又來了！老闆提前要簡報...如何在任何意外時刻「優雅」進行職場溝通？

常有人問我，要怎樣進行職場溝通？

因為在工作中，如何「優雅」地溝通，非常重要。

前段時間剛好有篇網路文章，是個很好的例子。也有讀者問我怎麼看。

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張總：下週三的PPT做好了嗎？

張總：提前發一份給我

員工：不好意思張總，不是下週三才要嘛？

張總：不能提前給我嗎。

員工：為什麼要提前？你活不到下週三了？

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雖然只是個玩笑，但這名員工的回答，出乎意料。但在出乎意料之外，背後其實有很多道理。

問問自己：如果這樣的情況發生在你身上，怎麼辦？

我想和你分享幾個關於職場溝通的方法，不管你是下屬，還是上級，也許對你都有幫助。

一、why，what，how

組織是一個系統，工作之間環環相扣。所有工作都只是一個「點」，但背後是牽一髮而動全身。

每項工作，其實都有三個屬性：why，what，how。

我們在工作時，常常只關注到一個點，就是 what——你在幹一件什麼事。

但是，我們經常忽略了 why，為什麼要做這件事，以及忽略了 how，如何做這件事。

只有 what 而沒有 why，員工會質疑工作的合理性，甚至會丟失工作的主動性。

他們會說這樣的話：我不知道這項工作有什麼意義。我這樣做感覺對公司毫無幫助。我感受不到自己的價值。

只有 what 而沒有 how，員工的工作效率會降低，影響工作的進度。

他們的表現會是：出工又出力，但就不出活。即使出了活，效果也很差。

所以為什麼說，在一個組織中，要保持信息對稱和暢通。當每個人掌握的信息和方法不一樣，做事的意願和效果也就不一樣。

因此在職場溝通的時候，每當佈置一個 what，你都要下意識地反應，前面還有一個大大的 why，後面還有一個大大的 how。

如果你是領導，把你的想法告訴你的下屬，為什麼要做這件事。沒有任何一個人，希望在充滿困惑的環境中工作。

你還應該和他一起討論工作的方法。你可以用一個「神句」：你覺得呢？員工會提出自己的想法，你可以知道他是如何思考這個問題的，並且給他一些建議。

如果你是員工，記得弄清楚自己的角色和位置。你的上級可能很忙，忘了告訴你 why 和 how。但是你不能忘，你要去問他，和他討論。記住：why，what，how。這幾乎是職場溝通的基礎。

二、「我講清楚了嗎？」

溝通，是一種話語的表達。而表達，背後反映的是一個人的行為模式。

有些人的話語框架是這樣的：

我說得這麼明白，你怎麼就是聽不懂呢！

我對你一片好心，你居然一點都不領情！

我當然問心無愧，你應該好好反思自己！

這些話語背後的模式，其實都暗藏著另一句話：我沒有錯。

我苦口婆心，我勤勤懇懇，我任勞任怨，我沒有錯，都是別人的錯。這種以自我為中心的溝通，應該戒掉。別人不理解你說的話，不是他沒有明白，而是你沒有讓他明白。

在溝通的時候，應該怎麼說呢？你別說「你聽明白了嗎？」，而是說「我講清楚了嗎？」

不論是和誰溝通，上級、平級或者下級，你都應該多說這句話，「我講清楚了嗎？」

這句話背後的潛台詞是：如果沒有講清楚，是我的錯。是我的責任。

這樣的表述，會讓人感覺很舒服。讓人舒服，是一種難得的能力。因為舒服了，就有更好的情緒。情緒，會影響工作的生產力。

一個人會溝通，會說話，不僅僅是能清晰表達自己的意思，更是能讓對方產生好的情緒。

試試看，也許你會有意想不到的收穫。

三、永遠在「最後期限」前匯報

我講清楚了嗎？清楚了。好的，那去做吧。

但是，拖延症經常又犯了。怎麼辦？

這個時候，常常會設置一個「最後期限」（Deadline）。

週三下午交 PPT 給我。這是 Deadline。

如果錯過了 deadline，你就自己找一條可以讓自己 dead 的 line 吧。

都說最後期限是第一生產力。所以，噼裡啪啦，稀里嘩啦，嘰裡呱啦，可能一個晚上就寫好了。

畢竟，誰也不想死啊。但是，最後期限真的是讓你最後一天交嗎？

不是。最後期限是最低要求，是最晚最晚不能晚於那天交。所以，你千萬不要等到最後才交。

在職場中，信任是基礎。沒有信任，就沒有協作。如何建立信任？最基本的方法，是讓人家有「知情權」。

什麼是知情權？就是主動匯報自己的工作進展。

老闆，您交代的事情已經在辦了。昨天拜訪了客戶，聊了一個小時。很有收穫。我會根據溝通修正一下方案，週三前發郵件給您。有進一步進展，我再向您匯報。

當老闆看到這樣一條訊息，估計只會說一個字：好。但是這個「好」字背後，是信任。

然後，記得完成你說過的話。「週三前發郵件給您」，那週二下班前，一定，一定要發給老闆。

那週三上午9點之前可以嗎？不行。信任，不是讓別人先擔心，然後在 deadline 的最後10秒鐘，解除擔心。

所以，永遠在最後期限前匯報溝通你的進展，然後完成你的工作。

四、別說「我知道了」

有時候，我們是匯報的人。有時候，我們是收到匯報的人。

你的下屬可能會興高采烈跑來和你說：老闆，我們有個客戶答應合作了。我想第一時間把這個好消息告訴你。

客戶也許在半小時前已經和你通過電話，確認了這次合作。

很多老闆聽到匯報後，經常會脫口而出：我知道了。

這句話是什麼意思？背後的心智模式是什麼？

其實是想告訴對方，我知道的比你多，我懂的也比你多。還有一句話，可能他自己都沒有意識到：你不要來浪費我的時間。

很多人在心中都有一個深深的自我，始終想和全世界證明自己的聰明，並且想盡一切辦法告訴別人，我很聰明。

我根本不需要你來告訴我這個。也不需要聽你講那個。

「我知道了。」

短短四個字，卻有著巨大的殺傷力。會讓對方覺得自己很愚蠢。

這四個字，千萬別說。

那怎麼說？

好的。謝謝。

這樣就可以了。然後忍住，忍住，不用再說別的了。好的表示收到了對方的信息。謝謝表示一種善意和感激。就像收到了一份禮物，不管喜不喜歡，貴不貴重，有沒有用，都真誠表示感謝。

禮貌，不失體面。

五、同時體出幾個選擇

在職場中溝通時，不論請示匯報，還是斡旋談判，記得同時給出幾個選擇。或者說，要有「替代方案」。

我舉個例子。一段對話。

老闆，我有個想法和您聊一聊，您聽聽看？

你說？

關於下週三的方案，我覺得有三種做法。

第一種，這樣這樣。第二種，這樣這樣。第三種，這樣這樣。

這三種方案，各有優劣，分別是這樣這樣。

我判斷分析下來，建議第一種和第二種，因為這樣這樣。老闆，您看看有什麼建議？

如果只能選一個呢？

您曾經說過，我們合作的過程，應該儘可能為客戶著想，吃點虧沒有關係。我覺得我們可以選擇第一種方案。

嗯。我也覺得是。那就去做吧。有什麼問題隨時和我討論。

這段對話中，你感受到了什麼？不只是提問題，也要提建議。而且，同時提出兩個以上的建議。這樣的溝通方式和句式，你可以慢慢體會。

最後的話

職場溝通，是我們每個人都會面臨的問題，如果說有什麼心法，應該有兩條：

1、凡事有交代，件件有著落，事事有回音。

2、同理心。站在別人的角度去思考，事情會簡單很多。

今天也和你分享了幾個方法：

why，what，how；「我講清楚了嗎？」；永遠在最後期限前匯報；別說「我知道了」；同時提出幾個選擇。

這些方法，也是基於這些心法。

回到一開始的問題，如果你遇到職場溝通的問題怎麼辦？

不管是上級還是下級，如果用這些方法溝通，相信會更優雅，效果也會更好。

※本文獲劉潤公眾號授權轉載，原文：如何“優雅”地進行職場溝通？

責任編輯：梁喆棣