圖為瀚資資訊方案股份有限公司業務總監 湯仁政(左)、微軟亞洲區高級解決方案專家 林威汕(中)、微軟亞洲Teams工程總監 Dan Stevenson(右)
圖為瀚資資訊方案股份有限公司業務總監 湯仁政(左)、微軟亞洲區高級解決方案專家 林威汕(中)、微軟亞洲Teams工程總監 Dan Stevenson(右)

 

面臨不確定,轉型要更堅定

「情勢與金融海嘯時一樣嚴重,甚或更嚴重!」這是《商業周刊》第1648期以中美貿易大戰為題,對逾百家代表性企業調查的結果,有高達46%的受訪者這麼認為。但是面對這麼嚴峻的挑戰,不論是電子業、或是機械、製鞋、紡織等產業,許多企業老闆面對這個變局反而更堅定轉型的必要性,認為唯有透過數位轉型、加速升級才能因應新貿易環境的挑戰。

有鑑於此,《商業周刊》與台灣微軟合作舉辦「組織生產力 關鍵競爭力-2019 企業策略高峰會」,邀請來自微軟與業界專家,共同為台灣企業邁向數位轉型提供診斷與建言。

圖為台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理 周文英
圖為台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理 周文英

不僅是效率,更要有效能

「數位轉型」這個從國家到企業談論已久的名詞,由早期的資訊化、行動化,到現在人工智慧(AI)、物聯網等新科技出現,讓「數位轉型」的需求更加急迫,但也讓許多企業對於如何進行「數位轉型」感到困惑。台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理周文英便明白指出,因應國際貿易變局,我們需要的是提升組織生產力,重點不僅僅是效率,更重要的是效能。微軟不僅可以提供更好的解決方案協助數位轉型,微軟本身就是最好的例子,透過組織內的再造達成轉型目標。

圖為微軟亞洲Teams工程總監 Dan Stevenson
圖為微軟亞洲Teams工程總監 Dan Stevenson

面對數位轉型工作千頭萬緒,到底該如何著手?微軟亞洲Teams工程總監Dan Stevenson以內部「溝通」為出發,來說明「溝通」對於數位轉型的重要性。從過去的電子郵件到現在WhatsApp、Line、WeChat、Facebook等,這些廣泛應用在一般民眾、甚至企業內部的溝通平台,雖然容易取得使用,但卻容易產生安全性、資訊分散、企業內部統合不易等問題。因此,Dan Stevenson
以微軟的Microsoft Teams為例來說明,Microsoft Teams除了提供通訊(包括聊天、打電話和會議等)功能,更能與大家熟知的 Office 應用程式相容協作以提升共同作業成效。同時,還可以跟Teams 應用市集內上百種應用程式結合,結合開發人員工具、第三方通訊以及專案管理等應用,一站協作。而隨著行動裝置的普及,Microsoft Teams還可以滿足遠端協作,行動辦公的需求。

Dan Stevenson進一步以製造業和零售業為例,他引用哈佛評論雜誌裡所說的:製造業的第一線員工是很重要的,因為他們可以隨時隨地發覺新知識以及利用專業知識,然後再把這些專業知識及洞察的新知帶回組織(公司)中。這意味著數位轉型中「員工」才是關鍵。

在製造業方面,他以美國鋁業公司Alcoa為例,這間工廠遍佈全球10個國家的跨國企業,由於需要全年無休的營運,因此透過使用Microsoft Teams聊天、會議等,讓所有團對成員即時瞭解情況。也利用Microsoft Teams的班表管理工具Shifts,主管可以輕鬆更新,員工也能察看與編輯班表。另外,在零售業的應用,他也以英國的百貨公司M&S為例,說明如何透過內部的數位溝通模式,讓第一線員工成長以及獲得正確的資訊,進而為客戶提供更顯著更美好的客戶服務經驗。還能透過Microsoft Teams讓不同部門、不同地區間的訊息能夠快速掌握。

從上述的例子可以看出,在製造業方面可以將溝通和協作導入工業4.0,在零售業方面,則可以支援第一線員工,以數位化方式強化營運。數位轉型意義在於提升「效能」,也就是讓員工更能發揮,例如,讓員工隨時瞭解狀況、現代化的值班管理;讓員工能夠共享資訊;以及跨店鋪的資訊共享,更重要的是可以藉此提升顧客體驗與服務。

圖為微軟亞洲區高級解決方案專家 林威汕
圖為微軟亞洲區高級解決方案專家 林威汕

數位轉型是一個從文化開始改變的歷程

過去談及「數位轉型」時,許多人都把重點放在「數位」,只強調科技的採用,而忘了企業真正需要的「轉型」。為此,微軟亞洲區高級解決方案專家林威汕便指出,轉變不僅是科技,還有思維、文化。以微軟為例,微軟的轉型重點在mindset的轉變,讓員工覺得新科技好用,而不是強迫使用。

Dan Stevenson也表示,數位轉型並不是只給員工一個新的工具,而是一個歷程,要考慮到人、文化、使用情境,一步一步去採用企業適合的工具,這才是重要的考量。例如,微軟在推廣導入Microsoft Teams的時候,不全然是跟技術部門討論,還跟HR部門合作,從瞭解企業的使用情境開始再推廣到員工。重點不僅是要節省時間,更重要的是能提升員工的參與度與滿意度,甚至為業務單位帶來更多的營收。因此,要先思考的是導入數位工具所想要達到的目標。

圖為瀚資資訊方案股份有限公司業務總監 湯仁政
圖為瀚資資訊方案股份有限公司業務總監 湯仁政

 對於台灣企業推動數位轉型的建議,瀚資資訊方案股份有限公司業務總監湯仁政以輔導台灣企業的經驗表示,台灣企業不能僅是把數位工具導入,還要有內部種子教官教導員工,讓工具使用深化。同時,也不能忘了IT是需要投資才得以落實的。最後,Dan Stevenson與林威汕以微軟的工作經驗為例說明,利用Microsoft Teams的群組不僅可以分別設立群組跟主管或同仁溝通,甚至可以跟不同部門溝通,乃至不同國家、區域的同仁直接溝通協作,如此才能真正在企業裡建立協作的文化,逐步達成數位轉型。

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