五個數位工作法，一次治好懶惰拖延健忘分心

「退一步，海闊天空」，這是真的。人性有很多弱點，很巧的是，這些弱點其實我都有。雖然我知道要改掉壞習慣，可是一個人的個性並不是那麼容易改變的。所以當我從一個什麼事情都無法如期完成（甚至曾經因此出過超級大紕漏），慢慢變成一個可以依序完成任務的人的過程中，我並不是把自己變成另外一個人，而只是用一種可以和自己的缺點和平共處的方法來達到。

這是一路走來的過程中我對自己最重要的一個反思。一開始，我嘗試和自己的缺點對抗，但這種事情真的很難持久，甚至連跨出第一步都辦不到，因為那個門檻太高，而我們的能力有限，即使一時鼓動了意志，也總有洩氣之時。

所以我研究有效的工作方法，也就是如何把一件事情盡我所能的完成。生產力提昇的原因不在於激勵，而是一些確實可執行的步驟。改不了壞習慣也沒關係，有時候我們不一定要征服，而是用有效的方法，跨過那個自己天生的小缺陷。

今天，想跟大家分享一些這裡面的心路歷程，也是分享一些數位工作方法。

一、跟懶惰和平共處

我是一個回到家裡就想躺著不動的人，說到整理，那真的不是我能持之以恆去做得很好的事情。就從整理手機照片這種小事情來看，以前我總是要等到手機快滿了才把照片匯出，匯出後又懶得分類，因此就是一堆照片全部放在一個不知所謂的資料夾中，以後也很難以使用。

更多時候，這樣的懶惰也會造成一些資料再也找不回的損失。

所以，後來我變成一個勤於整理照片的人了嗎？沒有，我依然故我，可是我使用了常常推薦的「 Google+ 相簿」，讓手機自動幫我同步備份照片，讓雲端相簿自動幫我分類整理，讓 Google 索引自動幫我找到想找的照片內容。

我還是懶得什麼都沒有做，可是有了雲端同步的方法後，這個不整理的壞習慣，卻也不再困擾我。

二、跟拖延和平共處

做一個計畫時，我總是很容易拖到最後一刻才想要爆發超級賽亞人功力去完成它，大多時候或許衝刺可以讓我過關，可是夜路走多了難免遇到鬼，一定也有些時候就是會出個無法挽回的悲劇。更重要的是，每一次都要和截止日期拼鬥的那種壓力，很容易消磨自己工作的樂趣。

那麼，後來我讓自己變成一個不再拖延的人了嗎？也沒有，我還是喜歡多「醞釀」一下，可是現在我懂得利用別人的提醒，懂得在工作的流程上盡可能創造出多個更短的截止日期、多個更小的衝刺。

如果說我就是要在截止日期快到了才有動力執行，那麼就把進度切分到每個禮拜都有目標進度，每個禮拜都是一個相對壓力較小、相對更容易達成的衝刺。一個一個月的計畫拖到最後才做，和一個幾天的計畫拖延一點才做，意義是完全不同的（參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案 ）。

另外，我盡可能用 Dropbox、 Google Dirve 跟我的夥伴一起合作，我們擁有共同的進度目標，並且我們即時看到彼此的成果。當對方先提出成果時，我就不得不開始進行我的任務，這些線上協同合作工具，對我來說是很好的「拖延治療」，可以即時看到一起跑步的人，即使我習慣落後，也不會落後太多。

三、跟健忘和平共處

我也是一個很不細心且健忘的人，一個要繳的單據擺在桌子上久了，和其他資料混在一起，我一定會日久漸忘，最後就忘了做那件事情。這個事情如果回歸到電子郵件的處理上，想像一個收件匣裡堆滿了各種需要處理、不處理、處理完成的郵件的話，我一定會漏掉很多準備處理的郵件而沒有處理。

那麼我是透過把自己變成細心的人去記住那些我必須處理的郵件嗎？當然不是，這是很難做到的，既然我沒有辦法改變自己，那我就改變我的收件匣吧！這就是我把收件匣變成：「只有需要處理的郵件」的原因。

「清空收件匣」這個數位工作方法，可以說是我和我的健忘、不細心一起和平共處的妙方，把那些我會搞混的東西移出，沒有已經處理、不需處理的郵件，打開收件匣後就是剩下需要處理的郵件，我也只要記得就是把收件匣清空，就不會有任何忘記沒做的事情了。（參考：每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法 ）

四、跟散漫和平共處

我其實是一個很難把東西一直整整齊齊、規規矩矩擺好的人，即使偶爾把書桌都歸好位了，但只要日子一久，東西就一定不在他們的位子上。就以名片整理來說吧！隨手拿到的名片，能夠順利回到我的書桌放進名片盒已經算很幸運了，但名片盒的位置也常常因為亂擺而遺失。

可是我能把自己變成一個勤於整理桌面雜物的人嗎？我自覺這真的很困難，所以我的方法就是力行「無紙化」，把名片拍照數位化、把紙張掃描數位化。（參考：無紙化工作方法，不「紙」數位化，還需行動化雲端化 ）

一旦數位化後，就不再佔用桌面空間，自然不需要整理。一旦數位化後，就可以統一儲存在某個資料庫中（硬碟、 Dropbox、 Evernote ），統一集中了也不會因為亂擺而搞丟。一旦數位化後，甚至可以利用像是 Evernote 的照片內文字搜尋功能來找出名片、講義上的內容，也就真的不用整理也不怕找不到了。

五、跟分心和平共處

我是一個很容易東想西想的人，這一點有時候是好事，例如看到一件事情我會聯想出很多可能的延伸；但有時候也是壞事，因為我就會因此分心而離開了我正在做的事情。

怎麼辦呢？我要把自己變成一個絕對不會分心的人嗎？確實需要訓練一下專注，但要我變成一個完全自動自發就能專注的人，老實說也辦不到。

所以我用了兩種方法來讓容易分心這件事情影響變小。第一個方法就是「番茄鐘工作法」，因為知道25分鐘後我就可以休息去看我想看的新聞，所以工作中更容易從分心的狀態趕快拉回來。即使真的分心了，起碼25分鐘階段鈴響時，可以即時提醒我自己，下一個工作階段要好好專心。

第二個方法則是善用「稍後閱讀工具」，一旦我被分心去搜尋、閱讀什麼新聞資料時，立刻儲存到 Pocket 之類的稍後閱讀服務中，因為儲存下來了，就覺得自己可以等等看，某個程度能減少分心的時間。

小結

其實，我研究這些數位工作方法的過程，也就是我在學習怎麼與自己的缺點和平共處的過程。

雖然我也想克服與對抗自己的缺點，可是很多時候這反而一事無成，與其如此，不如放過自己，但讓自己可以做一些自己可以「真正做到」的努力。這會讓自己更快樂，也能幫助自己完成更多事情（參考：不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力）。

─本文獲「電腦玩物」授權轉載 

作者簡介_Esor Huang（異塵行者）