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戒掉「凡事寫E-mail的毛病」哪怕5分鐘也好,都要去見對方一面!
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戒掉「凡事寫E-mail的毛病」哪怕5分鐘也好,都要去見對方一面!

戒掉「凡事寫E-mail的毛病」哪怕5分鐘也好,都要去見對方一面!
來源:ganderssen1@flickr.CC BY 2.0
撰文者:松澤萬紀
閱多.閱好 2014.07.18

《2030年財富的願景》的作者──斐東徹,是「Black Diamond Club」董事長,目前經營七家公司的企業家。他是獲得韓國總統頒獎的最年輕企業家,也是韓國財經界知名的年輕領導者。

我至今見過許多VIP,但是沒有看過比斐東徹更謙虛的人。我覺得,他之所以受到所有人信賴,是因為他知道「面對面對話」的重要性。

這是斐東徹訪日期間,在商務場合和I見面的事。他們倆都是大忙人,遲遲喬不定行程。就在他們心想「這次大概沒辦法見面了」,正要放棄時,設法見到面了。斐東徹特地主動前往工作的公司,和他開會。兩人見面的時間,僅僅45分鐘左右。但我想,對於訪日期間以分為單位趕行程的斐東徹而言,就連要抽出45分鐘的時間也不容易。即使不特地前往,應該也能以E-mail解決事情。如果騰不出時間的話,也可以留待「下次有機會再見」。

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但我想,正因為他們倆沒有以E-mail了事,即時地「面對面」,所以他們在一瞬間建立起了相賴關係。

我在進行企業研習時,會留意要在事前和負責人「實際見面對話」。距離不遠的情況下,只要行程允許,不會只以E-mail或電話討論。視情況而定,我會一而再、再而三地找機會開會。畢竟,人「百百種」,企業也是一樣。每家企業對「企業研習」的要求都不一樣,所以很多事情若不實際見面交談,就不會知道。彼此完全互不相識,所以並不存在「100%會傳達的溝通」。

 不過,能夠努力接近100%會傳達的溝通。為了做到這一點,我認為,必須做的唯有確實地「實際見面對話」。

哪怕5分鐘也好,都要去見對方一面 光靠E-mail不會縮短心的距離

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有人依賴E-mail,凡事都想以E-mail傳達,尤其是情況越對自己不利時(賠罪等),有的人越想以E-mail解決,但是E-mail難以傳達「微妙的語感」,反而經常會產生誤會。為了防止誤傳,「實際見面對話」很重要。

我經常將以下的練習納入研習中。我會請聽講者分組,請他們尋找「組員之間的共通點」。限制時間是兩分鐘。做這種練習的目的是,讓聽講者知道「溝通是怎麼一回事」。

尋找彼此的共通點對話,所以當然會聊得起勁。兩分鐘後,我一說「覺得縮短了和對方之間的距離的人,請舉手」,幾乎所有聽講者都會舉手。也就是說,溝通可說是「透過對話瞭解彼此,縮短和對方之間的心的距離」。

E-mail確實很方便,但充其量只是「用來傳達事情的工具」罷了。我認為,它「無法縮短和對方之間的心的距離」,也「不是用來感情交流的東西」。在我看來,E-mail經常是一種「逃避的行為」,或者是「偷懶的行為」,有時在人際關係中偷懶,就會產生誤會,然後遭到2~3倍的反擊。

與其一再往返E-mail,不如打一通電話。與其打好幾通電話,不如去見對方一面。比起寫E-mail,講電話比較好。比起打講電話,「實際見面對話」更能傳達感情好幾倍。

建設公司的總經理O說:「如果覺得有必要,就算遠到得搭飛機,哪怕只有5分鐘的見面時間,我也會去見對方一面。」不要依賴E-mail的方便性,「哪怕5分鐘也好,都要去見對方一面」。若是凡事以E-mail解決,心的距離就不會縮短分毫,因為心的距離是和物理距離成正比。

「光是打招呼」,人生就會改變

「光是打招呼,人生就會改變。」有一件事令朋友I強烈地切身感覺到這一點。因為他「光是打招呼」,就免於被公司裁員。

任職的公司進行了大幅度的組織改造。I隸屬的部門不幸地要「整個部門裁減」,因此部門的所有成員都成了裁員的對象。但是,其他部門的部長(S部長)詢問「你被裁掉的話也很傷腦筋吧?要不要來我們部門」,對他伸出了援手。對於I而言,這是求之不得的提議,於是爽快地答應了。不過,I有一個疑問。「目前為止,我沒有跟S部長一起工作過,也不曾講過話。頂多只是偶而一起搭電梯,他為什麼要救自己呢?」

日後,S部長訴說了他那麼做的原因。

「那是因為你會大聲地『好好打招呼』。我不曾和你一起工作過,所以坦白說,我不知道你的表現如何。不過,我看到你打招呼的方式,覺得你工作能力應該不錯。所以,我覺得你被裁掉很可惜。」I無論是在公司內的走廊上和人擦肩而過,或者搭電梯時,無論是遇到公司內或公司外的人,都會先打招呼。I的笑容和爽朗地打招呼,想必令S部長印象深刻。I在公司內也是有名的「打招呼高手」。

有時候對於上班族而言,打招呼比實力更重要。我大學時代的朋友負責招募員工的面試。她說:「就算工作能力再強,我也不會錄用無法好好打招呼的人。」她說「社會新鮮人也就罷了,轉職者又不是第一天出社會了,我沒道理現在還要教他們怎麼打招呼」,她的錄用方針是「我無法錄用連基本禮貌都沒有的人」。

此外,她的公司認為「能夠爽朗地打招呼,和店舖的銷售額有直接關連」。事實上,銷售額和是否能夠好好地打招呼似乎成正比,向客人打招呼自是不在話下,店員之間自發性地打招呼(像是「辛苦了」、「謝謝」、「麻煩你」)的店舖,銷售額確實會成長。

「得人疼的人」是指,馬上坦然地付諸行動的人

我負責「新進員工研習」時,一定會告訴大家一件事。那就是「要成為被上司、客戶『疼愛的人』」。

那麼,「得人疼的人」是怎樣的人呢?我想,是「順從的人」。舉例來說,像是前護理師O。O曾是任職於大學醫院的護理師,但是她一直「夢想成為空服員」。O來找我諮詢,我告訴了她應試上必須注意的事。「履歷表的照片非常重要。最好到常在拍航空業界的考生的相館拍照」、「英語能力很重要,所以TOEIC分數要以○○○分以上為目標」等。

於是,她說「好,我知道了!」、「好,我會去做!」,接納了我的建議,馬上付諸行動。在那之前,有許多「想成為空服員」的人找我諮詢,但像她這樣「馬上將別人建議的事付諸行動的人」,還是第一個。

有一次,我建議包含她在內的幾個人:「有一個空服員的聚會,大家不妨也參加。我想,聽一聽現任空服員的人的意見,可以作為參考。」於是,大多數想當空服員的人都說「可是,感覺會很緊張,有點可怕……」,或說「我那一天有事……」,錯過了那場聚會,唯獨O順從地說「好,我想去!那一天,我會向醫院請假!」,對此表示興趣。當天,我看到O毫不畏怯地接觸空服員,拼命地做筆記,直覺地知道「她能夠馬上將別人建議的事付諸行動,得人疼,一定會考上……」。

從前,我曾問空姐訓練班(補習班)的老師:「哪種人容易考上呢?」老師告訴我:「順從的人。」也就是說,當別人建議你「這樣做比較好」時,否定或質疑道「這樣做,真的有效嗎?」的人,很難考上。相對地,傾聽、接納對方的意見,姑且試著按照對方所說去做的人,就容易考上。當然,O後來考上了。她現在以空服員的身份,在全世界到處飛。

即使是自己不喜歡的事,也能夠說「好,我知道了」、「好,沒問題」,坦然地產生共鳴,馬上付諸行動的人,肯定會被許多人疼愛,獲得支持。「改正」自己,確實伴隨著恐懼。但我想,能夠具有「改正」自己的勇氣時,一個人的勇氣會增加好幾十倍。

書籍資料

 

書名:空姐教你100%受歡迎:如果將每天的行動改變1%,你的人生就會改變!

作者: 松澤萬紀

譯者:張智淵

出版社:遠流

出版日期:2014/07/0

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