「所有偉大的演說家,都曾是很糟糕的演說者。」──這句話,出自美國傑出的哲學家Ralph Waldo Emerson(愛默生)。

要成為一個偉大的演說家,你需要不斷堅持、以及一些一定能讓你成功的技巧。今天,我將和你們分享絕對可以幫助你創造出好結果的三個問題。

假設你正準備進行一場15分鐘的簡報,要告訴你的聽眾如何有效果地運用電子郵件。

開始準備簡報前,你先問自己第一個問題:我希望我的聽眾知道什麼?思考過後,你決定你要讓他們知道,其實有更好的方法,把電子郵件運用的更有效果。這是你心中篤定的感覺,可是你沒有數據去證明。所以,你開始在網路上做快速的搜尋,並且發現商務人士平均花三到四個小時在閱讀、書寫以及管理他們的電子郵件信箱。很幸運地,你找到一則來自《哈佛商業評論》的文章,所以這下你可以確定,你的聽眾都會相信你提供的這則訊息。

接著,你進行下一個問題:我希望我的聽眾們看到什麼?

商務人士每天工作八到十個小時,所以,在他們的工作時間中有超過40%都花在那些電子郵件上,這還不包括接聽電話和開會,到底他們何時有空去處理他們真正的工作──那些他們被花錢請來做的工作?這就是你希望他們看見和感受到的:為了讓工作更有生產力,他們需要更多時間專注在工作上、少一點時間去使用電子郵件。

所以,你決定創造兩個例子:當人們用習以為常的方法讀寫他們的電子郵件,會發生什麼事?而當他們改變習慣,用更能達到效果的方法處理電子郵件,又會發生什麼事?你比較兩種情境,並且展示給他們看這樣,如果聽從你的建議,可以省去多少時間。你用了很簡潔、有吸引力的投影片讓他們知道兩者的不同。

一旦你確定你的聽眾已經感受到「改變習慣」的價值,你就可以進行最後一個問題:我希望我的聽眾們怎麼做?理所當然地,你會列出一張讓開始更有效率使用電子郵件的「動作清單」,在投影片上放上三到五個建議,然後請你的聽眾們提問。以下是五個「動作」的例子:

1、一天只要花三次時間檢查自己的電子郵件信箱,並且關掉新郵件的通知功能。

2、使用「搜尋」功能來找出訊息,不要把來自同一個人的郵件往返一一打開又關起來。

3、讀信的同時也做回覆的動作,這樣才能省時間。如果這個訊息沒有儲存的必要,回覆後就可以刪除了,你的信箱才不會塞滿不必要的訊息。

4、撰寫信件時盡量簡短、貼心。利用條列式的方法表達你的想法,尤其是「To-do」清單。

5、不要「回覆所有人」,那會使得需要讀寫這封郵件的人呈倍數增加。寫給那些真的確定、絕對、必須要知道你郵件訊息的人。

雖然這三個問題很簡單,可是創造出來的結果卻很有力量。繼續練習並且好好運用,你將再持續邁進成為一位偉大的演說家。