面對風起雲湧的數位轉型挑戰,「人」是最關鍵也是最重要的核心,從管理者到員工的期待、知識、技能與使用工具也將決定企業數位轉型的完成度;換言之,為員工配備合適的數位工具將能協助企業透過科技發掘更多機會,並將工作效能最大化,如此數位轉型計畫才有機會取得真正的成功。

全球工作型態行動化近年來大幅提升,台科大管理學院特聘教授盧希鵬便以「看見個人」、「看見產品」、「看見真實世界」、「看見博弈」這四隻眼說明了AI爆炸性的發展歷程。事實上,AI的確能為企業帶來更多機會,透過數據蒐集及預測分析,使營運績效大幅提升;同時AI還可以影響企業、員工和客戶間的互動,幫助企業解決營運上、生產上的挑戰,知道組織中有什麼能做調整….換言之,透過了解數據的流向,創造出新的數位轉型,這不並只是電腦更新或用新裝置就好,企業還需培養新的工作文化,以便成功地達成數位轉型、提升企業競爭力。

數位工具 融入AI 整合零碎時間提高效率

盧希鵬便以自己為例,工作排程緊湊的他,除了教學、研究外,還時常需要準備海量資料演講、學務管理會議,在這些行程間,其實存在著許多所謂的「破碎時間」,而數位工具的出現,像是行動裝置,其實便解決了這些破碎時間的問題。」他進一步舉例,「好比說,透過手機,讓我能在等候交通工具時,隨時檢閱回覆郵件,便為我省下不少時間,同時,行動載具也能閱讀、做一些註記、雲端也能隨時存取檔案….這些工具都得以讓這些破碎時間得以整合、提高工作效率。」

事實上,在行動化的時代,透過數位化工具,如手機、平板等,除了能將零碎時間能被運用地更有效率外,Mircosoft365平台Microsoft Teams也賦與這些工具能夠進行「智慧團隊」的協同合作,讓企業員工可以隨時和外部人士同步透過視訊,進行線上會議,並於開會分享文件,讓企業能更有效的串聯上下游廠商、策略夥伴等關係人,在產業生態鏈中促成溝通效能的革新。

而在AI發展的歷程中,其中的「第三隻眼」代表著AI可以看見圖像、聽見聲音,盧希鵬指出,「當前AI對於語音的準確度已可高達95%以上。當技術演化出第三隻眼睛之後,企業了解到Online to Offline最簡單的方式就是消費者行為特徵,因為如此的方式可以快速地了解是誰做什麼事情,企業應該推出什麼相對應的服務。」無獨有偶地,深耕人工智慧研發多年,微軟藉由數十億筆資料的大數據分析,也將人工智慧技術融入產品中,除了機器人、語音服務、認知服務之外,AI 人工智慧元素也被注入Office 365,透過功能強大的Mircosoft 365平台,提高企業個人與團隊的智慧效能。

好比說,員工常會花費不少時間在於簡報的製作,為了省下瑣碎的文字排版、甚至查找圖片、美化內容等時間,Power Point內建的設計構想,將協助使用者設計簡報,只要點點滑鼠,就能設計排版出精美的簡報,而透過內嵌的Bing Search 直接於簡報內搜尋新增線上圖片,豐富簡報內容。

另外,以前要利用Excel做圖表相當麻煩,如今只需要簡單幾個步驟,就能將數據資料輕鬆轉變成圖像呈現。同時,透過 Bing Maps技術,無須再仰賴技術人員或昂貴的軟體,即可運用地圖的相對位置來思考和討論分公司績效及能力,據此擬定未來銷售和經營方式,進而能輕鬆掌握數據中的內容、趨勢,發掘商業機會。在數位科技躍進的時代,企業兢業於數位轉型之際,員工與團隊的工作模式也該跟著與時俱進。

從管理階層到第一線員工 配備好的數位工具掌握商機

而對於融入AI的Office 365,盧希鵬表示對Microsoft MyAnalytics的功能相當驚豔。Microsoft MyAnalytics協助管理工作時間的分配,例如:花費多少時間在會議或收發電子郵件等日常工作項目,讓人對自己的時間應用一目了然,清楚了解哪些是不必要的時間浪費,進而揪出時間小偷,提高效率。

在數位轉型浪潮下,多元化團隊的興起,是不容忽視的議題,這也使得即時洞察和協作工具的應用至關重要,而數位工具的使用及配備,不光只是應用在第一線員工,整個管理階層也是需要一起變革,以Microsoft MyAnalytics為例,它除了可協助個人訂定工作目標並進行即時監控與評量外,還可讓人資或是其它協作單位了解與彼此最常共事的同事,進而建立出重要的協作網絡。換句話說,Microsoft 365除了提供個人及團隊最強而有力的數位工具,提供創意及效率外,也讓管理階層透過好的平台即時掌握公司營運狀況,更加快速地做出決策資訊等。

科技,是讓企業能夠成功數位轉型的關鍵,因應當前發展趨勢與市場環境變化,未來善用AI的人和不會用的人,落差會更大,惟有運用好的數位工具,才能讓企業在激烈的全球商戰競爭中成功勝出。

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