感情用「字」犯大忌

在英文商業書信往來中，我們常因語言掌握不精確而「感情用字」。雖然沒有惡意，但其實不知不覺中已經傷了別人感情，甚至搞砸合作機會。

以下是職場上常犯的英文情緒用字，適時避掉它們，溝通才能更順利：

1、You
很多的「you」可用「we」取代。在商業往來，特別是談判、意見相左的場合，盡量避免「You」 開頭的句子。這會讓人覺得是遭指控、或是被瞧不起的那一方。
You’ll need to amend the contract before we sign.
→We’ll need to amend the contract before we sign.

2、feel
商業往來千萬別跟著「感覺」走。「feel」這個字，一來不夠說服力、沒有呈現任何事實；二來容易讓自己後續的思路都在「自己的感覺上」，忽略整個公司的最終利益。
I don’t feel this is acceptable.
→I find the series unacceptably homogeneous.
第二句語氣適中，也夠堅定，同時也指出事實，接下來的說法自然而然就會更有力。

3、ridiculous
這個字很難，不知道為什麼是中文母語者的愛用字。即使狀況真的很誇張，說出這個形容詞並不會讓事情好轉，反而會讓雙方僵持在情緒中。若是言過其實，那更是不妥，只會顯得你不專業。就如同法國文豪Victor Hugo說的，“Strong and bitter words indicate a weak cause.”（如果你要讓自己的話可信，記得拿掉那些太誇張的形容詞。）
It’s ridiculous that no one is in charge of our project as of now.
→ As I understand it, there should be a project manager looking after our project. Could you explain what’s going on?

4、I’m terribly sorry…
道歉時不要太戲劇化。簡單，且一次就夠了。像 “I’m very, very, very sorry that…”，“This is the worst thing I’ve ever done…” 都是情緒過多的說法，會讓對方懷疑，你是真心的嗎？

5、Sorry…but still…
很多人以為這是禮貌，其實只會加強反感，讓人覺得你是「亂道歉，急著要解釋」的人。這樣的表達一旦說不好，就成了second insult（二次侮辱）：
I’m sorry, but I still think we should…
→這聽在人耳裡就是：I’m sorry but I still think I’m right.。I’m sorry不是道歉，像是在攻擊前做的預備動作。

6、“ ”
如果不是特指一個條款或章節時，在商業往來千萬不要用引號 “ ”。當你把一個字詞引號起來的時候，通常不是冷嘲熱諷，就是別有他意，攻擊意味濃厚。即使你在合作關係中是付費的那一方，不要挖苦、也不要諷刺，不需要引起無端的情緒。
According to “Use of Trademark” clause, you need to send a request for approval.
→“Use of Trademark” clause 指「商標使用」條款。

The marketing “strategy” you offer does not sound convincing.
→把strategy引號出來，是暗指提出的策略很糟糕。就商業往來，這樣的暗諷是多餘的。

把這六個情緒用字+1到你的平台，要寫商業書信前再翻出來提醒自己，會替你省下很多力氣！