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你在五分鐘內從下面這兩張對照圖看出了什麼東西嗎?這就是我在本週要教你的,如何同時說明兩種不同數據。我們一樣用老方法四步驟:用對標、用對圖、正確級距和幫忙畫重點即可。
第一步是決定你的標題。你想要讓你的聽眾注意到什麼?左邊的簡報寫著「我們五個產品的表現」,並沒有告訴聽眾什麼有意義的東西。簡報者真正想要讓聽眾注意到的是「Olibe表現最佳」。所以我們就把標題改成「Olibe表現最佳」。
第二步是確定你用對圖表。雖然Excel和PowerPoint提供很多選擇,但不是每個選擇都適合。看看下面的選項,你覺得那個是最好用來顯示訊息的圖表?我自己偏好泡泡圖,這是用來表示關聯性最好的方式,所以我選擇泡泡圖。
第三步是確認圖表級距有意義。雖然Powerpoint可以幫我打造很多種圖表,但是不能夠決定哪種最好。有些時候預設值並不是最佳選擇,就如同在此例中一樣。
沒必要在橫軸和直軸都用到100%級距,沒有一個資料超過60%,所以我們要調整一下級距。事實上我們要把這個泡泡圖改為2X2的矩陣模樣。看看下表,同樣的資料,但你有注意到現在更容易理解簡報的意思了嗎?
第四步是畫重點。在這張表中,簡報者想要聽眾注意到Olibe表現最好。所以我們要把Olibe顏色改為符合品牌的顏色,然後把其他產品的顏色改為灰色,讓他們對比起來更容易。看出差異了嗎?
做漂亮圖表四步驟延伸閱讀:
William Zyzo是台北市美國商會的教育及培訓委員會主席,也是ZnA Training Solutions訓練課程的教學總監。他公司專門協助增進台灣跨國公司高階主管的簡報能力。他在台灣有超過20年訓練和教學經驗,12本商業溝通書籍的主要作者,包含暢銷書「POWERFUL Presentations」
台北市美國商會的教育及培訓委員會主席,超過20年演講簡報的經驗,用快速易懂的方式,每週五分鐘,提昇你的簡報能力。