不同產業、產品與服務,在數位轉型所面臨的挑戰也不盡相同,尤其在發展成熟又相對保守的汽車產業而言,要走上變革之路需要由上到下貫徹的決心及具未來發展性的科技工具。MAZDA桃園總經銷慶達汽車,在Office 365雲端行動辦公平台的協助下,由上而下帶起示範效果,由下而上效率執行,打破傳統守舊的藩籬,順利接軌數位轉型。

「在傳統產業裡,汽車產業相當特別,不僅高度成熟,同時也相當保守,龐大繁雜的銷售服務體系,跟一般單純的銷售大不相同;舉例來說,從引導客戶開始的促銷活動、到客戶決定買車及之後展開的維修服務,到他換購新車結束,平均一個客戶的服務期間為七到八年,這過程不光是把車賣出去那麼簡單,還包含保險、維修等服務,牽涉的範圍及服務皆廣,而這個特殊性,也成了汽車產業e化轉型的一大障礙。」MAZDA桃園總經銷慶達汽車專案經理周裕翔說。

談及慶達汽車踏上數位轉型的契機,周裕翔表示主要是因為品牌車廠的經銷體系易主。2016年7月,MAZDA公司改變對台銷售策略,終止代工生產的國產車,車款全數改由日本原裝進口,並直接掌管經銷體系事業。「MAZDA總公司是跨國企業,為了管理方便,自然會要求經銷體系改用e化作業,延襲日本總公司高度數位化的方式。」於是,在這個使命下,有資訊背景的周裕翔被轉派任,並成立數位轉型專案團隊,協助慶達汽車接軌數位轉型。

切合需求銜接容易 專業在地團隊助攻成為戰略夥伴

「由於傳統台灣汽車經銷業內的數位化狀況普遍不高,頂多就是使用電腦,更高階一點,就是ERP。」周裕翔對於內部的現況做了一番針砭,「而ERP也僅是用來做簡單控管,所產出的數據並未能為企業帶來進一步的實質效益。」

深諳高度整合的資訊科技,將有助加速企業進行數位轉型,因此,在董事會決策要雷厲風行推動e化轉型行動後,專案團隊便開始進行調查,針對市面上琳瑯滿目的科技工具進行比較,當時,兩大雲端行動辦公系統─G-Suite和Office 365都納入評選,在經過試用後,慶達汽車選擇Office 365雲端行動辦公平台,作為e化轉型的戰略夥伴。

「由於業務涉及的面向廣,要推行數位化,資訊平台必須有彈性,而選中Office 365的原因在於,大部份的員工熟悉操作Office介面,不需要再重新學習新軟體,銜接上手容易。再者,儘管一開始,我們只使用Outlook及One Drive for business,就已讓我們能夠感受到e化的實質效益,而近年來,微軟更是貼近中小企業需求,陸續在平台上開發適合使用的工具,像是Teams、Form、Stream等,看好微軟在應用的開發潛力,Office365成為我們的不二選擇。」周裕翔補充,「另外,還有個關鍵,在於微軟團隊十分接地氣,與顧客貼近的台灣在地專業團隊,讓我們使用上更無後顧之憂。」

透過合理有效數位化  成功引領傳統產業接軌轉型

資訊分派判讀快速容易 進行決策更有力

他進一步分享Office 365為慶達汽車帶來效益。「我們第一線的銷售員、服務人口,大多使用手機,保養廠的技師維修要看平板,後端的行政支援單位大多用PC,這些不同的載具,全可以靠One Drive for business串連,將資訊分派給不同端點的使用者,取代過去需要列印龐雜的紙本作業。」此外,保險作業及售後服務往往牽涉到個人資安,Office 365在微軟品牌的保證下,也提供了讓慶達汽車足以信賴的資安防護力。

過去,ERP產出的數據並未能產生實質效益,周裕翔說,「現在只要利用One Drive for business,不僅能讓員工的每日工作報表集中彙整,並串連公司的ERP系統,方便在手機或平板電腦取用所需的數據資料,像是最新的車款和零件庫存量,更別說各種技術文件,只要手機滑一下就看得到。同時也能傳送到管理階層,直接根據報表樣式,利用視覺化設計標示重點,建立一套科學化的標準,讓高層主管容易判讀,進而做出決策。」

辦公專屬溝通應用 協同訓練合作更便捷

至於Teams,周裕翔直言這是辦公室通訊未來的主流,「它不僅使用介面更為直覺,服務整合性也更佳,更重要的是,以專案為中心、以對話與討論為型式的Teams,具有『凡走過必留下痕跡』的特性,所有討論過的專案,像是小組分享的Word、PowerPoint等檔案,能直接在小組介面上編輯、瀏覽,甚至搜尋及儲存,相較一般通訊軟體,不僅資訊安全可以被保護,各小專案進度也能一目了然。」

再結合上Form及Stream,周裕翔表示,「舉凡進行問卷調查、搜集資料或是對某些訊息取得回應,都相當便捷,同時也能讓組織內的人能更輕易的上傳、共享、管理和檢視影片,還成功解決我們各經銷點業務員很難統一集中一個時間上課的問題,線上就可以完成教育訓練的執行、討論及反饋。」

「許多企業以為數位轉型就是把東西用電腦儲存就好,這是不對的,其實,數位轉型的精神在於合理有效的數位化。」周裕翔一語中的地表示,「領導者的堅持,讓高層帶頭使用絕對是關鍵,再來就是要有專業的人才及好的工具輔助,才能成功轉型,並得到數位化所帶來的效益!」