對於企業來說,選擇商用印表機的考量有千百種,不僅要注意成本,還不能因此對列印品質、功能性與耐用度有所妥協…加上隨著萬物互聯,印表機也成為資安網禦網不容忽視的一環。究竟,選購商用印表機,最重要的考量重點有哪些?不妨交由全球首屈一指的列印專家HP Inc.來個深入的企業健檢,就能將資源花在刀口上。

數位化、雲端化的進程,儘管大幅改變了企業的作業流程,但文件列印仍是無可避免,加上大量且頻繁的複印、掃描需求,選擇一台多功能複合事務機在辦公室中是絕對必要。

全球列印專家  引領風潮推出企業健檢服務

談及商用列印設備的選購,要考量的層面,與一般家用列印大不相同,在市場上也早已存在相當成熟且多元的產品線可供選擇,然而對於規模大小不同、需求也各有差異的公司來說,並非是一款產品或是使用最新、最好的產品就能套用到底,企業反而應該先進行健檢,徹底了解目前印表機的使用配置情況,才能從中找出最佳的印表機組合。

事實上,根據IDC(International Data Corporation,國際數據資訊) 2017 年全球安全解決方案及服務實體文件的評估,在企業印表機解決方案範疇,HP Inc.獨佔鰲頭,其強大的 IT 服務和能力,不但能實現工作流程領域方面的擴張和整合能力,值得注意的是,挾帶著高技術含金量,它還能促成跨 IT 基礎架構的全方位整合安全防護策略,並在不同的地理區域為跨國公司和國際組織提供一致的服務。也因基於上述的優勢,HP Inc.特別推出企業健檢服務,詳細地為企業針砭資源配置不均問題,有效整合資源發揮事務機大綜效並提供最縝密的安全防護。

HP Inc.企業健檢  不當使用全都OUT!

不當配置及使用 造成時間成本浪費

試想看看,辦公室是不是常有這樣的情況發生?像是因應層級及門面需求,相對重度使用的部門,顯少使用印表機的高階經理人卻配有高階印表機?實際上,黑白列印需求大於彩色列印需求,卻因在過去的印象中,噴墨印表機的速度遠比不上雷射印表機而使用雷射印表機,使得單張列印成本飆高?為了節省成本,選擇便宜的印表機,導至最終列印出的品質以及實際列印的速度不佳?基本上,這些情況都會造成不必要的成本及時間浪費,因此,透過健檢,讓印表機適地適用,才是節省成本、提昇效率的最好解法。

易成資安死角  完善防護很重要

而在迎來萬物互聯的時代,資安警訊也在各地鳴起響鐘。2017年,二月底台灣多所學校的網路印表機均收到恐嚇信件便為冰山一角,傳遞出印表機是資安漏洞不可忽視的一環。時間再追溯更早,2010年美國哥倫比亞廣播公司(CBS)就曾報導,從堆放廢棄多功能複合機的倉庫中,隨機拆解下機器的硬碟,經專家還原處理後,擷取到某間醫院所有患者之病歷記錄,還有警局重要資料等,同一時間還有數以百台的二手事務機準備運上貨櫃賣到南美洲等地….,若這些情況發生在企業,會造成的損害,恐怕難以估計。

一直以來,HP Inc. 在安全防護上的經歷,加上電腦和印表機一同進入市場,使HP Inc.在安全防護上始終處於領先地位,透過企業健檢,不僅能建立設備本身的安全管控與防護機制,使用權限的控管及管理流程也一併俱全,針對企業所處情境,杜絕死角、加強防護。

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一機多功資源整合  聰明管理更輕鬆

最後,印表機除了基本的列印功能,有不少公司也會考量到「一機多功」的需求,像是結合掃描、複印與傳真功能的「複合機種」,這些皆只是基本功能,能否將資源整合,增加附加價值,亦為重點,像是為減輕IT人員管理負擔,並防止列印浪費,在印表機內建基礎管理設計外,亦推出專用的管理軟體,方便統一管理設定所有相同廠牌與部分其他廠牌列印設備,並定期匯出CSV檔案格式的Excel報表或JPEG格式圖表,自動發送電子郵件給管理者方便定期分析設備用量,進一步控管列印成本,同時也能跟現行的ERP等系統整合,讓印表機更聰明!

過去企業在選擇商用印表機時,往往僅考量到大量列印的速度與品質,然而真正想要兼顧低成本,又想要兼顧列印速度與品質,真的非得從企業健檢做起不可,才能真正依企業不同屬性、使用習慣,找到最佳配置的組合方案,進一步保障企業運作安全,整合資源創造最大價值!

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