別把離職搞得像跑路！「離職通知」的四種方式，你用對了嗎？

中秋節過後，我發信她不回，打手機也關機，人間蒸發了嗎？

訓練課程該怎麼辦？

仔仔是我在零售業的訓練窗口，幾年來課程都非常順利，仔仔去年離職，換成小欣接手後，時常到了最後關頭才來詢問我開課時間，我總覺得課程很熟悉，也沒多問，今年前三季還算順利。

第四季要開課前，禮貌上寫信詢問小欣，關於本梯學員，我該注意什麼狀況？信件石沉大海不打緊，打她的手機也完全失去聯繫，現在是什麼狀況？

最後實在忍不住，去問了小欣的主管，才知道她在中秋節後離職了。

「她總該發封信通知老師，或是外部廠商及聯絡人吧？」我問。

「憲哥對不起，真是對不起！」主管看似有難言之隱。

離職交接，看出你有多負責任

原來小欣有個交往多年的男友，兩人預計年底結婚，同事也都認識這男的，中秋節前夕被小欣發現男友竟然劈腿，小欣自覺丟臉丟到家了，一氣之下取得主管同意後，三天內火速辦理離職，隻身前往紐約散心。

「小欣真的無法面對其他同事，她覺得太丟臉了，憲哥對不起。」主管說。

我完全能諒解，但總可以發封信通知大家，工作即將交接的事吧？

離職交接，可以看出同仁負責任的態度與自我要求的程度，當然，更能看出部門管理的嚴謹程度。

離職通知的四層次

離職交接分為四個層次：當面告知、電話通知、信件告知、被轉告通知。

職場工作者與內外部關係親疏不一，我可以理解很難面面俱到，但這四個層次應該可以被實際執行才對。

一、當面告知

除了直線主管會在第一時間得知員工欲離職的消息外，等到可以正式通知時，我覺得應該先讓當時面試您的主管得知這消息，除了感謝他的識人之明以外，無論如何我認為這是一種「吃果子拜樹頭」的禮貌行為。

其次就是內部最關鍵的一群同事了，那是維繫私交應有的禮節。

再來就是外部最關鍵的客戶或是供應商，若已經有接手的同事，帶他們去拜訪並表達感謝與期許繼續照顧接手者，或許也能為以後的內外關係保持延續性。

二、電話通知

在不同辦公室工作的其他合作同事，可以用電話通知。像以前我在外商中壢辦公室工作，不可能有機會去台北、香港、檳城、新加坡、上海一一與同事道別，打個電話通知是應該的。

第二層的供應商或客戶，也可以用電話通知即將離職消息，有時候離職通知做得好，朋友關係還是可以正常維繫，無論各種離職原因。

三、信件告知

可以處理最大量的通知訊息，一封簡單明瞭的信件通知，除了讓內外關係被告知以外，還可以為部門做最後一件事：佈局交接同事過去的豐功偉業。

我常鼓勵職場工作者，千萬不要讓他人覺得這位置只有你最行，而是應該要讓大家知道，只有厲害的角色才能做好這位置的工作，至於你自己好不好？應該要讓別人來說才對。

還有，內外部的通知信要分開來寫，不要是同一版本，至於要寫什麼內容，那要看你過去的內外經營與個人風格，但簡單扼要、交代接手者、離職原因與對公司的感謝，是我認為一定要帶到的。

最後，發離職信的最大好處是：可以讓被通知方保留您的相關訊息，以便後續留下一條人際關係的線。

四、被轉告通知

不是上面三個層次，那就一切隨緣了，但離職通知就像結婚發喜帖一樣，若他人覺得您應該當面或是電話告知，最後卻是從他人那裏得知，這感覺總不會太好，所以啦，離職通知也考驗你的人際智慧囉。

離職通知讓我再次學習到：「上崗靠機緣，下崗靠智慧」這句話。好的通知技巧，會延續你的職涯生命，除非你想切斷所有關係。

最後的叮嚀

憲哥給大家最後的叮嚀就是，所有的通知都要「低調進行」，而且是「逐步進行」，先是當面告知，再來是電話通知，離職前一周到前三天，就是離職信件發出的最佳時機，沒被通知到的，最後自然而然就會知道了。

為何要低調進行？因為一個部門內有人要離職時，老闆總不會太開心，不要刺傷老闆的心，這件事肯定是你最後可以為老闆做的，無論你喜不喜歡你老闆，「為老闆保留最後一點顏面，並適時謝謝他」，絕對是你職場厚道的表現。

作者簡介_謝文憲（憲哥）