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傑夫貝佐斯和溫斯頓邱吉爾這兩個人,乍看之下沒有什麼共通點:其中一位是一家價值7700億美元企業的CEO,另一位則在二戰時阻止納粹入侵英國。不過,這兩位來自現代商場、歷史政壇的傑出人士仍不約而同地覺得一件事非常重要:那就是一份好的備忘錄。

亞馬遜創辦人貝佐斯最近發給股東的一封信,讚揚了亞馬遜內部會議的一項作法:每個人都閱讀最多6頁的備忘錄,再開始開會。也就是說,亞馬遜的管理階層不直接看PowerPoint展示的圖文,也不進行立即的辯論,而是集體沈默半小時,花時間看那6頁某人整理好的備忘錄。

「這會是你看過最怪的會議文化。」貝佐斯在一次受訪中承認。這個奇怪的規則是為了讓管理者對它的報告內容深入了解、去蕪存菁,以「敘事體」表達,以便讓每個人都能理解。而閱讀備忘錄意味著會議室中的所有人都被告知接下來的談話重點,得以進入狀況,也不容易被唬弄。

英國戰時的首相邱吉爾,會讚賞貝佐斯對備忘錄的重視。1940年8月9日,倫敦閃電戰爆發的前一個月,邱吉爾就口述了一份對英國公務員的備忘錄。「為了做好我們的工作,必須閱讀大量的論文,但它們實在是太長了。」他說,「簡明扼要地闡述真正的重點,將有助於我們更清晰的思考。」

亞馬遜的做法聽起來古怪,卻十分有價值。如今,太多的大公司總是充斥著過量的會議,多數管理階層每天的生活,就是從一間密不透風的會議室到另一間,出席一場又一場混亂而無重點的會。他們往往不清楚會議主題,也不知道為何要做這些決策,演變到最後,開會不過是一場修辭大戰。

貝佐斯後來發現,當每個人都了解會議主題的基礎知識,辯論才會更明智和民主,人們不會武斷而無知地做決策,或者總是讓少數兩三人在操縱結果。

你可能會以為,像亞馬遜這麼依賴「數據」做決策分析的公司,所有事情都是參考數字來解決。但貝佐斯說,「我們有很多指標來做分析,但我注意到的事情是,當街談巷議和數據不一致的時候,前者通常是正確的,因為數據的測量方式常有問題。」

貝佐斯相信,以生動的方式來講述故事更有效,而非依賴數據或圖表。亞馬遜的一些備忘錄看起來就像電視劇一樣精彩,例如一個新產品的備忘錄,常會以虛擬新聞的形式出現,內容則用讓客戶好理解的問答形式撰寫。

而邱吉爾,從一名記者轉換跑道成為政治人物,同樣堅信強大的敘事力對政治決策的影響。「別怕使用短句來表達,即使它很口語」,他指示公務員們,「那些像羊毛一樣長的詞句大部分都是濫竽充數,完全可以忽略掉」。

邱吉爾和貝佐斯也在「數據該放在哪?」達成了共識,那就是:在文件的後面。「如果一份報告需要對一些複雜的因素做詳細分析,應該把這些東西放在附錄中。」邱吉爾這麼說,而亞馬遜的管理階層們也被要求遵守相同的規則。

「簡潔」這概念還被用在其他地方,像是美國國安會的官員被要求將他們的政策備忘錄縮減為2-3頁,因為總統川普不喜歡讀太多頁。一位官員對《紐約客》透露,川普想要的理想備忘錄最多2、3個重點就好,語句的複雜程度最好和驚悚小說《拿命來》(See Jane run)一樣通俗,並且有圖片搭配更好。

然而,準備吸引人的敘述,絕對比在投影片上放一堆句子要難得多。撰寫的人必須靜下來思考,不僅要論證地有理,還要能以激勵他人的方式來表達。貝佐斯也說,寫一份精彩而周到的企業備忘錄要花費很多力氣。

在公眾演說的領域中,敘事力的價值和影響很明顯,在科技、娛樂、設計領域都有許多公司透過訓練他們發言人增強TED的演講功力,而成為全球品牌。雖然公司內部會議不是TED演講,但它仍是非常仰賴學習敘事力的場合。邱吉爾和貝佐斯為我們示範了說故事能力有多重要,足以在過去、現代與未來,幫你打贏各式各樣的戰役。

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