工作效率翻倍的「email管理法」》收到信，立刻用這個工具轉成「待辦事項」

最近Google推出了一個新的實驗性收信工具稱為Inbox。

這東西因為具備我多年來一直「很思念」的一個功能，所以立刻就找了在Google工作的朋友拿到了邀請碼。

到今天為止試用了約一個禮拜，雖然因為軟體還在封測階段，部分功能還稱不上完善、也還不支援中文，但因為非常適合商務人士進行工作管理，所以我特別寫這篇建議想好好做時間管理的朋友可以試看看！

認真要說Inbox做了什麼技術上的重大突破，其實是沒有的。真要講，用傳統的Gmail介面收信加上標籤似乎也可以在技術上達到類似的效果。可是最關鍵的差異，在於Google終於把Email與待辦事項的功能結合在一起了！

這樣的結合有什麼了不起？ 這在工作管理上可是很重要的事情！

我這篇文章一開始不是用上「思念」這兩個字嗎？因為最早我接觸到有把Email跟待辦事項結合在一起的工具，其實是微軟的Outlook。可惜Outlook在前幾年在手持裝置的支援步調始終很緩慢。當我開始用智慧型手機時（一開始是在2007前後開始用Symbian的UIQ3.0說…），Outlook跟手機同步非常麻煩（得接連接線，開同步軟體等）加上若要跟別人分享待辦事項一定要架設Outlook Server，所以後來我就都換用Google的服務了。畢竟可以直接無線同步資料，這便利性是差很大的！可是雖然用Google服務替換了Outlook，但這功能我可一直懷念至今。

但這功能到底有什麼重要性呢？為何讓我這麼懷念？

這其實涉及到工作管理的一個重點。像我們這樣的商務人士以及上班族，其實很多工作是由Email驅動的。舉例而言，有人寫信問我可不可以前往演講、上課、或是幫他寫專欄。客戶寫信來要我提供報價、產品資訊、或是疑問。或是同事給我一些做好的文件要我看過給建議。就算很多生活上的狀況也是如此，博客來通知來說書已經寄到7-11、高鐵通知要你記得去車站取票、樂桃航空的廣告信說後天12：00開始有冬季機票特賣。

所以收到這些信後，不單單只是回信不回信這麼簡單，你還因此有很多實體工作要開始進行。

大部分人的做法，是把這些待處理的信加上星號或是標籤。甚至還有很多不同顏色的星星，比方紅色代表Top urgent、黃色代表其次、綠色代表低優先性。可是一來下標籤有點麻煩，二來你可能回了信但忘了進行信中的工作，三來等到你空閒下來要處理時，一打開最重要的紅色標籤檔案夾，可能也還是有20-30封信。這麼多信時，你又得一封一封看過，然後一次一次處理。有些可能得離開電腦進行，等你告一段落回來電腦，可能又得把這20-30封重新瀏覽一遍，便利性其實還試不夠。至於那些必須真的去特定位置（如7-11拿書）的待辦事項，可能會不斷忘記。最後就得另外開個待辦事項來額外管理。

額外開立「待辦事項」是我目前的做法。我最近這三年是透過使用Remember the Milk在管理日常工作，所有現在沒辦法進行，但之後要處理的事情，我都會建立一個待辦事項。然後讓電腦（或手機）到了時間自動提醒。每天一早我在捷運上，可以到我待辦事項Pool中找尋接下來幾天要到期的事情，也能優先規劃今天的主要工作是什麼，行有餘力則可以多做些未來要到期的事情。這可以讓我每天時間分配更有效率，也可以避免很多人老被到期的事情追著跑。（這部分的分享可以見：Joe的時間管理術06-我的一天）

這方式其實實際使用起來也沒什麼問題，只是就得「多」輸入與建立一次。

但當年Outlook的做法，則是因為Email以及待辦事項其實是在同一工具中，所以收到Email後，你可以按個鈕就把它轉變成待辦事項，並可以給予一個到期時間。比方說，有人來信問說要我提供產品型錄，可是正好今天在外面上課，那就可以轉成一個「明天處理」的待辦事項，然後明天進了辦公室時系統就自動提醒我要處理這封信。而不用每天回頭查有沒有Email的工作還沒完成。至於一些可以慢慢處理的Email則可以給個較遠的時間，這樣電腦會根據優先到期順序提醒並排序。所以就可以更無腦的讓電腦來幫忙安排工作了！

Inbox的這次改變，最大的關鍵也就在此。任何一封信進來信箱後，可能呈現三種狀況。

一種狀況是剛進來還沒時間被看，那會在Inbox中。

一旦我打開這封信之後，通常可以立刻判斷這封信是否要進一步處理。有可能只是別人提供資料，那可以給予標籤然後按下Done封存起來。也可能只是廣告信，那可以刪除或是一樣按下Done封存起來。

另外一半的信，則是可能要做後續的工作，或是現在不能處理（比方說人在捷運上）可是之後得要處理的。也可能是現在這地點無法處理（如要去家附近的7-11拿書），那可以按下Snooze until的按鈕。

按下Snooze until的按鈕後，你可以進一步選擇後續要處理的時間，或是後續要處理的地點。

如果是指派時間，比方說明天處理，那這個Email會變成一個待辦事項，然後明天時間接近了，Google會通知我處理。如果是指派地點，手機也有安裝Inbox時，那當我移動到那個地址附近時，手機也會提醒我要進行這項工作（比方說接近7-11時，提醒要拿書）。

所以像我們這種每天會收到很多Email的工作者，就能更有效的安排工作。而能減少忘記處理某些Email的狀況。

此外，Inbox也有一個「待辦事項」的區域，所以也可以把待辦事項全都統一建立在這裡。所以整個待辦事項Pool可以集中管理。無論那是開會時討論要進行的工作，自己覺得下班後要買牛奶，或是Email觸發的工作，都可以集中建立與管理。這在工作效率上，因為能「統一待辦事項Pool」所以是個人管理上很能有效提升的作法！

更重要的，當然是PC建立的資料能無縫跟手機整合。所以捷運上還是隨時可以查看今天哪些工作要Due，要怎麼安排今天的時間，收到Email也能立刻決定要存到那個Folder去。那當然也有跟Google Now整合，所以也會通知去拿書、拿票、或是地址規劃等事情。

其他還有幾項特色，比方說把附件還有Email的重要訊息移到標題列。像上圖博客來那封信，Inbox就自動分析信件內容，然後把關鍵資訊放在小格子中。

至於其他一些功能如Bundle顯示模式、自動下標籤等，因為我個人覺得對商務人士的工作管理影響較小，這裡就不特別介紹了。但大家可以上他的網站自己看看介紹～

那當然也有人會問，這樣萬一要找以前的信怎麼辦？ 因為很多人習慣透過Folder來分類信件。 我這幾年其實開始習慣用Search的功能，而不多花時間整理Email。一來是Email真的太多，要花時間整理根本整理不完。 還不如只針對重要的信下標籤（或是設定自動規則讓程式下標籤），等需要時直接透過全文搜尋來找。畢竟真正重要的事情，自己多少會記得關鍵字或誰寄來的，既然Google信箱支援全文搜尋，這樣其實反能更快找到資料。

最後，目前因為還在封測階段，所以還有幾個小缺點。（但我相信之後應該都會被解決）

1.不支援Google Apps，所以目前只有個人帳戶可以用。
2.Reminder不支援標籤，所以所有待辦事項只能根據日期分類。
3.Reminder不能納入團隊。（還不能派工給別人，但Outlook可以）
4.還不支援中文介面。

如果1與2能夠盡快解決，那真是太完美了。畢竟我真正的工作信件其實都在公司帳戶中，所以若能連結公司帳戶，那我就可以把所有待辦事項都移過來這裡了～ 也或許就會停止續約Remember the milk了。

那對這樣的自我管理模式是還感到疑惑的讀者，我建議你可以試著這樣工作一段時間看看。你會發現把所有未來要做得工作設定時間丟在待辦事項Pool中，你就不用自己一直去想還有沒有什麼事情忘了做？ 你可以把所有還不立刻重要的工作都先遺忘掉。 而「遺忘」是能讓自己更加專注於目前手邊事情的管理方法。

因為只要持續有這麼一個待辦事項Pool，你就會很清楚自己一段時間內所有該做的事情，也能確保自己不會遺漏任何工作，而可以把專注力放在眼前的重要事情上。這件事情做完，能從待辦事項Pool中找尋另一項次重要的工作。每次把重點放在一件事情上，當然就能把事情妥當做好了！（這概念我在之前的文章有寫過，有興趣的朋友可參考：Joe的時間管理術05－以遺忘為前提的管理術）

PS，另外要提醒的是，選擇什麼工具還是要先分析自己的工作狀況。也有人的工作大部分是筆記驅動的，或是大部分工作是團隊的專案驅動的，那合適的工具也可能不同喔！

本文獲「專案管理生活思維」授權轉載

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