客戶,我們都會給他們折扣優惠,而且如果資料填得越完整,又或者買得越頻繁、越多,我們也會給他們更多的優惠和折扣。」

        新生代表:「我們會盡量簡化客戶加入會員的程序,但是在後台關注會員是從什麼管道加入。此外,也會定期分析會員的採購習慣,還有關聯的喜好事物,這樣對未來線上平台合作的選擇、直播邀請、還有廣告投放,都可以用比較少的成本,更加精準地鎖定客戶,讓客戶買單,獲取更大銷售效益。」數位的目的:降低客戶麻煩,掌握客戶動態。

 

        降低客戶麻煩,

        掌握客戶動態。

 

問題(5促銷活動:你們是如何安排促銷活動?

        傳統代表:「針對不同的節慶和假日,提供會員優惠折扣,透過郵件,又或者是社群軟體通知。當然,在用戶生日或者結婚紀念日的個人專屬 VIP 時刻,也會給特別的貴賓好禮,或者是獨享優惠。」

        新生代表:「我們蠻『頻繁』地規畫促銷方案,不管是節慶或者假日,目的不僅是為了銷售,最關鍵的還是,透過各種不同的促銷文稿、影音還有折扣優惠方案,去『測試』不同客戶,理解在不同時間點,針對不同產品組合,會有什麼樣銷售成果。如此一來,我們才可以持續找到更好的方式獲得最大的效益。」數位的目的:沒有絕對最好,只有持續更好。

 

        沒有絕對最好,

        只有持續更好。

 

        透過這前面五個步驟分享,我的個人心得是,數位轉型這四個字,可以簡單分成「數位」和「轉型」兩個單詞。

        其中「數位」這兩個字,主要目的就跟前一章所說的「關注數字」是一樣的,關鍵就是能夠把客觀的數字記錄下來,作為未來經驗或者是決策的參考,而不會流於主觀的喜好判定。

        至於「轉型」這兩個字,其實是建立一套「持續改善、不斷測試優化」的思維模式,拋掉「擁抱成功方程式」的這種想法,因為不確定的未來會一變再變,也就是「沒有最好,只有更好」。數位的目的:數位是為了記錄客觀數字的存在,轉型是為了測試更好方法的執行。

 

        數位是為了記錄客觀數字的存在,

        轉型是為了測試更好方法的執行。