知名經濟學家彼得.杜拉克提出「生產力是所有經濟價值來源」,因此每個公司經營管理者都該問自己:「公司有辦公室生產力嗎?」乍聽到這個問題你或許有些驚訝,因為若公司沒有生產力,怎麼可能營運到現在?那麼下一個問題,「目前公司的生產力是否跟得上數位時代的變遷衝擊?」

公司數位轉型三部曲:「提升辦公室生產力」

試想以下情境:

A 公司的業務主管到國外出差,事先把所需要的檔案下載到電腦裡,到了國外後若需要公司資料,得透過 VPN 連線到公司主機存取檔案,如果需要與台灣的同事共同修改合約內容,台灣同事需要修改完之後透過email寄給業務主管,並多次來回完成合約修改。

一般的公司只要把VPN連線建立起來,請台灣的同事隨時待命,就可以達到跨場域檔案存取、團隊協作的需求。可是,VPN連線的不穩定(特別是中國)、外出人員跟辦公室人員無法同時修改檔案、檔案透過Email飛來飛去,有時容易漏會議通知信或討論時開錯版本,一件事情常常在溝通落差及設備不穩定下,耗掉一整天反覆協調,才能將終版合約交給客戶,讓公司整體運作效率快不起來。

然而許多數位轉型成功的公司,溝通、檔案往來、會議管理,皆在一個雲端協作平台上同步完成。以上述合約討論來說,我們能夠同時使用商務通訊軟體進行討論,將溝通中所產出的合約文件在資料共享空間中共同編輯,並在會議結束前直接排定虛擬會議室及您的會議行程,所有步驟在半小時一氣呵成,不再花費大量時間同步多餘的溝通管道。與此同時,系統會將會議檔案即時歸檔及自動儲存,也有版本紀錄可以即時追溯檢視,並不受裝置及場域影響(在中國也沒問題),更能進一步控管資料權限、追蹤檔案流向,讓所有溝通不再雜亂地散落在email跟各個通訊軟體間,不但溝通更快速,也更加安全。

數位轉型不只是讓公司使用新工具,而是實質去優化辦公室生產力,適度的破壞現有的習慣,建立更精簡的流程,讓每個人事半功倍。

生產力的要素乃是人力乘以工具的總和。我們所聘僱的員工要有競爭力,努力工作已不足夠,我們要的是找到聰明的方法工作,而最有效且相對低成本的方式就是提升辦公工具,避免員工掉入低效勤奮的陷阱。上述的例子告訴我們,辦公室生產力的數位轉型已十分廣泛且實用,我們可以在辦公室方便安全的團隊及個人溝通方式、統一的資料存放共享平台、明確的時間管理工具及專案管理工具等,協助員工輕鬆完成高效工作產出,雇主也能完整並即時了解團隊的工作狀態。

Managed Server Provider 的出現,就是幫助中小企業運用 IT 達成商業目標,針對客戶需求規劃資訊效能配置,提供能夠專心處理業務需求的環境。為了讓中小企業以更精簡的成本打造穩定的資訊環境,台灣目前唯一致力於提供資訊基礎架構管理服務的專業團隊──自由系統,整合各大軟硬體資訊原廠聯手打造 IT 資源生態圈。公司可以選擇不購買軟硬體,只「訂閱」設備所提供的「服務」,讓 IT 管理服務能作為公司客戶創新的最強後援工具。

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