IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術:掌握69招視覺化溝通技巧,提案、企畫、簡報一次過關!

出 版 社:商業周刊

出版日期:2017/4/13

定價:280元

規格:平裝

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IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術:掌握69招視覺化溝通技巧,提案、企畫、簡報一次過關!

清水久三子

日本簡報天后首次完整公開IBM內部最受歡迎的資料製作術
成功訓練逾2,000名頂尖行銷業務人才
亞馬遜讀者盛讚:「本書是簡報白痴的救世主!」

***

7大核心概念‧ 69招視覺化溝通技巧‧
6種範本‧4種圖表‧圖解4步驟‧181張完整圖例
再複雜的資訊,都能化為一看就懂的視覺圖像
瞬間抓住主管、客戶和觀眾的心

 

-本書簡介-
【閱讀本書前】你的簡報是否有以下問題──
•每一張投影片都塞滿文字,讓人抓不到重點
•只會套用範本,毫無亮點與特色
•用了各種專業圖表,觀眾卻有看沒有懂
•花了大把時間製作、演示的簡報,台下卻睡成一片
•用生命做出的簡報,卻只換來客戶、老闆的一句話:「我不懂你想表達什麼!」 

【讀完本書後】你將成功破除「爛簡報」魔咒──
ü   斷捨離混亂模糊的想法,建立條理架構清晰的內容
ü   精準設定目的,緊緊抓住目標觀眾群
ü   移除多餘雜訊,讓版面簡單又有力量
ü   字型、圖片、色彩的選擇與搭配,快速抓住設計重點

作者在日本IBM任職16年之久,至今培訓過2,000多名行銷業務專業人才,素有「培育專家的專家」美譽。她有感於許多職場人士都知道「份好的圖表簡報,勝過千言萬語」,卻往往不得要領,做出令人無言的簡報。

因而針對好簡報應包含哪些要素、簡報架構該如何規畫、投影片風格又該怎麼設計等關鍵思考與技巧,集結成這套頂尖外商顧問才知道的資料製作技術,教你如何化繁為簡,圖文整合,做出兼具專業與美觀,又能打動人心的好簡報!

本書依主題分門別類,首先介紹6種常見商業文書範本,接著說明如何設定目的與架構,進而探討文字樣式、文章構成、表格、圖表、圖解的製作方法及視覺效果。全書包括69個立即見效的實用技巧,一個技巧以一個左右跨頁介紹,讀者無須翻頁就能同時閱讀文字與圖例解說,就算是新手也能即學即用,成功化資訊、數據為圖像,做出神人級提案與企畫!

-本書特色-
7大資料製作核心概念69招視覺溝通技巧181張完整圖例
打造邏輯架構清楚、視覺設計精準、說服力&故事力十足的簡報

沒學過設計,也能做出重點一目瞭然、版面賞心悅目的提案、報告或企畫! 

掌握6種範本、3種表格、4種圖表、圖解4步驟,新手也能成為資料製作達人!
了解資料製作的基本知識與設計邏輯,再複雜的資訊都能化為一看就懂的視覺圖像。 

主題分類,查找方便,1個跨頁只說1個核心know-how
左頁簡潔文字說明,右頁搭配圖表&圖例,零基礎也能即學即用! 

頂尖企業顧問的「簡報零失誤」心法
如何做出一次過關、不被打槍的簡報?如何在最短時間,提出最有效的資料?時尚界有「TPO原則」,原來簡報界也有?怎麼防堵Death by PowerPoint(爛死人簡報)? 

-名人推薦-
林大班  台灣首家專業簡報顧問公司寶渥共同創辦人
孫治華  簡報實驗室創辦人
楊斯棓  醫師、台灣菲斯特顧問

──好評強推(依姓氏筆畫序)

推薦序|簡報是一份送給觀眾與自己的禮物  林大班
推薦序|給職場人士的69則簡報備忘錄  孫治華
推薦序|人在簡報江湖,笑讚川流不息  楊斯棓 

前言 
Chapter 1 各種簡報的製作技巧
1 營運計畫書?Why
2 營運計畫書?What
3 營運計畫書?How
4 向客戶提案?不相信‧不急
5 向客戶提案?不想花
6 向客戶提案?不安  
7 調查報告?概要‧業界調查
8 調查報告?競爭力調查
9 調查報告?顧客調查
10 公司內部改善提案
11 活動報告
12 說明會資料
【Coffee Break】如何避免簡報被打槍

Chapter 2 設定目標,勾勒架構
13 設定明確目標
14 了解受眾,精準行銷
15 創造核心訊息
16 加深訊息的印象
17 資料必備要件
18 鋪陳情節的方式
19 情節設定板
20 製作目錄‧索引
21 版面設計
22 選擇表現方式
【Coffee Break】防止資訊外洩的祕訣 

Chapter 3 文字→文章的製作技巧
23 字型是王道
24 設定字級大小
25 決定理想的強調方式
26 刪減文字的方法
27 文章的好讀程度?
28 文章的好讀程度?
【Coffee Break】資料做得快又好的祕訣 

Chapter 4 表格的製作技巧
29 了解表格的種類與特徵
30 設計表格的項目
31 決定欄位的記述方式
32 格線的畫法
33 設定表格樣式
【Coffee Break】如何避免簡報被打槍 

Chapter 5 圖表的製作技巧
34 4種基本圖表
35 直條圖∣基本篇
36 直條圖∣應用篇
37 橫條圖
38 線形圖∣基本篇
39 線形圖∣應用篇
40 圓餅圖
41 散布圖
42 泡泡圖
43 雷達圖
44 扇形圖
45 Z圖
【Coffee Break】資料界也有時尚TPO原則?! 

Chapter 6 圖解溝通的技巧
46 圖解的基本步驟
47 圖形應符合形象
48 各種關係圖
49 集合關係圖
50 因果關係圖
51 位置關係圖
52 發展關係圖
53 程序關係圖
54 循環關係圖
55 階層關係圖
56 善用類比,化繁為簡
57 圖表的組合
58 如何改善圖表?消滅「重複」
59 如何改善圖表?斷開重複線條
60 如何改善圖表?拆解面與面的重疊
【Coffee Break】維持風格一致的祕訣 

Chapter 7 以視覺效果強化內容
61 版面配置的基本原則
62 提高圖像的可視性
63 插圖
64 照片
65 截圖
66 擬真視覺效果
67 強調效果
68 色彩運用?選擇顏色
69 色彩運用?無彩色

〔推薦序〕簡報是一份送給觀眾與自己的禮物
文/林大班(台灣首家專業簡報顧問公司寶渥的共同創辦人)

聰明的溝通者都知道,視覺溝通的力量遠遠超過文字。但知易行難,還好本書分享了簡報中各類圖表的應用情境,以及圖表在這些情境中的應用方法。這些方法不僅具體可操作,也都符合實務中的情境。除此之外,本書還介紹了簡報開始前的準備工作,從設定目標、受眾分析、情節建構到提煉核心訊息,所有必要的環節在本書都提供了即學即用的作法。

我們一直在推廣「Presentation is Present」的簡報理念,意思說的是簡報就是送禮。本書將許多簡報概念化成可實踐的方法,利用這些方法,就能為觀眾帶來一場精彩的簡報(禮物)。相信這本書,將會成為你送給自己最好的禮物。 

〔推薦序〕給職場人士的69則簡報備忘錄
文/孫治華(簡報實驗室創辦人) 

快速提點各種簡報的圖表適用性
《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》是一本定位很有趣的書籍,內容並非著重於精美的簡報設計,而是要拓展你在商業簡報表達認知上的想法。當你知道一份營運計畫書應該要有什麼樣的圖表來強調不同資訊時,你在寫這份計畫書的第一時刻,就會有不一樣的節奏感與資料蒐集的完整度。 

從圖表到資訊說明,再走到說明情境的設定
營運計畫書、提案書、調查報告可以使用什麼樣的圖表,來增強聽眾對提案的瞭解呢?從核心資訊的定調、利用金字塔原理、SUCCESs原則,這本書也提供了說明資訊、分析資訊的基本原則,甚至連說明情節的部分也有簡單易懂的說明。可以讓人重新反思自己的提案細節是否有適當的設計與說明的方式。 

有好的內容後,再利用務實的小技巧設計你的簡報
關於簡報設計,有看不完的書,學不完的技巧,但是很少有書可以從商業世界的角度幫大家過濾掉很多簡報設計的技巧,很精準的整理出了商業簡報需要在意的設計要點,像是要如何強調重點、如何設計商業圖表,甚至利用不同的圖解來說明一個故事,其中也提到了以往我在教簡報設計時常強調的「真實感」的設計。 

這不會是一本簡報大全的書,而是像一個提醒你的備忘錄
其實從上面的內容中我們就可以發現,這本書所涵蓋的範圍非常廣,但這也點出了這本書的定位:一本適合有一些商業經驗的職場人士,用來提醒自己簡報的資訊的完整性、簡易簡報設計與故事情境的一本好書。

很多時候我們都拿著一兩年的工作經驗用十年,而不是真正的讓自己不斷的累積與精進。

這一本精實扼要的小書,我覺得很適合用來讓自己反思,自己的商業提案簡報是否有注意到這些關鍵的細節?是不是又是一個該讓自己再精進、再嘗試的時刻又到了?{DS}

〔推薦序〕人在簡報江湖,笑讚川流不息
文/楊斯棓(醫師、台灣菲斯特顧問) 

臉書上凡出現「簡報」字樣的相關文章,往往分享者眾,足見近年簡報這個領域的諸多學問蔚為顯學。

有幸受外商公司青睞,於二O一四年開始針對醫師族群主持一連串的醫學簡報工作坊(為時十二小時,必須包含上台演練),過程中我也二度赴美,跟隨Nancy Duarte(美國前副總統高爾的簡報老師)的工作坊老師群進修。在那裡,我不斷思索簡報兩字的定義。

請問各位讀者朋友,簡報的英文應該是slide,還是present?

「誒,你那份簡報給我一下!」這句話哪裡有問題?

我想簡報力應該是指卓越的present能力,而slide製作得很簡潔大器,這個應該是偏設計力。即便如此,我們不該爭辯孰重要、孰不重要,海納百川,如果簡報能力是海,包括數字轉換圖表能力(如何擇圖、製圖)、說故事能力(如何喚醒人心、呼籲行動)、色彩搭配能力(懂得選用特殊紅色,連辣椒醬都賣得更好)、選擇字型能力等,都是不可或缺的重要支流。

翻讀本書,可以極有效率的檢視自己,是不是已把眼前資料選用最佳圖表呈現。永遠要思考,手上這些數字、內容,在單張投影片上,有沒有更好的演繹方式?

而更要思考,簡報者的角色永遠比投影片重要。簡報能力強者,擱置投影片,一張白報紙,也能簡報;一面白板,也能簡報;甚至一張口,兩片唇,上下翻動,也能簡報。

簡報之道無他,見天地、見自己、見眾生而已矣。

摘錄1_向客戶提案?不相信‧不急
期盼提案一次成功,必須跨越「4 不」關卡
一個成功的提案,必須超越客戶必經的4大心理階段──「不信任、不急、不想花、不安」。因此要針對顧客在各階段的「為什麼」,提出明確的答案。 

第一階段──客戶不清楚提案內容的「不信任」階段,客戶不了解你提案的主題。    
我們做提案時,必須以目標客戶能接受與認可為出發點。認知度低時,即使為了補救而立刻詳細說明商品或服務,對方仍會覺得事不關己不願買單。因此,你必須讓對方認同「為什麼現在必須這麼做」,並理解那是「自己的事」。而這都可以透過企畫的緣起背景,來展現提案內容的全貌與精神,藉此提高必要性。 

第二階段──雖然知道有必要,但現在沒空的「不急」階段。
商業人士公務繁忙、日理萬機,想讓他們願意暫時擱置他案,就應該說服他們為何必須優先接受你的提案。想在艱困大環境中凸顯自身(自家公司)的重要性,並提高優先順位,如果拿不出因應對策就會被競爭對手超越。因此,除了說明欲達到的成果與彰顯優勢,同時也點出情況最糟時必須面對何種風險,不失一種好方法。

客戶已有問題意識或購買意願時,此階段就無須著墨太多,請傾力備戰該如何說服「不想花」和「不安」的客戶。 

向客戶提案?不想花
讓客戶了解投資金額的必要性
讓對方意識到問題或產生購買意願之後,就來到了「不想花」階段。此階段要說明商品或服務的詳細內容及估算成本,讓對方充分了解與接受。 

經過「不信任」、「不急」兩階段後,緊接著就是與成本環環相扣的「不想花」階段:「我了解這東西有必要也很急,但還是覺得太貴」、「就算不多找人也能做吧?」尤其面對高單價商品與服務時,這階段可說是最困難的一關。

右頁的投影片範例是引進某系統的提案書。2-1 點出了設定好的「目的‧目標」,即具體可以做到的事。由於服務是眼睛看不到的東西,如何具體呈現出目標的樣貌,一定要先達成共識。

接下來進入屬於細節部分的進行方式或組織圖。清楚傳達出專業程度有多高,讓客戶明白:「這應該交給專家來做。」即使客戶看過後的結論是:「我們應該可以自己來,但太花時間就算了。」也代表你說服成功。

最後是估價。提出多種方案(option),以便比較檢討。如同「松竹梅」套餐一樣,3 個提案較為剛好,有利於客戶做出決定。當客戶認為 A 提案太貴,就能提出更貴的 B、C 方案,誘使對方選擇相對便宜的原提案。提案內容並非服務,而是具體商品時,應詳細說明商品規格、使用方式、便利性、特徵、效果之後,最後再點出價格。{DS}

摘錄2 各種簡報的製作技巧
1.   營運計畫書?Why
營運計畫書(business plan)有3大要素:「Why=為何需要?」「What=主要工作與產出為何?」「How=怎麼實現?」

想創業、開發新商品之類的營運計畫書,必須具備 3 項要素:Why、What、How。

先闡明 Why,也就是緣起背景及意義;接著是 What,即事業內容概要、商業模式、預估收益等;最後以 How 來歸納實際執行的方法步驟。

其中最容易被忽略的就是 Why。倘若你自己沒有認清「為何要這樣做」,即使洋灑表列,也無法與 What 產生連結,只能做出不及格的企畫案。建議各位可從 3C,即市場(customer)、競合(competitor)、自家公司(company)等 3 個角度來歸納。

首先是「市場分析」,提出與市場和顧客規模、結構、變化有關的資訊。二是「競爭對手分析」,可透過雷達圖等圖表,比較自身在哪些方面握有優勢。若能明確掌握競爭對手和自家公司的差異,定位自會更加明確。

「自家公司分析」即透過價值鏈(value chain)分析來找出企業的核心價值,釐清握有哪些強項與資源,以及需補強的弱點。最後以 SWOT 分析綜合歸納 3C。雖然擬定營運策略時,有常見基礎架構(framework)可套用,但請不要只是輸入資訊或數據,應提出「所以應該怎麼做」的結論或假設。

COFFEE BREAK 如何避免簡報被打槍
現在立場暫時交換,假想你的角色是客戶或上司,即可以向資料製作者下指令的人,一起來探討如何透過審閱(review),提高文書資料的品質。

審閱人通常是製作者的上級主管,透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過,到了資料製作的最終階段才發現方向不對,往往得面臨「一開始就錯了!」「全部重做!」的悲慘下場,全部砍掉重練。

為了避免資料遭到全盤否定,雙方一起 review 每道程序的效果最佳,可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視,確認方針和呈現方式(output image)正確無誤。

如果你已學會本書第 1 章的技巧,就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段,當資料大致完成時,就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構,以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段,目的、故事內容、架構都必須一致,善用視覺化技巧,確認最終資料。

等到上手了,就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後,直接跳到最終審閱也可以。無論如何,盡早在前端與上司取得共識,就能避免掉入無限重做的迴圈。{DS}

摘錄3_2設定目標,勾勒架構
18 鋪陳情節的方式
站在對方角度,提出容易接受的結論 

直接把訊息丟出去,別人是不會懂的。要如何表達才能說服他人接受自己提出的主張和結論?此時應思考如何鋪陳故事。

即使利用金字塔結構法導出訊息,若是沒有按照順序提出資訊,他人非但無法理解,甚至會予以反駁,產生反感。因此,請依對方的狀況來思考如何鋪陳情節。以下為 4 種典型鋪陳方式,端看目標對象的特性、結論是否容易接受,選出最適合的方式。

1 累積型
一一確認對方所理解的事,再依序提出結論或主張。由於是累積「Yes」的鋪陳方式,適合批判型的對象。

2 分解型
先帶出結論或高潮部分,再說明細節的鋪陳方式。適合新產品或大型計畫的發表會,一開始先點出整體概念,再詳細說明功能、如何應用等。

3 選項型
提出多種選項,互相比較檢討,凸顯欲促成選項的正當性。盡量加入位於光譜兩端的選項,方便判斷哪一種最為合適。

4 意外型
大家都知道的事,很難引起興趣。請設法製造「疑問」,提出意料之外的事實,讓你的主張更有說服力。

摘錄4_6圖解溝通的技巧
46圖解的基本步驟
圖表,定義各種因素的關係 

「圖表」,用來將各種表現要素具體成形,並呈現箇中關係。

「表現要素」並非隨口說說,而是經過思考並掌握所需水準、性質後擷取出來的關鍵精華。此外,內含表現要素的幾何「圖形」,並不能單憑個人喜好,應是確實了解圖形特性後所做的選擇。透過排放圖形的位置或連接方式,釐清各要素之間的邏輯關係,而非憑感覺。常有人這麼說:「我不會畫畫,所以不會做圖表。」但製作圖表需要的並不是繪畫天分或藝術品味,而是你是否有思考力。

Step 1 是系統化整理,即有系統地整理、分類表現對象的資訊或訊息。運用金字塔結構法或邏輯樹狀圖,整合成一個完整體系。

在 Step 2 擷取表現要素時,根據整理好的資訊來選定關鍵字。不要寫成文章,列出條目或關鍵字就好。

在 Step 3 設定關係時,思考要用什麼圖形、如何排列,以呈現

各要素的關係。為達此目的,必須從圖形特徵和相互關係中選擇。下節將會詳細介紹圖形和關係的呈現方式。

Step 4 是加工與強調,即加強增色階段。請勿太過依賴顏色,也不要使用多餘的圖形,以免干擾閱讀。

〔推薦序〕簡報是一份送給觀眾與自己的禮物
文/林大班(台灣首家專業簡報顧問公司寶渥的共同創辦人)

聰明的溝通者都知道,視覺溝通的力量遠遠超過文字。但知易行難,還好本書分享了簡報中各類圖表的應用情境,以及圖表在這些情境中的應用方法。這些方法不僅具體可操作,也都符合實務中的情境。除此之外,本書還介紹了簡報開始前的準備工作,從設定目標、受眾分析、情節建構到提煉核心訊息,所有必要的環節在本書都提供了即學即用的作法。

我們一直在推廣「Presentation is Present」的簡報理念,意思說的是簡報就是送禮。本書將許多簡報概念化成可實踐的方法,利用這些方法,就能為觀眾帶來一場精彩的簡報(禮物)。相信這本書,將會成為你送給自己最好的禮物。 

〔推薦序〕給職場人士的69則簡報備忘錄
文/孫治華(簡報實驗室創辦人) 

快速提點各種簡報的圖表適用性
《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》是一本定位很有趣的書籍,內容並非著重於精美的簡報設計,而是要拓展你在商業簡報表達認知上的想法。當你知道一份營運計畫書應該要有什麼樣的圖表來強調不同資訊時,你在寫這份計畫書的第一時刻,就會有不一樣的節奏感與資料蒐集的完整度。 

從圖表到資訊說明,再走到說明情境的設定
營運計畫書、提案書、調查報告可以使用什麼樣的圖表,來增強聽眾對提案的瞭解呢?從核心資訊的定調、利用金字塔原理、SUCCESs原則,這本書也提供了說明資訊、分析資訊的基本原則,甚至連說明情節的部分也有簡單易懂的說明。可以讓人重新反思自己的提案細節是否有適當的設計與說明的方式。 

有好的內容後,再利用務實的小技巧設計你的簡報
關於簡報設計,有看不完的書,學不完的技巧,但是很少有書可以從商業世界的角度幫大家過濾掉很多簡報設計的技巧,很精準的整理出了商業簡報需要在意的設計要點,像是要如何強調重點、如何設計商業圖表,甚至利用不同的圖解來說明一個故事,其中也提到了以往我在教簡報設計時常強調的「真實感」的設計。 

這不會是一本簡報大全的書,而是像一個提醒你的備忘錄
其實從上面的內容中我們就可以發現,這本書所涵蓋的範圍非常廣,但這也點出了這本書的定位:一本適合有一些商業經驗的職場人士,用來提醒自己簡報的資訊的完整性、簡易簡報設計與故事情境的一本好書。

很多時候我們都拿著一兩年的工作經驗用十年,而不是真正的讓自己不斷的累積與精進。

這一本精實扼要的小書,我覺得很適合用來讓自己反思,自己的商業提案簡報是否有注意到這些關鍵的細節?是不是又是一個該讓自己再精進、再嘗試的時刻又到了?{DS}

〔推薦序〕人在簡報江湖,笑讚川流不息
文/楊斯棓(醫師、台灣菲斯特顧問) 

臉書上凡出現「簡報」字樣的相關文章,往往分享者眾,足見近年簡報這個領域的諸多學問蔚為顯學。

有幸受外商公司青睞,於二O一四年開始針對醫師族群主持一連串的醫學簡報工作坊(為時十二小時,必須包含上台演練),過程中我也二度赴美,跟隨Nancy Duarte(美國前副總統高爾的簡報老師)的工作坊老師群進修。在那裡,我不斷思索簡報兩字的定義。

請問各位讀者朋友,簡報的英文應該是slide,還是present?

「誒,你那份簡報給我一下!」這句話哪裡有問題?

我想簡報力應該是指卓越的present能力,而slide製作得很簡潔大器,這個應該是偏設計力。即便如此,我們不該爭辯孰重要、孰不重要,海納百川,如果簡報能力是海,包括數字轉換圖表能力(如何擇圖、製圖)、說故事能力(如何喚醒人心、呼籲行動)、色彩搭配能力(懂得選用特殊紅色,連辣椒醬都賣得更好)、選擇字型能力等,都是不可或缺的重要支流。

翻讀本書,可以極有效率的檢視自己,是不是已把眼前資料選用最佳圖表呈現。永遠要思考,手上這些數字、內容,在單張投影片上,有沒有更好的演繹方式?

而更要思考,簡報者的角色永遠比投影片重要。簡報能力強者,擱置投影片,一張白報紙,也能簡報;一面白板,也能簡報;甚至一張口,兩片唇,上下翻動,也能簡報。

簡報之道無他,見天地、見自己、見眾生而已矣。

摘錄1_向客戶提案?不相信‧不急
期盼提案一次成功,必須跨越「4 不」關卡
一個成功的提案,必須超越客戶必經的4大心理階段──「不信任、不急、不想花、不安」。因此要針對顧客在各階段的「為什麼」,提出明確的答案。 

第一階段──客戶不清楚提案內容的「不信任」階段,客戶不了解你提案的主題。    
我們做提案時,必須以目標客戶能接受與認可為出發點。認知度低時,即使為了補救而立刻詳細說明商品或服務,對方仍會覺得事不關己不願買單。因此,你必須讓對方認同「為什麼現在必須這麼做」,並理解那是「自己的事」。而這都可以透過企畫的緣起背景,來展現提案內容的全貌與精神,藉此提高必要性。 

第二階段──雖然知道有必要,但現在沒空的「不急」階段。
商業人士公務繁忙、日理萬機,想讓他們願意暫時擱置他案,就應該說服他們為何必須優先接受你的提案。想在艱困大環境中凸顯自身(自家公司)的重要性,並提高優先順位,如果拿不出因應對策就會被競爭對手超越。因此,除了說明欲達到的成果與彰顯優勢,同時也點出情況最糟時必須面對何種風險,不失一種好方法。

客戶已有問題意識或購買意願時,此階段就無須著墨太多,請傾力備戰該如何說服「不想花」和「不安」的客戶。 

向客戶提案?不想花
讓客戶了解投資金額的必要性
讓對方意識到問題或產生購買意願之後,就來到了「不想花」階段。此階段要說明商品或服務的詳細內容及估算成本,讓對方充分了解與接受。 

經過「不信任」、「不急」兩階段後,緊接著就是與成本環環相扣的「不想花」階段:「我了解這東西有必要也很急,但還是覺得太貴」、「就算不多找人也能做吧?」尤其面對高單價商品與服務時,這階段可說是最困難的一關。

右頁的投影片範例是引進某系統的提案書。2-1 點出了設定好的「目的‧目標」,即具體可以做到的事。由於服務是眼睛看不到的東西,如何具體呈現出目標的樣貌,一定要先達成共識。

接下來進入屬於細節部分的進行方式或組織圖。清楚傳達出專業程度有多高,讓客戶明白:「這應該交給專家來做。」即使客戶看過後的結論是:「我們應該可以自己來,但太花時間就算了。」也代表你說服成功。

最後是估價。提出多種方案(option),以便比較檢討。如同「松竹梅」套餐一樣,3 個提案較為剛好,有利於客戶做出決定。當客戶認為 A 提案太貴,就能提出更貴的 B、C 方案,誘使對方選擇相對便宜的原提案。提案內容並非服務,而是具體商品時,應詳細說明商品規格、使用方式、便利性、特徵、效果之後,最後再點出價格。{DS}

摘錄2 各種簡報的製作技巧
1.   營運計畫書?Why
營運計畫書(business plan)有3大要素:「Why=為何需要?」「What=主要工作與產出為何?」「How=怎麼實現?」

想創業、開發新商品之類的營運計畫書,必須具備 3 項要素:Why、What、How。

先闡明 Why,也就是緣起背景及意義;接著是 What,即事業內容概要、商業模式、預估收益等;最後以 How 來歸納實際執行的方法步驟。

其中最容易被忽略的就是 Why。倘若你自己沒有認清「為何要這樣做」,即使洋灑表列,也無法與 What 產生連結,只能做出不及格的企畫案。建議各位可從 3C,即市場(customer)、競合(competitor)、自家公司(company)等 3 個角度來歸納。

首先是「市場分析」,提出與市場和顧客規模、結構、變化有關的資訊。二是「競爭對手分析」,可透過雷達圖等圖表,比較自身在哪些方面握有優勢。若能明確掌握競爭對手和自家公司的差異,定位自會更加明確。

「自家公司分析」即透過價值鏈(value chain)分析來找出企業的核心價值,釐清握有哪些強項與資源,以及需補強的弱點。最後以 SWOT 分析綜合歸納 3C。雖然擬定營運策略時,有常見基礎架構(framework)可套用,但請不要只是輸入資訊或數據,應提出「所以應該怎麼做」的結論或假設。

COFFEE BREAK 如何避免簡報被打槍
現在立場暫時交換,假想你的角色是客戶或上司,即可以向資料製作者下指令的人,一起來探討如何透過審閱(review),提高文書資料的品質。

審閱人通常是製作者的上級主管,透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過,到了資料製作的最終階段才發現方向不對,往往得面臨「一開始就錯了!」「全部重做!」的悲慘下場,全部砍掉重練。

為了避免資料遭到全盤否定,雙方一起 review 每道程序的效果最佳,可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視,確認方針和呈現方式(output image)正確無誤。

如果你已學會本書第 1 章的技巧,就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段,當資料大致完成時,就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構,以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段,目的、故事內容、架構都必須一致,善用視覺化技巧,確認最終資料。

等到上手了,就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後,直接跳到最終審閱也可以。無論如何,盡早在前端與上司取得共識,就能避免掉入無限重做的迴圈。{DS}

摘錄3_2設定目標,勾勒架構
18 鋪陳情節的方式
站在對方角度,提出容易接受的結論 

直接把訊息丟出去,別人是不會懂的。要如何表達才能說服他人接受自己提出的主張和結論?此時應思考如何鋪陳故事。

即使利用金字塔結構法導出訊息,若是沒有按照順序提出資訊,他人非但無法理解,甚至會予以反駁,產生反感。因此,請依對方的狀況來思考如何鋪陳情節。以下為 4 種典型鋪陳方式,端看目標對象的特性、結論是否容易接受,選出最適合的方式。

1 累積型
一一確認對方所理解的事,再依序提出結論或主張。由於是累積「Yes」的鋪陳方式,適合批判型的對象。

2 分解型
先帶出結論或高潮部分,再說明細節的鋪陳方式。適合新產品或大型計畫的發表會,一開始先點出整體概念,再詳細說明功能、如何應用等。

3 選項型
提出多種選項,互相比較檢討,凸顯欲促成選項的正當性。盡量加入位於光譜兩端的選項,方便判斷哪一種最為合適。

4 意外型
大家都知道的事,很難引起興趣。請設法製造「疑問」,提出意料之外的事實,讓你的主張更有說服力。

摘錄4_6圖解溝通的技巧
46圖解的基本步驟
圖表,定義各種因素的關係 

「圖表」,用來將各種表現要素具體成形,並呈現箇中關係。

「表現要素」並非隨口說說,而是經過思考並掌握所需水準、性質後擷取出來的關鍵精華。此外,內含表現要素的幾何「圖形」,並不能單憑個人喜好,應是確實了解圖形特性後所做的選擇。透過排放圖形的位置或連接方式,釐清各要素之間的邏輯關係,而非憑感覺。常有人這麼說:「我不會畫畫,所以不會做圖表。」但製作圖表需要的並不是繪畫天分或藝術品味,而是你是否有思考力。

Step 1 是系統化整理,即有系統地整理、分類表現對象的資訊或訊息。運用金字塔結構法或邏輯樹狀圖,整合成一個完整體系。

在 Step 2 擷取表現要素時,根據整理好的資訊來選定關鍵字。不要寫成文章,列出條目或關鍵字就好。

在 Step 3 設定關係時,思考要用什麼圖形、如何排列,以呈現

各要素的關係。為達此目的,必須從圖形特徵和相互關係中選擇。下節將會詳細介紹圖形和關係的呈現方式。

Step 4 是加工與強調,即加強增色階段。請勿太過依賴顏色,也不要使用多餘的圖形,以免干擾閱讀。